fbpx
Procurement

Tối ưu hiệu suất hợp đồng thông qua Contract Monitoring

Bối cảnh thực hiện hợp đồng phức tạp

Khi các doanh nghiệp toàn cầu hóa và phát triển, soạn thảo hợp đồng trở thành một hoạt động đầy thách thức. Nói chung, càng nhiều người tham gia vào hợp đồng thì càng ít khả năng các điều khoản có thể hài lòng các bên liên quan.

 

Xác định các bên liên quan thuộc nội bộ là một bước quan trọng để tạo mối quan hệ tốt hơn và giữ khách hàng  lâu hơn. Tùy thuộc vào tổ chức, một số hoặc tất cả các lĩnh vực này có thể được coi là chủ sở hữu của quy trình hợp đồng. Các bộ phận quan trọng trong các bên liên quan bao gồm:

 

  • Bộ phận pháp lý: Liên quan đến việc quản lý các khoản nợ và rủi ro pháp lý, chịu trách nhiệm phòng ngừa và quản lý các sự kiện “black swan” (những sự cố có xác suất xảy ra rất nhỏ nhưng để lại hậu quả vô cùng to lớn) và các sự kiện hàng ngày. Họ cũng quan tâm đến các khía cạnh như khả năng lưu trữ và lưu trữ và chính quá trình ký kết.
  • Bộ phận kinh doanh: Bộ phận này quan tâm đến các điều khoản thương mại, chẳng hạn như khối lượng hàng hóa bán ra. Khả năng đáp ứng các cam kết hợp đồng của bạn được các bên liên quan này đánh giá cao.
  • Bộ phận vận hành: Quan tâm đến khả năng theo dõi các sản phẩm của bạn, cũng như sự hiện diện của một kho lưu trữ và khả năng lưu trữ.
  • Bộ phận đàm phán: Các bên liên quan chủ yếu quan tâm đến tốc độ thực hiện thỏa thuận và chất lượng của các điều khoản thương mại được chọn.
  • Bộ phận tài chính: Liên quan đến khả năng tài chính của tổ chức, chẳng hạn như thực hiện thanh toán phù hợp đến và từ hợp đồng.

Sự đa dạng của các bên liên quan là một trong những vấn đề đau đầu khi soạn thảo hợp đồng mới. Hơn nữa, hoạt động trong một số khu vực pháp lý có thể làm cho các hợp đồng phức tạp hơn dự kiến. Sự phức tạp này không ảnh hưởng đến chỉ các công ty toàn cầu lớn; ví dụ, ngay cả các công ty nhỏ hơn cũng có thỏa thuận thuê ngoài với các đối tác ở những nơi như khu vực châu Á – Thái Bình Dương.

Kiểm soát hợp đồng – Contract Monitor

Mỗi thành viên trong đội ngũ quản trị hợp đồng phải hiểu nhiệm vụ liên quan đến vị trí của mình trong nhóm và một số vấn đề phổ biến như: sự hài lòng của khách hàng, tính kịp thời, năng suất và các vấn đề về hiệu suất. Nhóm quản trị cần hiểu tầm quan trọng của các cuộc họp chuẩn bị – như một nền tảng cho hoạt động giám sát hiệu quả. Ngoại trừ việc phải chuẩn bị các tài liệu hợp đồng, các hợp đồng đều cần được sửa đổi và chuẩn bị thời gian và cách thức ban hành chúng:

  • Chọn các biện pháp đo lường đầu ra phù hợp, chọn phương pháp giám sát, ghi chép cẩn thận hiệu suất và làm việc hợp tác với nhà thầu.
  • Xác định đại diện của cả chính quyền địa phương và nhà thầu và nêu các giới hạn về thẩm quyền của họ.
  • Xem xét các tài liệu hợp đồng một cách chi tiết. Làm rõ bất kỳ sự mơ hồ nào và đưa những lý giải đó vào văn bản cuộc họp.
  • Nếu cần thiết, sửa đổi hợp đồng để tránh các vấn đề mơ hồ trên trong tương lai.
  • Xem lại quá trình sửa đổi hợp đồng. Nhắc nhở người tham dự cuộc họp rằng những thay đổi bằng lời nói không ràng buộc đối với một trong hai bên. 

 

a. Bắt đầu giám sát

 

30 ngày đầu tiên của thời hạn hợp đồng sẽ ảnh hưởng đến mối quan hệ lâu dài giữa đội ngũ quản lý hợp đồng và nhà thầu. Kiên nhẫn làm việc với nhà thầu để giải quyết các vấn đề khởi động trong hợp đồng sẽ giúp tạo mối quan hệ lâu dài với sự hợp tác và tôn trọng lẫn nhau.

Tuy nhiên cần chú ý rằng, ngay cả một nhà thầu có kinh nghiệm có thể không tiến hành một số dịch vụ đạt dự kiến ban đầu. Điều này dẫn đến sự mất cân đối trong hiệu suất, bắt buộc phải 2 bên phải xem xét lại để điều chỉnh về nhân sự và thiết bị, đem lại cân bằng trong tất cả các lĩnh vực quy định trong hợp đồng.

 

Trong giai đoạn bắt đầu tiến hành hợp đồng, đội ngũ quản lý hợp đồng cần giám sát chặt chẽ để giúp nhà thầu đi đúng hướng, nhưng không can thiệp vào công việc của họ. Vấn đề về hiệu suất, phương pháp làm việc chắc chắn sẽ phát sinh, nhưng thay vì chỉ trích nhà thầu, hãy đưa ra những đề nghị để 2 bên có thể hiểu rõ ý muốn của nhau.

 

b. Phương pháp giám sát hợp đồng

 

Phương pháp giám sát Khi nào áp dụng Lưu ý
Direct monitoring – Giám sát trực tiếp Thường dùng khi hợp đồng bắt đầu có hiệu lực

Hoặc đôi khi trong suốt thời hạn hợp đồng để đảm bảo rằng công việc đang được thực hiện theo quy trình hoặc tiêu chuẩn đã thiết lập.

Mặc dù hữu ích trong xác minh cách thức nhà thầu cung cấp dịch vụ, việc sử dụng quá mức cách giám sát trực tiếp có thể gây ra căng thẳng giữa nhà thầu và người quan sát.
Follow-up monitoring – Giám sát liên tiếp Sử dụng xuyên suốt quá trình giám sát hợp đồng. Là cách phổ biến nhất Quá trình giám sát phải trả lời các câu hỏi:

  • Công việc có đáp ứng yêu cầu?
  • Nhà thầu thực hiện có đúng tiến độ?
  • Số lượng đơn vị dịch vụ được yêu cầu đã được giao chưa?
  • Khách hàng có hài lòng với dịch vụ không?
  • Khu vực làm việc đã được để lại trong điều kiện chấp nhận được?
  • Là cỏ cắt đúng chiều cao?
  • Tất cả các phòng còn lại có sạch không?
Monitoring by exception – Giám sát từ những trường hợp ngoại lệ Giám sát bằng ngoại lệ phù hợp với các dịch vụ mà người dùng phải đánh giá liên tục.
  • Tiết kiệm nhiều chi phí khi không phải giám sát tất cả các hợp đồng.
  • Giám sát bằng ngoại lệ thường được sử dụng trong 2 trường hợp: (1) công việc dễ đo lường và được thực hiện chủ yếu tại địa điểm của nhà thầu thay vì trên tài sản của chính quyền địa phương; và (2) đầu ra của công việc là tiêu chí đánh giá trình độ của nhà thầu
Schedule monitoring – Giám sát định kỳ Theo dõi hàng tháng hoặc hàng quý.

Quyết định giám sát theo lịch trình có thể xuất phát ngay từ đầu khi ký hợp đồng hoặc có vấn đề phát sinh (khiếu nại từ người nhận dịch vụ)

Giám sát theo lịch trình được sắp xếp trước và có thể xảy ra trong hoặc sau khi thực hiện.

Các vấn đề được xác định và so sánh trong quá trình kiểm tra theo lịch trình giúp nhà thầu có so sánh và  xem xét lại với người quản lý về hiệu suất làm việc.

Random monitoring – Giám sát ngẫu nhiên Giám sát ngẫu nhiên là kiểm tra trực tiếp hoặc theo dõi hiệu suất của nhà thầu được thực hiện mà không có kiến thức trước của nhà thầu.. Không nên chỉ dựa cách khảo sát để kiểm tra chất lượng hiệu suất, nhưng nó khuyến khích nhà thầu duy trì mức dịch vụ ngay cả khi nhà quan sát không có mặt.

 

c. Hình thức giám sát hiệu suất thực hiện Hợp đồng

 

  • Kiểm tra thực địa: Hợp đồng phức tạp hoặc có mức độ rủi ro cao sẽ yêu cầu các nhà quản lý thường xuyên đi thăm các cơ sở của nhà thầu.
  • Đánh giá kinh doanh định kỳ: Các đánh giá kinh doanh chính thức, trực diện nên được thực hiện vào các khoảng thời gian thích hợp (hàng quý, nửa năm) để đảm bảo rằng hiệu suất của nhà thầu theo đúng như thỏa thuận.
  • Thẩm định trên giấy: Từng hạng mục yêu cầu sẽ được nhà thầu báo cáo vào kế hoạch giám sát hợp đồng.
  • Đánh giá tài liệu chi tiêu: Đánh giá tài liệu chi tiêu bao gồm phân tích hóa đơn của nhà thầu để xác định (1) nếu mức phí và các khoản chi tiêu được cho phép theo các điều khoản của hợp đồng và (2) nếu tài liệu hỗ trợ đã có đầy đủ hóa đơn.

Theo utsystem.edu & bpastudies.org

Chương trình đào tạo Quản trị mua hàng – Procurement Management trang bị cho người học kiến thức từ nền tảng đến chuyên sâu của nghiệp vụ thu mua hàng hóa.

Trở thành chuyên gia Mua hàng chiến lược!

 

VILAS