Strategic Sourcing - Chuyển sự tập trung từ PRICE sang TCO

Strategic sourcing – Tìm nguồn cung ứng chiến lược là cách tiếp cận có mục tiêu dài hạn trong hoạt động mua hàng của tổ chức. Strategic sourcing hướng đến việc chính thức hóa cách thu thập thông tin về các đối tác và thị trường cung ứng để các nhà mua hàng có thể khai thác được những giá trị tốt nhất và phù hợp nhất với mục tiêu lâu dài của tổ chức.

Từ đó giúp tối ưu chi phí và tối đa hiệu quả hoạt động mua hàng của tổ chức. Song với đó, tìm nguồn cung ứng chiến lược là cách để tổ chức duy trì mối quan hệ lâu dài và khai thác tối đa giá trị và cơ hội mà các nhà cung cấp có thể mang lại.

Sự khác nhau giữa Traditional sourcing and Strategic sourcing

Có nhiều điểm khác biệt giữa cách tìm nguồn hàng truyền thống (Traditional sourcing) và strategic sourcing, nhưng điểm chính là sự khác biệt về chi phí.

Traditional sourcing chỉ tập trung vào việc làm thế nào để chọn được nhà cung cấp hàng hóa có giá thấp nhất, trong khi strategic sourcing sẽ tập trung vào tổng chi phí sở hữu (TCO – Total Cost Ownership), nhằm tìm kiếm nhà cung cấp mang lại giá trị tốt nhất cho tổ chức, cụ thể những điểm khác biệt giữa Traditional sourcing and Strategic sourcing như sau:

Strategic sourcing xem xét tất cả chi phí hoạt động của một tổ chức
Traditional sourcing có xu hướng sử dụng nguồn cung trong nước, quen thuộc thay vì chiến lược tìm nguồn cung toàn cầu như strategic sourcing
Traditional sourcing tập trung vào giá, trong khi đây chỉ là một phần của strategic sourcing
Strategic sourcing chú trọng vào việc chọn được nhà cung cấp có chất lượng tốt nhất với giá thấp nhất, còn traditional sourcing ngược lại, tập trung vào khối lượng lớn để nhận được chi phí tối ưu.

Triển khai Strategic sourcing như thế nào?

Tìm nguồn cung ứng chiến lược có thể được triển khai theo 7 bước sau:

Bước đầu tiên của việc tìm nguồn cung ứng chiến lược là phân tích các danh mục sản phẩm và quy trình trong tổ chức. Số lượng là bao nhiêu? Chúng nằm ở đâu và quy trình nào được sử dụng? Dữ liệu này được ghi lại càng chi tiết càng tốt.
Giai đoạn tiếp theo là thực hiện phân tích thị trường cung ứng. Phân tích thị trường của nhà cung cấp để tìm rủi ro và cơ hội cũng như tính đến tất cả các chi phí, từ nguyên liệu thô đến vận chuyển.
Xác định phương pháp tìm nguồn cung ứng bằng cách sử dụng một nhóm chức năng chéo. Hãy suy nghĩ về các nhà cung cấp hiện tại và liệu có bất kỳ lựa chọn thay thế nào cũng như mức độ cạnh tranh của thị trường nhà cung cấp hay không.
Nghiên cứu kỹ lưỡng các nhà cung cấp tiềm năng. Yêu cầu đề xuất từ các nhà cung cấp dựa trên các thông số kỹ thuật như giao hàng, sản phẩm, chi phí và các điều khoản và điều kiện pháp lý.
Chọn nhà cung cấp sau khi đã có tất cả các đề xuất và yêu cầu làm rõ nếu cần. Tìm nguồn cung ứng chiến lược bằng cách triển khai nhiều cuộc đàm phán để chọn được nhà cung cấp phù hợp.
Giao tiếp là chìa khóa đảm bảo rằng các nhà cung cấp nắm bắt được bất kỳ thay đổi nào trong yêu cầu.
Giám sát hiệu suất của các nhà cung cấp của bạn để đảm bảo đạt được giá trị đầy đủ.

4 Lợi ích của strategic sourcing

Giảm chi phí

Giảm chi phí là một lợi ích cốt yếu đến từ việc tìm nguồn cung ứng chiến lược. Với khối lượng mua hàng lớn, doanh nghiệp có thể thương lượng một thỏa thuận tốt về giá từ nhà cung cấp, điều này mang lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức của bạn. Mặc khác, việc cung cấp một lượng lớn hàng hóa cũng sẽ đem lại lợi ích cho các đối tác cung ứng.

Đặc biệt, strategic sourcing đóng góp rất lớn vào việc giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn, vì tìm nguồn cung ứng chiến lược tạo cơ hội để các nhà mua hàng phân tích quy trình, tài chính và năng lực của nhà cung cấp một cách kỹ lưỡng. Xác định cả rủi ro bên trong và bên ngoài của nhà cung cấp, từ đó giúp tổ chức của bạn chuẩn bị tốt hơn và đưa ra chiến lược để giảm thiểu rủi ro. Điều này góp phần giảm chi phí nếu rủi ro xảy ra trong tương lai.

Xây dựng quan hệ lâu dài với nhà cung cấp

Xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp trở nên khó khăn khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức luôn thay đổi linh hoạt vì thị trường cung ứng ngày càng biến động. Strategic sourcing không chỉ giúp doanh nghiệp chọn được nhà cung cấp phù hợp với mục tiêu cung ứng hiện tại mà còn hướng đến phát triển những mục tiêu kinh doanh rộng hơn.

Việc hiểu mục tiêu tìm nguồn cung ứng của tổ chức và tập trung vào khả năng của nhà cung cấp, bạn có thể chọn nhà cung cấp mang lại nhiều giá trị cho tổ chức và lên chiến lược cụ thể cho việc hợp tác lâu dài.

Thúc đẩy chuyển đổi số

Việc xử lý dữ liệu thủ công tạo sự lãng phí thời gian và có thể dẫn đến lỗi hay khó khăn trong quản lý sau này do nguồn dữ liệu quá lớn. Bằng việc tư duy một cách chiến lược, tổ chức có thể nhìn ra được những điểm có thể được tối ưu hóa trong quy trình sourcing. Từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng nói riêng và chuỗi cung ứng nói chung thông qua việc ứng dụng chuyển đổi số vào strategic sourcing.

Với công nghệ và phần mềm mới nhất, bạn có thể tự động hóa các hoạt động tìm nguồn cung ứng để giúp bạn duy trì các tiêu chuẩn cũng như lưu trữ và thu thập dữ liệu về các đối tác cung ứng một cách chính xác. Công nghệ cho phép xem xét và lựa chọn chính xác nguồn cung cấp nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ với chi phí tối ưu nhất.

Quản lý rủi ro cung ứng hiệu quả

Một trong những rủi ro lớn nhất liên quan đến tìm nguồn cung ứng là sự gián đoạn với các nhà cung cấp. Chính vì thế, việc thiết lập một mối quan hệ tốt với các đối tác cung ứng sẽ giúp hạn chế tối đa rủi ro gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chuỗi cung ứng.

Strategic Sourcing cho phép các nhà mua hàng chọn được các đối tác cung ứng tốt nhất ngay từ đầu. Song với đó, bằng cách suy nghĩ một cách chiến lược về quy trình tìm nguồn cung ứng, bạn có thể liên tục theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp và đưa ra phản hồi kịp thời, đảm bảo kết quả cuối cùng đáp ứng được thỏa thuận ban đầu. Điều này cũng sẽ giúp các nhà mua hàng phát hiện những rủi ro tiềm ẩn và tập trung nỗ lực vào những khía cạnh đang hoạt động tốt, hỗ trợ cho những quyết định trong tương lai của phòng mua hàng.

Tham khảo bài viết về: 5 Thách thức thường gặp trong Sourcing

Chiến lược Sourcing – Sourcing Strategy

Chiến lược tìm nguồn cung ứng (Sourcing strategy) giúp các nhà quản lý nắm bắt mọi quyết định được đưa ra và chỉ đạo mọi hoạt động tìm nguồn cung ứng một cách hiệu quả. Trước khi triển khai một chiến lược cụ thể, trước hết các nhà quản lý cần phải định vị được tổ chức của mình trên thị trường cung ứng hiện tại.

Ví dụ: Định vị tổ chức trở thành người dẫn đầu về chi phí hay tổ chức đi đầu về sự sáng tạo và khác biệt trên thị trường. Định vị được vị trí của tổ chức trong thị trường giúp các nhà quản lý phát hiện ra những khía cạnh giá trị mà thị trường của tổ chức cần.

3 Cách tiếp cận chiến lược tìm nguồn cung ứng

Có nhiều cách triển khai chiến lược tìm nguồn cung ứng khác nhau, nhưng điều quan trọng là chọn một chiến lược phù hợp với tổ chức của bạn. 3 cách tiếp cận và triển khai chiến lược tìm nguồn cung ứng dưới đây sẽ giúp bạn phát triển chiến lược tìm nguồn cung ứng thành công.

SWOT

SWOT là viết tắt của Strengths (Sức mạnh), Weaknesses (Yếu điểm), Opportunities (Cơ hội), và Threats (Rủi ro). Mục tiêu của phân tích SWOT là xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa. Cách tiếp cận này liên quan đến việc nêu rõ mục tiêu hoặc dự án của tổ chức bạn, song với đó là xác định các yếu tố bên ngoài và bên trong, từ đó giúp chiến lược được triển khai theo đúng mục tiêu của tổ chức.

Trong Sourcing, SWOT Analysis giúp doanh nghiệp xác định những điểm mạnh và điểm yếu của việc lựa chọn nhà cung cấp cụ thể, cũng như xác định cơ hội và rủi ro liên quan đến việc này. Nó giúp xác định xem việc thay đổi nhà cung cấp có lợi ích hay không và liệu có các nguồn cung cấp khác có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Ma trận Kraljic

Ma trận Kraljic là một công cụ phân tích chiến lược phát triển bởi Peter Kraljic, được sử dụng để xác định rủi ro cung ứng từ các nhà cung cấp. Ma trận Kraljic đánh giá các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể dựa trên hai yếu tố tác động đến lợi nhuận và rủi ro cung ứng. Dựa trên đánh giá này, sản phẩm hoặc dịch vụ được phân vào bốn danh mục: Leverage, Strategic, Bottleneck và Non-Critical

Ma trận Kraljic giúp doanh nghiệp hiểu rõ giá trị chiến lược của từng sản phẩm hoặc dịch vụ trong chuỗi cung ứng. Nó hỗ trợ quyết định về việc đưa ra chiến lược lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, bao gồm việc sử dụng vị thế cao hơn đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ quan trọng và chiến lược dài hạn đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ chiến lược.

STEEPLED

STEEPLED Analysis trong triển khai chiến lược Sourcing đóng vai trò quan trọng bằng cách giúp doanh nghiệp đánh giá và hiểu các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến quyết định về lựa chọn nhà cung cấp và quản lý chuỗi cung ứng. Các yếu tố bao gồm Social (Xã hội), Technological (Công nghệ), Economic (Kinh tế), Environmental (Môi trường), Political (Chính trị), Legal (Pháp luật), Ethical (Đạo đức), và Demographic (Dân số).

Bằng cách phân tích và đánh giá những yếu tố này, doanh nghiệp có thể dự đoán được các thách thức và cơ hội trong quá trình sourcing và thích nghi linh hoạt để đảm bảo sự thành công của chiến lược cung ứng.

Tạm kết:

Tư duy về tìm kiếm nguồn hàng của các tổ chức đã thay đổi so với trước đây, từ mua với giá thấp nhất sang tư d uy chiến lược về những giá trị mà nhà cung cấp có thể mang lại (What is Value suppliers can bring). Strategic sourcing là một quá trình dài hạn và đòi hỏi phải đánh giá lại liên tục các hoạt động tìm nguồn cung ứng, phân tích thị trường để đảm bảo chiến lược luôn theo sát các mục tiêu của tổ chức.

Quản lý nhà cung cấp tích hợp là một cách tiếp cận quan trọng để tìm nguồn cung ứng và giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt hơn. Việc thực hiện nghiên cứu thị trường và nhà cung cấp rộng rãi cho phép bạn lựa chọn nhà cung cấp phù hợp một cách hiệu quả, mang lại giá trị cho tổ chức của bạn, đồng thời giảm thiểu rủi ro.

Nguồn CIPS