Vai trò của phòng Mua hàng trong chuỗi cung ứng

Purchasing là mua hàng, nghĩa là vai trò của phòng Purchasing chỉ là làm sao để mua được hàng cho doanh nghiệp? Thật ra, cách lý giải này không sai, tuy nhiên nó chỉ được áp dụng cho những công ty có quy mô nhỏ, khi mua hàng chỉ chỉ là một công việc mà bất kỳ phòng ban nào cũng làm được, hoặc các phòng ban không đặt nặng về chiến lược, chỉ mua hàng theo danh sách với tiêu chí đủ số lượng. 

Đối với các doanh nghiệp lớn như các doanh nghiệp Global, Purchasing là phòng ban vô cùng chiến lược, là mấu chốt giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí chuỗi cung ứng và góp phần giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu cuối cùng của mình. Vì thế, trách nhiệm của phòng Purchasing sẽ nhiều hơn là tối ưu chi phí. Trách nhiệm của phòng Purchasing sẽ gắn liền với hoạt động của các phòng ban khác, hướng đến việc hoàn thiện và phát triển các quy trình, hiệu quả mua hàng, mang lại hiệu suất cho toàn chuỗi cung ứng. Bài viết này đề cập đến 5 vai trò và trách nhiệm chủ chốt của phòng Purchasing trong một chuỗi cung ứng như sau:

• Hỗ trợ hoàn thiện yêu cầu mua hàng

Để lập kế hoạch mua hàng, trước hết phòng mua hàng sẽ nhận được yêu cầu mua hàng (Purchase Requirement) từ phòng ban Operations hay các phòng ban khác. Nhiệm vụ của phòng Purchasing lúc này là xem xét và hỗ trợ các phòng ban đánh giá và hoàn thiện các trường thông tin mua hàng phù hợp như số lượng, chất lượng sản phẩm,…

Ví dụ: Khi một phòng ban gửi yêu cầu mua văn phòng phẩm là giấy A4, phòng mua hàng có thể đặt câu hỏi rằng “Nếu giấy A4 dùng riêng cho nội bộ công ty, vậy có cần thiết phải dùng chất lượng quá tốt không, từ đó đưa ra đề xuất phù hợp hơn để tối ưu chi phí mua hàng. 

 

THAM KHẢO BÀI VIẾT: TOP 5 KỸ NĂNG TRỞ THÀNH MỘT NHÂN VIÊN MUA HÀNG

 

• Quản lý quy trình mua hàng hiệu quả

Một quy trình hiệu quả, ngoài việc quản lý tốt các hoạt động và các thông tin phía nhà cung ứng, các quy trình bên trong doanh nghiệp cũng cần được quản lý chặt chẽ. Hoạt động mua hàng chậm trễ thường xuất phát từ việc ngắt quãng thông tin giữa các phòng ban. Vì thế, phòng mua hàng thường phải đánh giá và cải thiện các quy trình nội bộ như: quy trình trao đổi thông tin giữa các phòng ban, quy trình phê duyệt hóa đơn mua hàng,…

Bên cạnh đó, để hoạt động Purchasing ngày càng phát triển, thực hiện tốt nhiệm vụ mua hàng và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp, các cấp quản lý sẽ phối hợp cùng các phòng ban triển khai hoạt động đào tạo nội bộ. Không những thế, việc  cải thiện các hệ thống thu mua cũng góp phần rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả và hiệu suất của hoạt động mua hàng.

 

THAM GIA: CỘNG ĐỒNG LOGISTICS VÀ SUPPLY CHAIN VIỆT NAM

 

• Quản lý nền tảng cung ứng

Ngoài việc quản lý, cải thiện và phát triển các nhà cung ứng hiện hành, phòng Purchasing thường sẽ tìm kiếm và tạo danh sách các nhà cung ứng tiềm năng dựa trên các đánh giá về chất lượng, giá cả, thương hiệu,… nhằm mục đích lưu trữ tài nguyên, khai thác và lên kế hoạch hợp tác trong tương lai. 

• Phát triển mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban

Quá trình mua hàng có thể bị ảnh hưởng bởi những xung đột giữa các phòng ban. Mỗi phòng ban sẽ có những mục tiêu và kế hoạch riêng và ai cũng muốn được giải quyết đề xuất của mình trong thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên, điều này sẽ gây ảnh hưởng đến quy trình mua hàng và dẫn đến kết quả cuối cùng không như mong đợi. Hay những trường hợp giữa phòng ban Finance về vấn đề tài chính, chẳng hạn trường hợp thanh toán hóa đơn chậm trễ, điều này có thể gây ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và  các nhà cung cấp.

Những xung đột này thường xảy ra thường xuyên, vì thế để tránh những tình trạng này, các phòng ban cần phải thấu hiểu kế hoạch và quy trình làm việc của nhau. Xây dựng mối quan hệ khăng khít bằng cách tạo nhiều cơ hội để các nhân sự tương tác, chia sẻ về công việc của nhau. Từ đó, các công việc sẽ được giải quyết một cách dễ dàng hơn. 

• Thực hiện mục tiêu mua hàng gắn liền với mục tiêu của của doanh nghiệp

Mục tiêu và chiến lược của bất kỳ phòng ban nào đều cần phải được phát triển dựa trên mục tiêu chung của doanh nghiệp. Thông thường Purchasing sẽ là phòng ban sử dụng ngân sách của doanh nghiệp nhiều nhất, vì thế họ cần phải sử dụng nguồn tiền một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Thế nhưng, trong một vài trường hợp, tối ưu chi phí không còn là mục tiêu hàng đầu của phòng mua hàng, mục tiêu này sẽ thay đổi theo mục tiêu chung của doanh nghiệp. 

Ví dụ: Mục tiêu trong một năm của doanh nghiệp là mở rộng thị trường thay vì tăng doanh số, lúc này mục tiêu của phòng Purchasing cũng sẽ thay đổi từ tối ưu chi phí sang làm sao để tìm được nhà cung ứng đáp ứng đủ các tiêu chí mà doanh nghiệp đề ra.

Tạm kết:

Mua hàng chiến lược gắn liền với những mục tiêu và trách nhiệm đối với chuỗi cung ứng. Vai trò của phòng mua hàng trong chuỗi cung ứng là vô cùng quan trọng, không chỉ riêng việc tối ưu chi phí. Để quá trình mua hàng hiệu quả, phòng mua hàng phải xây dựng mạng lưới kết nối tốt với các bên liên quan bên trong và bên ngoài chuỗi nhằm cải thiện và phát triển quy trình mua hàng, tăng hiệu suất cho toàn chuỗi cung ứng.