Quy trình mua hàng cơ bản trong chuỗi cung ứng

Đầu tiên, chúng ta cần hiểu được bản chất của Procurement và Purchasing. Vì 2 thuật ngữ này thường được hiểu là một, đều chỉ nói đến hoạt động mua hàng. Tuy nhiên, trên thực tế, Procurement là một quy trình mang tính chiến lược, bao gồm việc lên kế hoạch và đảm bảo các hoạt động từ tìm nguồn cung ứng đến việc thu mua hàng hóa được diễn ra hiệu quả, đúng kế hoạch. Nói một cách dễ hiểu hơn, Purchasing chính là một phần của Procurement

Procurement = Sourcing + Purchasing.

Purchasing chỉ đơn thuần là hoạt động mua hàng dựa trên những kế hoạch và yêu cầu đã được thiết lập trước đó. Thế nhưng để việc mua hàng đúng với yêu cầu, đảm bảo các yếu tố về mặt chất lượng, số lượng, các cách thức và địa điểm giao hàng,…cần rất nhiều kỹ năng, và cần phải được thực hiện theo đúng quy trình. Bài viết dưới đây sẽ đề cập đến quy trình Mua hàng, mời bạn tham khảo

5 Bước cơ bản trong quy trình Purchasing trong chuỗi cung ứng:

Bước 1: Xác định nhu cầu đối và yêu cầu đề nghị mua hàng

Đầu tiên, nhân sự chịu trách nhiệm mua hàng sẽ cùng làm việc với các bên liên quan (Stakeholders) để xác định được loại hàng hóa/dịch vụ cần phải mua. Theo đó, người mua sẽ đề nghị gửi yêu cầu mua hàng (PR – Purchase Requisition). PR thường sẽ khác nhau ở mỗi doanh nghiệp, tuy nhiên sẽ đảm bảo những yếu tố cơ bản phục vụ cho việc mua hàng như:

Mô tả sản phẩm và số lượng
Tên nhà cung cấp (nếu có)
Giá bán
Tên và bộ phận của người mua

Người mua hàng sẽ được nhận Purchase Requisition từ các bên liên quan trong doanh nghiệp thông qua hệ thống quản lý thông tin như SAP, B2B, Coupa,.. Các hệ thống này giúp doanh nghiệp tạo yêu cầu mua hàng nhanh chóng, tránh sai sót, đặc biệt là loại bỏ quy trình thủ công. Hoặc các công ty có quy mô nhỏ, không có hệ thống Procurement có thể tạo và gửi bằng Form, điển hình như Excel.

Bước 2: Phê duyệt PR

Sau khi nhận được PR từ các bên liên quan, nhân sự phụ trách sẽ gửi đến các cấp quản lý để ký xác nhận, thường là những nhân sự chịu trách nhiệm quản lý chi phí – phòng Tài chính/Kế toán (Cost Center Owner). Tùy vào quy mô mua hàng lớn hay nhỏ sẽ có nhân sự phê duyệt tương ứng.

Việc xác nhận PR giúp đảm bảo không sử dụng chi phí vượt mức cho phép. Không những thế việc theo dõi và phê duyệt PR còn giúp doanh nghiệp tránh được các đơn hàng trùng lặp.

Bước 3: Tạo PO – Purchasing Order

Purchasing Order hay đơn đặt hàng sẽ được tạo bởi phòng Mua hàng sau khi nhận được PR đã được phê duyệt Purchase Requisition. Ngày nay với xu hướng chuyển đổi số, Purchasing Order thường được tạo bằng hệ thống mua hàng điện tử Purchasing Control. Cũng giống như PR, PO ở mỗi doanh nghiệp thường sẽ khác nhau nhưng vẫn đảm bảo một số trường thông tin cơ bản như:

Số PO
Ngày lập PO
Người bán/ người mua: Tên, thông tin liên hệ
Mô tả về hàng hóa/ sản phẩm
Số lượng hàng hóa/ sản phẩm
Thông số kỹ thuật của sản phẩm
Đơn giá
Tổng giá trị hợp đồng
Điều khoản thanh toán
Điều kiện giao hàng
Các điều kiện đặc biệt như Discount, FOC,…
Chữ ký của bên mua và bên bán

THAM GIA: CỘNG ĐỒNG LOGISTICS VÀ SUPPLY CHAIN VIỆT NAM

PO là chứng từ vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, nó giúp cho việc đối chiếu và theo dõi giao dịch giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp, đảm bảo quy trình giao nhận hàng diễn ra thuận lợi, theo đúng những gì đã ghi trên đơn đặt hàng. Với đầy đủ thông tin cần thiết, PO giúp đảm bảo tính pháp lý và nhu cầu nhập hàng của người mua. Cả người mua và nhà cung cấp có thể sử dụng PO trong các trường hợp đơn đặt hàng không được giao như đã trao đổi.

Bước 4: Nhận hàng hóa/dịch vụ

Dựa trên trên đơn đặt hàng, các nhà cung cấp sẽ tiến hành sản xuất hay chuẩn bị hàng hóa/dịch vụ, theo đúng số lượng đã đề cập, và giao đúng ngày đã thỏa thuận. Thông thường hàng hóa/dịch vụ sẽ được giao cho các phòng ban tương ứng, và nhân sự quản phòng ban đó sẽ chịu trách nhiệm ký xác nhận khi nhận được hàng.

Vd: nếu hàng hóa được giao cho bộ phận kho, thì quản lý kho hàng sẽ là người ký xác nhận, hoặc nếu là dịch vụ Marketing, thì quản lý bộ phận Marketing sẽ ký xác nhận.

Bước 5: Thanh toán

Cuối cùng sau khi đã hoàn tất việc giao nhận hàng hóa/dịch vụ, các nhà cung cấp sẽ tiến hành đề nghị thanh toán. Trách nhiệm của bên mua hàng là đảm bảo các trường thông tin về hàng hóa như loại hàng, số lượng,… khớp chính xác. Ví dụ nếu PR đề cập đến mục hàng hóa cần mua là máy in, số lượng là 5, thì PO và Invoice đều phải đề cập đến trường thông tin tương tự PR. Có như thế, hệ thống mới chấp nhận và tiếp tục những bước thanh toán tiếp theo.

Tại các doanh nghiệp lớn, nhiệm vụ thanh toán nên thuộc về phòng tài chính, phòng mua hàng chỉ nên tập trung vào việc tìm nguồn và hoàn tất nhiệm vụ mua hàng cho doanh nghiệp theo đúng những mục tiêu đã đặt ra. Vì bộ phận mua hàng không phải người trực tiếp thanh toán hóa chi phí. Nhưng trước hết, cả phòng mua hàng và tài chính cần phân chia trách nhiệm rõ ràng, và phòng mua hàng cần hướng dẫn để các nhà cung cấp hiểu được quy trình và vai trò trách nhiệm thanh toán đơn hàng.

Tạm kết:

Mua hàng không đơn giản là việc mua hàng hóa/dịch vụ theo đơn đặt hàng có sẵn, mà việc mua hàng cần phải có đủ kỹ năng, luôn đảm bảo các thông tin liền mạch từ các bên liên quan, giữa các bộ phận đề xuất mua hàng, bộ phận tìm nguồn cung và các nhà cung ứng. Mua hàng cần phải theo đúng quy trình đã định sẵn và đảm bảo mua đúng: chất lượng, số lượng, nhận hàng đúng ngày và địa điểm.