Quản lý hàng tồn kho luôn là một trong những nỗi lo hàng đầu của các doanh nghiệp. Nếu không có một chiến lược hiệu quả, các công ty có thể gây ra những sai lầm nghiêm trọng: lượng vốn doanh nghiệp bị trói buộc vào trong lượng hàng tồn kho dư thừa, tạo ra lỗi lấy hàng trong nhà kho, thậm chí bỏ lỡ cơ hội kinh doanh do không đủ sản phẩm để cung cấp cho khách hàng. Dưới đây là bốn tiêu chí để giúp các nhà bán lẻ phát triển kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn.
Lên kế hoạch và theo sát kế hoạch đó
Quản lý hàng tồn kho là một nỗ lực liên tục, mang tính tập trung – và một quy trình không nên chỉ được thực hiện ở cấp độ vận hành. Kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho thành công cũng nên bao gồm các hoạt động tiếp thị, catalog, thương mại điện tử và bán hàng của doanh nghiệp.
Bằng cách quản lý hàng tồn kho của bạn theo một lịch trình chi tiết và cụ thể, các bên sẽ đều giành được lợi thế: đội mua hàng của bạn hiểu khi nào và bao nhiêu sản phẩm để mua, bên quản lý kho sẽ biết khi nào cần chuẩn bị thêm không gian phục vụ mục đích lưu trữ hàng hóa, và nhân viên của trung tâm liên lạc có thể dự đoán số lượng cuộc gọi tăng lên hay giảm xuống.
Bổ sung các dự báo về doanh số bán hàng năm trước vào lịch trình quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp chuẩn bị được nhiều hơn cho sự gia tăng nhu cầu theo mùa.
Sử dụng nhiều nhà cung cấp
Quản lý kho còn có nghĩa là quản lý nhà cung cấp. Nếu bạn có một mặt hàng có doanh số cao nhưng lại khó có thể lưu trữ hoặc bạn đang lên kế hoạch quảng bá sẽ làm tăng đáng kể nhu cầu, điều này có nghĩa là bạn phải thuê một nhà cung cấp thứ hai cho sản phẩm phục vụ như một kế hoạch dự phòng. Điều này giúp giảm lead times bị kéo dài và tình trạng hết hàng khi vấn đề phát sinh với nhà cung cấp chính hoặc hàng hóa không thể đến kho được.
Giao tiếp liên tục
Mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp của bạn là rất quan trọng đối với sự thành công của công ty bạn – đặc biệt nếu bạn có thuê ngoài. Mỗi một nhân tố trong toàn chuỗi cung ứng đều có thể trở thành thương hiệu của bạn trong mắt khách hàng, vì vậy điều quan trọng là bạn phải giao tiếp với các đối tác, đặc biệt là bên bộ phận cung ứng, làm sao để họ có thể hiểu được tầm quan trọng của kế hoạch quản lý hàng tồn kho như chính bản thân bạn vậy.
Giao tiếp thường xuyên về các kế hoạch quảng cáo, thông tin sản phẩm và các sản phẩm sắp được tung ra thị trường. Mỗi nhà bán lẻ đều muốn có một nhà cung cấp thật sự linh hoạt và đáng tin cậy – nhưng một nhà bán lẻ cũng nên linh hoạt và đáng tin cậy để làm cho các mối quan hệ diễn ra thật tốt đẹp.
Các chính sách tuân thủ
Các quy trình vận hành tiêu chuẩn là yếu tố quan trọng để làm cho hoạt động kho hàng ngày của bạn vận hành theo một tiến trình thống nhất. Xây dựng chính sách mà các nhà cung cấp, bộ phận bán hàng và nhân viên có thể tuân thủ; Theo cách đó, sản phẩm của bạn sẽ được vận chuyển, nhận, cất trữ và lấy một cách hiệu quả và chính xác mà không làm giảm số lượng hàng tồn kho của bạn. Điều này có thể bao gồm các hướng dẫn vận chuyển, bảng đặc điểm sản phẩm, hướng dẫn đóng gói và trữ hàng, hướng dẫn thanh toán, v.v …
Ví dụ: Nếu bạn bán một sản phẩm có 5 cái trong một gói hàng, điều quan trọng là nhân viên tiếp nhận đơn đặt hàng của nhà cung cấp cần biết được rằng họ không nên dành thời gian quý báu tách từng cái vào từng đơn vị riêng lẻ, để rồi một ngày nào đó phải đóng gói lại như cũ. Khi các nguyên tắc đã đâu vào đấy, bạn có thể đảm bảo rằng hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn phản ánh thông tin cập nhật nhất và bạn có thể ứng phó một cách tự tin với mọi biến cố.
