Supply chain costs - 5 Nhóm chi phí chuỗi cung ứng"Cốt lõi"

Việc quản lý hiệu quả các chi phí chuỗi cung ứng (supply chain costs) góp phần quan trọng vào việc tối ưu chi phí tổng thể và thúc đẩy lợi nhuận doanh nghiệp, tuy nhiên để quản lý hiệu quả chi phí trong chuỗi cung ứng chưa bao giờ là điều đơn giản, một trong số những nguyên nhân chính là do:

KPI về giảm thiểu chi phí thường xung đột với các KPI khác như tối đa hóa doanh thu, hiệu suất giao hàng đúng hạn (OTIF), sự hài lòng của khách hàng và tối ưu hóa hàng tồn kho
Mạng lưới chuỗi cung ứng ngày càng mở rộng và trở nên phức tạp nên việc giảm chi phí ở một hoạt động có thể gây giảm hiệu suất và tăng chi phí ở một hoạt động khác. Vì thế, điều bắt buộc là các nhà quản lý cần hiểu rõ mối tương quan giữa các quy trình khác nhau trong chuỗi cung ứng và tác động của việc cắt giảm chi phí ở một khía cạnh đối với toàn bộ chuỗi cung ứng.
Các nhà quản lý chỉ tập trung thúc đẩy doanh số dù đây chỉ là 1 khía cạnh trong quản lý chi phí của doanh nghiệp. Trong khi đó, việc giảm thiểu các tác động ảnh hưởng đến chi phí chuỗi cung ứng, chưa nhìn thấy được tác động tích cực từ việc tối ưu chi phí chuỗi cung ứng đối với hiệu quả tài chính tổng thể và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

Trước khi đánh giá và triển khai chiến lược quản lý chi phí chuỗi cung ứng, bạn cần xác định được đâu là những chi phí chính thúc đẩy chi phí chuỗi cung ứng tổng thể.

Tùy vào từng doanh nghiệp, chi phí chuỗi cung ứng (supply chain costs) sẽ được phân chia thành những nhóm theo cách khác nhau, trong bài viết này VILAS sẽ chia thành 5 nhóm chính bao gồm chi phí đầu tư (Investment costs), chi phí vận chuyển (Transportation costs), chi phí mua hàng (Procurement cost), chi phí sản xuất (Production costs) và chi phí tồn kho (Inventory costs).

1. Chi phí đầu tư (Investment costs)

Chi phí đầu tư trong chuỗi cung ứng đề cập đến các khoản tiền mà một doanh nghiệp phải chi trả để xây dựng, mở rộng hoặc duy trì các tài sản và nguồn lực có liên quan đến việc quản lý và vận hành chuỗi cung ứng.

Những mục đầu tư chính trong chuỗi cung ứng có thể bao gồm tài sản cố định: kho bãi, nhà máy sản xuất, trung tâm phân phối, máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển, công nghệ, phần mềm quản lý chuỗi cung ứng như phần mềm, chi phí thuê lực lượng lao động, đào tạo nhân sự, chi phí đầu tư vào việc phát triển sản phẩm mới hoặc cải tiến công nghệ để tối ưu hóa quy trình chuỗi cung ứng.

Các hạng mục đầu tư này đều đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì một chuỗi cung ứng hiệu quả và hiệu suất. Tuy nhiên, điều quan trọng là cần đảm bảo rằng các đầu tư được thực hiện một cách thông minh và tối ưu.

Một trong những thách thức lớn khi đối phó với chi phí đầu tư là việc đầu tư sai vào các vị trí không phù hợp hoặc không đúng thời điểm, hay thậm chí là đầu tư đúng cả địa điểm và thời điểm nhưng chiến lược không hiệu quả dẫn đến thất bại. Điều này có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến tài chính của doanh nghiệp.

Để kiểm soát chi phí đầu tư, các nhà quản lý chuỗi cung ứng cần phải:

Có cái nhìn toàn diện về chuỗi cung ứng (bao gồm toàn bộ mạng lưới của khách hàng, nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán lẻ) để đưa ra quyết định chính xác về việc có nên đầu tư không, đầu tư cho hạng mục nào và khi nào.
Dự báo nhu cầu chính xác, dữ liệu cần được thu thập đầy đủ và có độ tin cậy cao để đảm bảo việc đầu tư (xây thêm kho, lắp thêm dây chuyền sản xuất, thuê nhân công,…) không gây lãng phí mà phải đáp ứng đủ nhu cầu thực tế của khách hàng.
Xây dựng chiến lược nghiên cứu và phân tích thị trường để nắm bắt nhanh chóng những thay đổi về nhu cầu cũng như xu hướng mới.
Khả năng tính toán chính xác chi phí đầu tư hiện tại và tiềm năng trên toàn chuỗi cung ứng, xem xét các tình huống giả định khác nhau để đưa ra quyết định tối ưu.

2. Chi phí vận chuyển (Transportation costs)

Chi phí vận chuyển thường chiếm tỷ trọng cao trong chi phí chuỗi cung ứng. Ngoài việc phụ thuộc vào giá nhiên liệu tăng giảm khó kiểm soát, nguyên nhân khiến chi phí vận chuyển tăng vọt thường đến từ việc hoạch định tuyến đường và kế hoạch phân phối không hiệu quả, không khai thác và sử dụng tối đa sức tải của phương tiện vận chuyển, sử dụng phương tiện vận tải và phân bổ nhân lực chưa hợp lý.

Để kiểm soát chi phí vận chuyển, các nhà quản lý chuỗi cung ứng cần phải:

Có cái nhìn toàn diện về mạng lưới các điểm liên kết trong chuỗi cung ứng, từ đó thiết kế lưu đồ vận chuyển để đảm bảo khoảng cách tối ưu nhất giữa nhà cung cấp, nhà máy sản xuất đến nhà phân phối và khách hàng cuối cùng.
Khai thác và sử dụng tối đa khả năng tải hàng hóa của các phương tiện vận chuyển, hoặc sử dụng các dịch vụ bên thứ ba khi cần thiết.
Xem xét các lựa chọn về địa điểm nhà cung cấp, nhà sản xuất và nhà phân phối một cách chi tiết để đảm bảo tối ưu hóa khoảng cách vận chuyển.

3. Chi phí Mua hàng (Procurement costs)

Chi phí mua hàng bao gồm chi phí liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ cho quá trình sản xuất, phân phối. Ngoài chi phí mua, Procurement costs còn bao gồm những khoản phí liên quan khác như phí khi làm hợp đồng trong trường hợp các hợp đồng có tính phức tạp cao, hay phí xử lý đơn hàng vì một số nhà cung cấp áp dụng phụ phí đối với một số phương thức thanh toán,…

Chi phí mua hàng tăng cao thường xuất phát từ những nguyên nhân sau:

Biến động thị trường và nền kinh tế
Nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng tăng cao
Nhà cung cấp tăng giá bán
Chi phí phát sinh trong quá trình làm hợp đồng, xử lý các thủ tục pháp lý
…

Chính vì thế, việc chọn và xây dựng mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp là chìa khóa thành công trong mua hàng hiện đại. Việc chọn được nhà cùng cấp phù hợp, đáng tin cậy không những giúp doanh nghiệp có được mức giá cạnh tranh, đảm bảo sản phẩm được cung cấp có chất lượng tốt nhất, mà một mối quan hệ tốt với nhà cung cấp có thể thúc đẩy tối ưu chi phí dài hạn.

Các nhà cung cấp có thể đóng góp vào quá trình đổi mới và cải tiến trong chuỗi cung ứng của bạn bằng cách đưa ra giải pháp sáng tạo để cải thiện hiệu suất hoặc giảm chi phí trong quá trình sản xuất hoặc vận chuyển.

Để tối ưu chi phí mua hàng, doanh nghiệp của bạn cần có khả năng:

Chuẩn hóa quy trình mua hàng để không phải chịu những khoản phí không đáng có
Đưa ra những tiêu chí đánh giá nhà cung cấp dựa trên giá trị tổng thể (Total Cost Ownership) thay vì chỉ chú trọng về giá.
Am hiểu về các điều khoản, chính sách có thể thương thảo trong hợp đồng mua hàng
Xây dựng chiến lược xây dựng mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp.
Công nghệ hóa các quy trình thủ công để tối ưu thời gian và nguồn lực.

4. Chi phí sản xuất (Production costs)

Chi phí sản xuất trong chuỗi cung ứng đề cập đến các khoản phí được chi trả để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm chi phí sử dụng tài sản như máy móc, thiết bị, nhà xưởng sản xuất, chi phí nhân công, phí thiết lập máy, phí vận hành máy móc như điện, nước, bảo trì thiết bị, và quản lý nhà máy.

Đây là một phần quan trọng của chi phí tổng thể và ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm. Chi phí sản xuất bao gồm nhiều yếu tố, và việc kiểm soát, tối ưu hóa chúng có thể có ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Chi phí sản xuất tăng cao đến từ nhiều nguyên nhân:

Sử dụng không hiệu quả các thiết bị máy móc, có thể các nhà quản lý chưa đánh giá được hiệu quả sử dụng các thiết bị, từ đó hạn chế trong việc đưa ra lựa chọn tối ưu hơn.
Thời gian ngừng hoạt động của máy móc kéo dài gây lãng phí thời gian, năng và hiệu suất.
Thay đổi dây chuyền sản xuất liên tục dẫn đến hao tốn nhiên liệu vận hành.
Sản xuất lại do sản phẩm bị lỗi, điều này khiến doanh nghiệp phải tốn chi phí để mua nguyên vật liệu mới và tốn thêm thời gian, nhiên liệu.
Phân bổ và quản lý nguồn lao động không hợp lý dẫn đến kéo dài thời gian làm việc, không những lãng phí thời gian mà còn làm tăng chi phí phải trả cho nhân công.

Để kiểm soát và tối ưu hóa chi phí sản xuất trong chuỗi cung ứng, các nhà quản lý cần:

Triển khai kế hoạch sản xuất đồng bộ với kế hoạch cung ứng để hạn chế việc dừng hoặc thay đổi chuyền sản xuất liên tục để tối ưu thời gian và tiết kiệm chi phí nhiên liệu.
Xem xét kỹ lưỡng hiệu suất ở mỗi giai đoạn để giảm thiểu các quy trình dư thừa gây lãng phí thời gian và sức lao động
Chuẩn hóa và giám sát chặt chẽ chất lượng để hạn chế việc phải sản xuất lại.
Lập kế hoạch phân bổ nguồn lực hiệu quả, chính xác với yêu cầu của mỗi khía cạnh công việc để không lãng phí tài nguyên và hạn chế thời gian ngoài giờ.

5. Chi phí tồn kho (Inventory costs)

Chi phí tồn kho liên quan đến các chi phí lưu trữ hàng hóa bao gồm chi phí không gian lưu trữ, quản lý, bảo vệ và bảo trì kho, chi phí tổn thất hàng hóa như hư hỏng, mất cắp, lỗi thời, chi phí cho việc kiểm kê định kỳ,…

Các doanh nghiệp có xu hướng dùng hàng tồn kho như giải pháp để chống lại sự không chắc chắn và biến động của cung và cầu.

Tuy việc giữ hàng tồn kho giúp doanh nghiệp có thể linh hoạt trong việc đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng, nhưng mặc khác, tồn kho cũng trở thành lãng phí nếu không có chính sách quản lý hiệu quả. Việc giữ tồn kho quá cao không những làm tăng chi phí quản lý và lưu kho mà còn khiến doanh nghiệp bị hạn chế nguồn vốn lẽ ra có thể được sử dụng vào hạng mục đầu tư, phát triển.

Kiểm soát chi phí tồn kho không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn cải thiện khả năng cạnh tranh và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp thông qua việc tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và quản lý tồn kho một cách thông minh.

Để kiểm soát chi phí tồn kho một cách hiệu quả, các nhà quản lý nên:

Áp dụng các kỹ thuật phân loại và đưa ra kế hoạch quản lý phù hợp cho từng nhóm tồn kho.
Triển khai quy trình kiểm tra định kỳ để hạn chế hư hỏng hàng hóa
Tối ưu hóa quy trình lưu trữ và sắp xếp tồn kho để giảm chi phí lưu trữ.
Đầu tư vào hệ thống quản lý tồn kho và công nghệ để tối ưu hóa quản lý tồn kho và giảm rủi ro.

Tạm kết:

Chuỗi cung ứng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp bằng cách tối ưu hóa chi phí, điều này liên quan đến việc cải thiện hiệu suất và quản lý tốt mọi khía cạnh của tất cả phòng ban.

Trong quá trình quản lý các chi phí chủ chốt, không phải lúc nào cũng có thể cắt giảm chúng một cách triệt để. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể tối ưu các chi phí đó bằng cách áp dụng công nghệ và phần mềm hiện để tăng cường hiệu suất, giảm lãng phí, và tối ưu hóa chi phí tổng thể. Việc này không chỉ giúp cắt giảm chi phí mà còn tạo ra cơ hội cho doanh nghiệp để thúc đẩy lợi nhuận và tính cạnh tranh trên thị trường.

Với sự chú tâm vào tối ưu hóa chi phí trong chuỗi cung ứng, doanh nghiệp có thể đảm bảo tài chính mạnh mẽ và sẵn sàng thách thức mọi khó khăn trong môi trường kinh doanh biến đổi. Tuy nhiên, để việc tối ưu hay cắt giảm chi phí ở khía cạnh này phải đảm bảo không ảnh hưởng đến hiệu suất và chi phí ở khía cạnh khác. Chính vì thế, điều quan trọng là bạn cần phải nhìn thấy được bức tranh toàn diện về các khoản chi phí trong chuỗi cung ứng.