Quy trình lựa chọn nhà cung ứng

Quá trình lựa chọn nhà cung cấp là nền tảng của chiến lược tìm nguồn cung ứng và là cơ sở cung cấp thuận lợi. Mục tiêu chung của quá trình đánh giá là giảm rủi ro mua hàng và để tối đa hóa giá trị tổng thể cho người mua. Thông thường, một quy trình đánh giá và trình độ chuyên môn chính thức được sử dụng khi lựa chọn nhà cung cấp cho hợp đồng một lần phức tạp hoặc chi phí cao cũng như khi thiết lập quan hệ đối tác lâu dài. Lựa chọn nhà cung cấp quy trình có thể bắt đầu khi có nhu cầu về nhà cung cấp mới. Mục đích của việc đánh giá nhà cung cấp là để đảm bảo rằng một nhà cung cấp tiềm năng có thể đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, tài chính và thương mại

Đánh giá nhà cung cấp là quá trình được sử dụng để đánh giá nhà cung cấp hiệu suất trên một bộ tiêu chí trong một khoảng thời gian. Quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp bao gồm bảy bước: Nhận biết nhu cầu lựa chọn nhà cung cấp; Xác định các yêu cầu tìm nguồn cung ứng chính; Xác định chiến lược tìm nguồn cung ứng; Xác định các nguồn cung ứng tiềm năng, Giới hạn nhà cung cấp trong nhóm lựa chọn, Xác định phương pháp đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, cuối cùng là lựa chọn một nhà cung cấp và đạt được một thỏa thuận.

Bước 1: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Quy trình đánh giá nhà cung cấp bắt đầu với việc nhận định về các nhu cầu mua hàng trong tương lai của doanh nghiệp. Hay nói cách khác là xác định nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Bước đầu tiên này sẽ giúp doanh nghiệp cân nhắc nguồn lực phù hợp cho hoạt động cung ứng hàng hóa. Chẳng hạn như để sản xuất một chiếc điện thoại, đâu là những nguyên liệu doanh nghiệp cần nguồn cung cấp từ bên ngoài, đâu là nguyên liệu doanh nghiệp có thể tự sản xuất.

Để xác định được nhu cầu Mua hàng của doanh nghiệp, các nhà quản lý mua hàng cần xác định rõ được các thông tin như:

Sản phẩm, vật liệu hay dịch vụ cần cung cấp là gì?
Các tiêu chuẩn kỹ thuật hay quy chuẩn gồm những gì
Thời hạn cần cung ứng sản phẩm, dịch vụ?

Ngoài việc xác định những yêu hiện tại, các nhà quản lý cần phải xem xét các kế hoạch phát triển sản phẩm mới của doanh nghiệp bằng cách tiếp cận và tương tác với các nhóm phát triển sản phẩm để triển khai kế hoạch để có thể chủ động trong việc triển khai kế hoạch tìm nguồn cung ứng.

Bước 2: Xác định các yêu cầu chính về nguồn cung ứng

Bước tiếp theo trong quy trình chọn nhà cung cấp là đưa ra những tiêu chí về nguồn cung ứng. Những tiêu chí này thường được xác định bởi các khách hàng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, 3 tiêu chung cho các sản phẩm thường sẽ là Đặc điểm của sản phẩm, Chất lượng, Chi phí và Hiệu suất giao hàng. Mỗi tiêu chí sẽ chiếm tỷ trọng khác nhau và một số tiêu chí có thể được thêm vào đối với từng loại sản phẩm nhất định

Bước 3: Xác định chiến lược tìm nguồn cung ứng

Chiến lược tìm nguồn cung ứng cần được triển khai dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp. Mục tiêu của doanh nghiệp có thể là tối ưu chi phí, nguồn lực hay luôn đảm bảo được nguồn hàng chất lượng. Và các nhà quản lý mua hàng cần dựa vào đó để ra quyết định cho chiến lược mua hàng của mình. Một số quyết định mà các nhà quản lý mua hàng cần cân nhắc bao gồm:

Chọn một nhà hay nhiều nhà cung cấp cho một danh mục hàng hóa.

Việc hợp tác với một nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhờ vào việc tối đa số lượng sản phẩm cho một đơn đặt hàng. Mặt khác việc chia nhỏ đơn đặt hàng cho nhiều nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro thiếu hụt nguồn hàng.

Nhà cung cấp cung cấp 1 hay nhiều dịch vụ

Cân nhắc này thường xảy ra đối với các doanh nghiệp có nhu cầu mua dịch vụ như sự kiện, dịch vụ đóng gói, vận chuyển. Dựa vào việc cân đối chi phí và nguồn lực, người mua hàng cần ra quyết định nên chọn một doanh nghiệp có thể cung cấp cùng lúc nhiều dịch vụ khác nhau hay mua từ những nhà cung cấp riêng lẻ hoặc sử dụng nguồn lực có sẵn.

Hợp đồng mua hàng ngắn hạn hay dài hạn

Việc ký hợp đồng dài hạn có thể mang lại cho doanh nghiệp một số chính sách tốt về giá hay một số giá trị gia tăng. Tuy nhiên, việc quyết định hợp tác lâu dài phụ thuộc vào sản phẩm mà doanh nghiệp cần mua, ví dụ đối với những sản phẩm cần có sự lỗi mới liên tục, việc ký hợp đồng dài hạn có thể mang lại những rủi ro cho doanh nghiệp khi các nhà cung cấp không còn đủ năng lực để đáp ứng được những yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra.

Nhà cung cấp trong nước hay nước ngoài

Việc hợp tác cùng với các nhà cung cấp nước ngoài hay nội địa phụ thuộc phần lớn vào sản phẩm chủ lực của doanh nghiệp là gì. Nếu sản phẩm có tính đặc thù cao về kỹ thuật, hay được cấu thành từ những nguyên liệu đặc trưng, rất có thể nhà cung cấp trong nước chưa đủ năng lực để đáp ứng, nhưng mặc khác nếu có thể hợp tác với các nhà cung cấp trong ước, doanh nghiệp có thể rút ngắn được thời gian hàng. Ngoài ra, việc lấy nguồn cung ngoài nước sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn vì năng lực sản xuất của các nhà cung cấp này thường rất lớn nên giá thành của sản phẩm cũng sẽ tối ưu hơn.

Bước 4: Xác định Nguồn cung cấp tiềm năng

Sau khi đã xác định những tiêu chí và chiến lược chọn nguồn cung, tiếp theo các nhà quản lý cần chọn ra danh sách các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng những tiêu chí của doanh nghiệp.

Nguyên tắc để lựa chọn nhà cung cấp vào danh sách lựa chọn là trước hết nhà cung cấp đó phải có năng lực đáp ứng yêu cầu, nhu cầu của doanh nghiệp. Mặt khác, chi phí nhà cung cấp đưa ra cần nằm trong khoảng ngân sách doanh nghiệp. Việc lên danh sách đúng các nhà cung cấp có thể giải quyết bài toán cung ứng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp có thêm đa dạng các lựa chọn để tìm được nhà cung cấp tốt nhất.

Bước 5: Giới hạn nhà cung cấp trong nhóm lựa chọn

Người mua thường thực hiện đánh giá sơ bộ về tiềm năng nhà cung cấp để thu hẹp danh sách dựa trên bộ tiêu chí đặt ra cho các nhà cung cấp tiềm năng của mình như: chi phí, chất lượng sản phẩm, yêu cầu về kỹ thuật, thời gian giao hàng, thời hạn thanh toán, rủi ro tài chính, tính lâu dài và bền vững,… Không những thế nhà quản lý mua hàng còn có thể đánh giá hoạt động của nhà cung cấp bằng cách yêu cầu họ phản hồi một số đánh giá chủ quan của mình về hiệu quả hoạt động của mình một cách ngắn gọn nhưng chi tiết khi bắt đầu thực hiện đánh giá. Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng điểm khi thực hiện các đánh giá để thể hiện kết quả một cách trực quan hơn.

Kết quả sau buổi đánh giá nhà cung cấp cần cung cấp được cho bạn một số thông tin cụ thể như:

Nhà cung cấp có điểm mạnh, điểm yếu nào?
Đâu là nhà cung cấp có tổng số điểm đánh giá cao nhất?
Đâu là nhà cung cấp có báo giá/cam kết chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt nhất?
Đâu là nhà cung cấp phù hợp, tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của công ty bạn? Vì sao?

Bước 6: Xác thực và lựa chọn nhà cung cấp

Sau khi đã chọn lọc được các nhà cung cấp tiềm năng nhất, đây là bước để các nhà quản lý mua hàng đánh giá hay kiểm chứng lại những thông tin đã được thu thập trước đó bằng nhiều cách khác nhau như:

Đến thăm trực tiếp cơ sở nhà cung cấp để đánh giá thực tế quy trình làm việc của họ
Thu thập đánh giá từ các đối tác hiện tại hoặc trước đó của nhà cung cấp.

Sau khi hoàn thành bước thứ 6, nhà quản lý mua hàng đã có thể chọn ra được nhà cung cấp phù hợp nhất với mình. Với các nhà cung cấp không được lựa chọn, doanh nghiệp nên lưu lại hồ sơ, thông tin liên hệ để dự phòng trường hợp cần thiết sau này.

Bước 7: Chọn nhà cung cấp và thỏa thuận hợp đồng

Kết thúc quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp là bước xây dựng hợp đồng. Hợp đồng với nhà cung cấp cần được làm rõ các thông tin như:

Mục tiêu cung ứng sản phẩm/dịch vụ là gì?
Sản phẩm dịch vụ cần đảm bảo các quy chuẩn như thế nào?
Thời gian thực hiện cung ứng?
Ngân sách thực hiện?

Đối với các mặt hàng thông thường, phòng mua hàng chỉ cần yêu cầu thông báo và trao đơn đặt hàng cơ bản cho nhà cung cấp. Mặt khác đối với các mặt hàng lớn, một cuộc đàm phán chi tiết để thỏa thuận dựa trên các chi tiết cụ thể của một thỏa thuận mua hàng là điều cần phải thực hiện.

Một hợp đồng thành công sẽ giúp cả doanh nghiệp của bạn và nhà cung cấp cùng nhận được những lợi ích, giải quyết được nhu cầu theo mong muốn của mình. Thậm chí, nếu các nhà quản lý mua hàng có thể thiết lập được một hợp đồng công bằng, bình đẳng, giúp cả 2 bên cùng hài lòng còn có thể giúp gia tăng động lực làm việc, cung ứng vượt thời hạn đối với nhà cung cấp.

Tạm kết

Đánh giá nhà cung cấp là hoạt động không thể thiếu trong chiến lược mua hàng. Quy trình này là chiếc phễu giúp doanh nghiệp chọn lọc được những nhà cung cấp tiềm năng và phù hợp nhất với mình, dựa trên mức độ tương thích với những nhu cầu và tiêu chí mà doanh nghiệp đưa ra. Việc đánh giá và chọn lọc nhà cung là hoạt động nên được triển khai thường xuyên, ngay cả trong quá trình hợp tác với các nhà cung cấp hiện tại để chắc chắn rằng hiệu suất làm việc của các đối tác cung ứng luôn đáp ứng được mục tiêu của doanh nghiệp.