Vì sao các Chuỗi cung ứng cần hoạch định S&OP?

1 công cụ quan trọng để duy trì lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh toàn cầu hiện nay là quy trình S&OP

S&OP là quy trình không thể thiếu đối với việc giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện nay. Các doanh nghiệp tập trung vào vận hành Chuỗi cung ứng sử dụng S&OP để phát triển kế hoạch bao quát toàn bộ doanh nghiệp để cải thiện hiệu suất kinh doanh tổng thể. Đây là quy trình được thiết kế cho phép quản lý dựa trên giá trị và đảm bảo kết quả kinh doanh tổng thể tối ưu.

S&OP LÀ GÌ?

S&OP (Sales & Operation Planning) là quá trình chúng ta tập hợp tất cả các kế hoạch cho doanh nghiệp (khách hàng, sales, marketing, phát triển, sản xuất, tìm nguồn cung ứng và tài chính) thành một bộ kế hoạch chiến thuật tích hợp. S&OP cho phép ban lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh và phân bổ các nguồn lực quan trọng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng với chi phí thấp nhất. 

QUY TRÌNH S&OP THƯỜNG THẤY

S&OP là quy trình gồm 5 bước như được minh họa trong hình sau:

TRÁCH NHIỆM CỦA NHÂN SỰ TRONG S&OP

CEO/Leader

• Chủ trì cuộc họp S&OP và đóng vai trò ra quyết định cuối cùng
• Tổ chức có trách nhiệm lên kế hoạch
• Là đầu mối chính để giải quyết tranh chấp trong suốt quá trình S&OP

Sales & Marketing Leader

• Đặt kỳ vọng với các thành viên trong nhóm Sales, thực thi công việc theo dự báo và cải thiện độ chính xác của dự báo
• Quản lý dữ liệu, bàn về hiệu suất bán hàng và dự báo trong cuộc họp S&OP
• Đảm bảo dự báo là quá trình diễn ra định kỳ hàng tháng
• Là đầu mối chính để giải quyết các vấn đề liên quan đến quyết định bán hàng/liên quan đến khách hàng.

Demand Planner

• Trình bày kế hoạch nhu cầu kịp thời, chính xác, sẵn sàng áp dụng
• Phân tích và dự báo thống kê trước khi bàn kế hoạch
• Làm việc với Sales để thu thập dữ liệu và lập kế hoạch nhu cầu
• Tập trung vào các vấn đề và giải quyết bất kỳ sự ngắt kết nối nào với dự báo trong tương lai
• Là đầu mối chính để giải quyết các vấn đề liên quan đến dự báo bán hàng, phân tích dự báo và phát triển kế hoạch nhu cầu cuối cùng

Supply Planner

• Cập nhật kế hoạch hàng tồn kho hàng tháng hoặc định kỳ
• Duy trì hàng tồn kho an toàn, tỷ lệ sản xuất, hiệu suất của nhà cung cấp, thời gian giao hàng và các thuộc tính kế hoạch cung ứng khác
• Bàn chi tiết hàng tồn kho trong cuộc họp lập kế hoạch cung ứng
• Xem xét các đơn đặt hàng, ngày đáo hạn, hàng tồn kho và thông qua phân tích sẽ xác định kế hoạch triển khai, thời gian và địa điểm theo kế hoạch cung cấp
• Là đầu mối chính để giải quyết các vấn đề liên quan đến đơn đặt hàng, hàng tồn kho và quy trình lập kế hoạch cung cấp

Nhân viên Sales

• Thu thập thông tin từ khách hàng và tích hợp các insights vào kế hoạch nhu cầu
• Triển khai dự báo bán hàng cho khách hàng, thị trường hoặc phân khúc bán hàng
• Kiểm soát hiệu suất thực tế, so sánh với dự báo, tìm lý do và hành động khắc phục
• Cập nhật dự báo hàng tháng và báo cáo trong cuộc họp đánh giá định kỳ
• Mỗi nhân sự là đầu mối chính để giải quyết các vấn đề liên quan đến dự báo bán hàng cho khách hàng và phân khúc cụ thể của họ

Trưởng nhóm Vận hành

• Đặt kỳ vọng với đội ngũ sản xuất và nguyên vật liệu, phát triển kế hoạch cung ứng theo quy trình và chạy theo kế hoạch đó
• Đảm bảo dữ liệu đã tổng hợp trước khi trình bày phải được liên kết với tất cả các kế hoạch chi tiết dẫn xuất
• Chủ trì cuộc họp lập kế hoạch cung cấp hàng tháng hoặc định kỳ
• Chú trọng về hàng tồn kho và hiệu suất tồn kho so với dự báo trong cuộc họp
• Trình bày hiệu suất thực tế so với dự báo cho hàng tồn kho
• Là đầu mối chính để giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động chiến lược / quyết định cung ứng

Việc thực hiện S&OP nên thực hiện theo từng giai đoạn. Hầu hết các doanh nghiệp bắt đầu với chương trình thí điểm trong một đơn vị kinh doanh tại một quốc gia, cụ thể nhất có thể. S&OP đã tồn tại hơn 20 năm nay và nhiều công ty đã triển khai nó ở cấp quốc gia hoặc khu vực. Tuy nhiên, trong nền kinh tế toàn cầu hóa ngày nay, các công ty phải phát triển để sử dụng S&OP ở cấp độ toàn cầu.

Thực tế cho thấy, các OEM ( Original Equipment Manufacturing – Nhà sản xuất phụ tùng) thường phải mất từ 3 đến 18 tháng để có thể đánh giá tình hình và hiệu quả tổng thể của S&OP từ hàng tồn kho, quản lý container hoặc sân bãi, phân bổ công việc, lên lịch trình hoặc định tuyến cho đến lợi nhuận – doanh thu.

 

XEM THÊM: RACI – Ma trận xác định trách nhiệm & vai trò nhân sự trong S&OP

Không nên nhầm lẫn với S&OP với S&OE (sales and operations execution). S&OE có những tính năng tương tự S&OP nhưng với mục đích và mức độ chức năng khác nhau. Khác với S&OP kiểm soát các kế hoạch tổ chức hàng tháng hoặc hàng quý, S&OE theo sát những biến động về cung và cầu hàng ngày và hàng tuần trong kế hoạch chiến thuật nào.

Bằng cách giám sát dữ liệu nhu cầu thời gian thực và điều chỉnh chiến lược đặt hàng, sử dụng hàng tồn kho và kế hoạch vận chuyển phù hợp, S&OE tăng tính linh hoạt hàng ngày và hàng tuần, gia tăng giá trị liên tục. Điều này là hình thức ngăn chặn những thay đổi nhỏ hằng ngày và tránh sự biến động quá lớn trong thời gian dài. Vì vậy, nó hỗ trợ đắc lực cho S&OP bằng cách đưa ra các kế hoạch nhỏ trong từng giai đoạn khác nhau của kế hoạch dài hạn.

VÌ SAO CHUỖI CUNG ỨNG CẦN S&OP?

Với 1 số hoạt động lập kế hoạch, như dự báo thống kê, có thể tạo ra kết quả tốt. Tuy nhiên, những kết quả có xu hướng khá hẹp về phạm vi. Ví dụ, một dự báo thống kê tốt sẽ dựa trên các thuật toán và lịch sử của từng mục để ước tính. Nhưng các dữ liệu khác như dự báo doanh thu và lợi nhuận không phải là một phần chính thức của dự báo thống kê. Kết quả dẫn đến sự thiếu hợp tác với các thành phần chính của doanh nghiệp.

Một trong những điểm đau đầu của doanh nghiệp là biến động trong nhu cầu. Ví dụ, hiệu ứng bullwhip tạo ra sự biến động nhu cầu trở nên khuếch đại khi nó di chuyển qua Chuỗi cung ứng. Dù vậy, nó cũng là cơ hội để tất cả các bộ phận bên trong và ngoài Chuỗi cung ứng hợp tác và chia sẻ thông tin.

HỢP TÁC MANG LẠI HIỆU QUẢ TỐT NHẤT CHO S&OP

Giá trị thực và hiệu suất đạt được của S&OP đến từ sự kết hợp. Tất cả các bên đều có thể liên kết vì họ đang sử dụng cùng 1 bộ dữ liệu. Bằng việc kiểm tra tiền và tính cân bằng liên tục, S&OP chấm dứt mọi lý do không chính đáng và tăng trách nhiệm cho mỗi thành viên. Các nghiên cứu cho thấy so với các đồng nghiệp của họ, các công ty có S&OP tốt có kết quả trung bình:

• Hàng tồn kho ít hơn 15%
• Tỉ lệ hoàn thiện đơn hàng hoàn hảo tăng 17%
• Chu kỳ cash-to-cash ngắn hơn 35%
• Giảm còn 1/10 trường hợp Out of Stock

Nghiên cứu của APQC cho thấy khi các chức năng của Chuỗi cung ứng kết hợp trong quy trình S&OP sẽ giảm chi phí vận chuyển hàng tồn kho và giảm luôn cả chi phí để thực hiện kế hoạch cung và cầu. Vì S&OP ảnh hưởng đến toàn bộ Chuỗi cung ứng, các tổ chức nên xem xét việc đầu tư vào quá trình lập kế hoạch và bù đắp vốn bằng những chỉ số hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong các chức năng mua hàng, sản xuất hoặc Logistics. 

Theo demand-planning.com, demandcaster.com & industryweek.com

 

---