Khép lại Webinar 06 “PURCHASING: Negotiation skill leads to the agreement” diễn ra vào tối ngày 30/10/2021, với màn chia sẻ tràn đầy năng lượng đến từ diễn giả Hồng Phạm – Supply Chain Specialist from Top FMCG, cùng với hơn 90 người tham dự tràn đầy nhiệt huyết đã tạo nên một Webinar vô cùng thành công và giá trị.
Đọng lại từ sự kiện lần này tất nhiên là những kiến thức và kinh nghiệm về kỹ năng đàm phán trong thu mua. Bên cạnh đó là những chia sẻ về con đường sự nghiệp trong lĩnh vực Supply Chain và Purchasing.
Một số điểm kiến thức quan trọng:
-
Các yếu tố cần có và các giai đoạn của một cuộc đàm phán trong thu mua
Có thể nói Negotiation (đàm phán) xảy ra ở mọi nơi và ở bất kỳ hoàn cảnh nào trong cuộc sống. Đặc biệt đối với lĩnh vực thu mua, đây là hoạt động vô cùng quan trọng. Bởi lẽ, theo chia sẻ của diễn giả, hoạt động thu mua chính là đầu vào của một chuỗi cung ứng, rằng “đầu vào tốt, chưa chắc đầu ra tốt. Nhưng đầu vào không tốt chắc chắn đầu ra sẽ vô cùng tệ hại”. Vì thế, để tiến hành một cuộc đàm phán, cần có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng và một chiến lược chỉn chu với đầy đủ dữ liệu tác chiến.
Để tiến hành cho một cuộc đàm phán trong thu mua, bạn cần chuẩn bị những gì? “Bạn không thể đàm phán với một cái đầu rỗng” – trích từ chia sẻ của Ms. Hồng Phạm. Bạn cần phải thu thập đầy đủ các dữ liệu cần thiết cho một cuộc đàm phán. Trước hết bạn cần xác định được mục tiêu của doanh nghiệp là gì, cũng như mục tiêu, điểm mạnh và điểm yếu của nhà cung cấp. Từ đó, tiến hành phân tích để lập ra chiến lược đàm phán.
Dựa vào từng trường hợp và các mục tiêu khác nhau mà đàm phán được chia thành nhiều giai đoạn khác nhau. Tuy nhiên, có thể chia thành 4 giai đoạn chính sau:
-
Giai đoạn 1: Chuẩn bị
Trước khi bắt đầu một cuộc đàm quán, điều quan trọng nhất là bạn cần có đủ dữ liệu bao gồm: thông tin về sản phẩm cần mua, thông tin về nhà cung cấp, điểm mạnh cũng như điểm yếu và những khách hàng lâu năm của họ. Từ những dữ liệu đã được thu thập, nhà thu mua sẽ tiến hành phân tích và vạch ra chiến lược đàm phán
-
Giai đoạn 2: Trao đổi thông tin
Đây là giai đoạn giao lưu, cốt lõi để có thêm nhiều dữ liệu khai thác và tạo được ấn tượng với đối phương. Đây cũng là giai đoạn để 2 bên làm rõ những vấn đề chưa làm rõ. Song cũng là cơ hội để xem xét chiến lược mà cả 2 đã lên kế hoạch cho cuộc đàm phán để xác định xem đó có còn là cách tiếp cận phù hợp hay không
-
Giai đoạn 3: Thương lượng
Đây được xem là giai đoạn mấu chốt, khi có đủ thông tin, và kế hoạch chu đáo, tỷ lệ đàm phán thành công sẽ càng cao. Ở giai đoạn này, nhà đàm phán sẽ tiến hành mặc cả với nhà cung cấp để được mức giá tốt nhất dựa trên kế hoạch đã lập ra.
-
Giai đoạn 4: Đưa ra quyết định
Sau khi đã đã đưa ra những lời đề nghị, các bên đàm phán cần suy xét, đánh giá về những lợi ích và giá trị mà cả 2 bên đạt được, đồng thời so sánh với mục tiêu ban đầu, xem liệu mức giá mà nhà cung ứng đưa ra có hợp lý hay không, từ đó đưa ra quyết định cuối cùng.
-
Các Kỹ năng và công cụ hỗ trợ cho quá trình đàm phán
Theo Ms. Hồng Phạm, Phân tích (Analytical) và thương lượng (Negotiation) là hai kỹ năng không thể thiếu ở một nhà đàm phán. Ngoài ra, lắng nghe cũng là kỹ năng vô cùng quan trọng. Bạn không thể đàm phán thành công nếu không biết lắng nghe đối phương. Điều này thể hiện sự thiếu tôn trọng và và có thể bạn sẽ bỏ qua những cơ hội và lợi ích mà nhà cung cấp mang lại.
Để hỗ trợ cho việc đàm phán, có một số công cụ giúp bạn phân tích những dữ liệu chuẩn bị cho cuộc đàm phán như: Porter Five Force, Swot,… đây là những công cụ giúp doanh nghiệp xác định được những điểm mạnh và điểm yếu, xác định được năng lực cạnh tranh của mình trên thị trường, từ đó đưa ra những chiến lược và quyết định phù hợp.
-
Thế nào là một cuộc đàm phán thành công?
Một cuộc đàm phán thật sự khi và chỉ khi đáp ứng được yêu cầu “Benefit for all” hay “Win – Win”, nghĩa là cả hai bên đều có lợi. Hãy nhớ rằng, “Price is what you pay, Value is what you get – Warren Buffett”, nghĩa là “Giá là cái mà bạn trả, giá trị là những gì bạn nhận được”. Đây là câu nói nổi tiếng của nhà kinh doanh Warren Buffett, được diễn giả Hồng Phạm vô cùng tâm đắc khi nhắc đến một phiên đàm phán trong thu mua. Vì thế, để biết được thế nào là một cuộc đàm phán thành công, bạn cần phân tích xem với mức giá được đề ra, doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được những lợi ích và giá trị trị, song nhà cung cấp của bạn cũng sẽ nhận được những giá trị gì từ cuộc đàm phán này.
THAM GIA: GROUP CỘNG ĐỒNG LOGISTICS VÀ SUPPLY CHAIN VIỆT NAM
-
3 Tips để đàm phán thành công
Một cuộc đàm phán thành công thường dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, cả yếu tố khách quan và chủ quan. Để đàm phán thành công, trước hết bản thân người đàm phán cần có sự chu đáo từ chiến lược đến kỹ năng thương lượng lưu loát. Hiểu rõ doanh nghiệp muốn gì và đối phương là ai, họ cần những gì. Ngoài ra, trong Winar 06, Ms. Hồng Phạm cũng đã chia sẻ về 3 mẹo giúp góp phần đạt được thành công trong đàm phán thu mua như sau:
1. Không bao giờ nhận báo giá từ một người, và không nên chấp nhận lời đề nghị đầu tiên
Bạn có quyền xem xét nhiều mức báo giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để tìm ra phương án tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Song, một nhà cung cấp đúng nghĩa không bao giờ chấp nhận lời đề nghị đầu tiên, mà cần phải qua quá trình đánh giá, so sánh và thương lượng để có được mức giá tốt nhất. Ngược lại, nếu chỉ nhận 1 báo giá, đồng nghĩa hoạt động thu mua đã thất bại, vì doanh nghiệp đã mất đi cơ hội mua hàng với mức giá cạnh tranh.
XEM THÊM: 6 Key Challenges in Procurement Negotiation
2. Phân tích chi tiết các dữ liệu
Phân tích dữ liệu là bước không thể thiếu trước khi bắt đầu một cuộc đàm phán. Theo như Ms. Hồng Phạm, khi nắm chắc các thông tin cần thiết về nhà cung ứng, hiểu được doanh nghiệp muốn gì và nhà cung ứng cần gì, đồng nghĩa với việc bạn đã đạt được 50% sự thành công của cuộc đàm phán.
3. Không đưa ra mức giá quá thấp
Hãy nhớ rằng kết quả cuối cùng của đàm phán trong thu mua không phải là thương lượng được mức giá thấp nhất. Mà mục tiêu cuối cùng là cả người bán và người mua có được mức giá hợp lý nhất, phù hợp nhất với những lợi ích và giá trị mà cả 2 có được. Bạn có thể đàm phán được mức giá rất thấp, nhưng đừng vội mừng, vì có thể nhà cung cấp sẽ không quay lại với bạn lần thứ hai.
Một số câu hỏi từ người tham dự
-
Trường hợp khi được giao một dự án và bạn từ chối vì sợ mình không đủ khả năng có được xem là đàm phán?
Trong trường hợp này, lời khuyên của diễn giả là bạn hãy trân trọng lời đề nghị này. Vì bạn đã thể hiện tốt trong thời gian làm việc, nên có thể bạn đã được trao một cơ hội mới. Đừng vội từ chối nếu cảm thấy mình không đủ khả năng đáp ứng yêu cầu cấp trên đưa ra. Hãy nói với họ rằng “Anh/ Chị dựa vào những dữ liệu nào để đưa ra KPI này? Và nếu không đạt được KPI như mong muốn, bạn có thể quay lại và phân tích những gì bạn đã làm, và mục tiêu đạt được quá thử thách. Như vậy, thay vì từ chối bạn hãy đàm phán để đưa ra hướng giải quyết tốt hơn.
-
Khi cần tìm kiếm một Supplier mới, ngoài dựa vào networking còn có công cụ nào hỗ trợ mình tìm kiếm nhà cung mới không?
Networking chính là công cụ đầu tiên hỗ trợ các nhà thu mua trong việc tìm kiếm nhà cung cấp mới. Ngoài ra, các phương tiện thông tin điện tử, các hội thảo kinh doanh, cũng chính là những phương tiện thường được các nhà Sourcing dùng để tìm nhà cung ứng.
-
Purchasing có phải là một vị trí tốt đối với một sinh viên mới ra trường không?
Purchasing được xem là một ngành học được nhiều bạn trẻ quan tâm nhất hiện nay bởi tính chiến lược cao và sự năng động của môi trường làm việc. Theo kinh nghiệp từ diễn giả, hiện nay các doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn đa quốc gia thường có xu hướng tuyển dụng những nhân sự trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm để đào tạo và mài dũa họ thành những Purchaser thật sự tiềm năng. Sự thật là có không ít các bạn trẻ đã trải nghiệm công việc mua hàng và có những thăng bậc đáng bất ngờ chỉ trong một thời gian ngắn. Vì vậy, hãy đầu tư ngay từ bây giờ và tự tin chiến hết mình với lĩnh vực này bạn nhé!
Tạm kết:
Kết thúc Webinar 06 với chủ đề đàm phán trong thu mua, VILAS hy vọng bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của việc đàm phán trong thu mua và rèn luyện kỹ năng quan trọng này ngay từ bây giờ. Hãy rèn luyện sự tự tin, cùng những bí kíp mà diễn giả Hồng Phạm đã chia sẻ và luôn nhớ đến câu thần chú “Benefit for all” đây chính là mục tiêu mà bạn cần phải đạt được khi đàm phán trong thu mua.
VILAS xin cảm ơn chị Hồng Phạm đã dành thời gian đồng hành cùng Webinar, mang đến những kiến thức vô cùng giá trị và truyền cho hơn 90 bạn trẻ nguồn cảm hứng và lửa đam mê với lĩnh vực mua hàng. VILAS cảm ơn các bạn trẻ đã cùng tham gia, tương tác, góp phần tạo nên một sự kiện vô cùng thành công.
