Sourcing – Bước chủ chốt cho chiến lược mua hàng thành công

Sourcing trong mua hàng là quá trình tìm kiếm, lựa chọn và quản lý các nguồn cung cấp hay nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu cung ứng của một tổ chức. Quá trình này bao gồm việc xác định và tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá năng lực cung ứng của họ, thương lượng hợp đồng, và duy trì mối quan hệ với họ sau khi hợp đồng đã được ký kết. Mục tiêu của sourcing trong mua hàng là tối ưu hóa hiệu suất chi phí và chất lượng của nguồn cung cấp để đảm bảo sự cung ứng liên tục và hiệu quả cho tổ chức.

Việc tìm kiếm nhà cung ứng mang tính chiến lược rất cao, nhân sự Sourcing luôn trong tâm thế làm sao để cân bằng giữa chi phí và chất lượng sản phẩm cũng như lợi ích của doanh nghiệp. Chi phí mua hàng càng thấp, thì tỷ suất lợi nhuận cho doanh nghiệp càng cao. Tiết kiệm chi phí là điều quan trọng, nhưng nếu chỉ quan tâm về giá mà thì sẽ rất dễ bỏ quên chất lượng của sản phẩm. 

4 Loại hình Sourcing phổ biến

Global Sourcing (nguồn cung toàn cầu)

Global sourcing là chiến lược mua hàng mà tổ chức tìm kiếm và chọn lựa nhà cung cấp từ nhiều quốc gia trên toàn thế giới. Global sourcing mang đến sự đa dạng trong lựa chọn nhà cung cấp, cung cấp cơ hội tối ưu chi phí do sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp và giúp mở rộng thị trường tiềm năng. Tuy nhiên, Global Sourcing cũng đòi hỏi sự quản lý phức tạp, thường liên quan đến các vấn đề vận chuyển, thực hiện các thỏa thuận quốc tế và tuân thủ các quy định thuộc luật pháp quốc tế.

Local Sourcing (nguồn cung nội địa)

Local sourcing là tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp hoặc nguồn cung ứng trong cùng một khu vực hay quốc gia mà tổ chức hoạt động. Loại sourcing này giúp việc quản lý dễ dàng hơn, giảm rủi ro liên quan đến vận chuyển, hỗ trợ các đối tác trong nước và thường sẽ dễ dàng hơn khi xây dựng mối quan hệ mật thiết với nhà cung cấp. Tuy nhiên, local sourcing có thể giới hạn sự đa dạng trong lựa chọn nhà cung cấp và không đảm bảo chi phí thấp như global sourcing.

Single Sourcing (nguồn cung đơn lẻ)

Single sourcing là việc chỉ đồng hành cùng một nhà cung cấp duy nhất cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Loại sourcing này thường giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp, giảm sự phức tạp trong quản lý và thỏa thuận hợp đồng. Tuy nhiên, single sourcing thường tạo ra rủi ro cung ứng cho doanh nghiệp nếu nhà cung cấp gặp vấn đề trong chuỗi chuỗi cung ứng của họ. Bên cạnh đó, việc chỉ hợp tác với một nhà cung cấp có thể không đảm bảo chi phí cạnh tranh.

Sole Sourcing (nguồn cung độc quyền)

Sole sourcing là việc chọn lựa chỉ một nhà cung cấp duy nhất cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể và không có sự lựa chọn thay thế. Sole Sourcing tạo mối quan hệ độc quyền với nhà cung cấp và giảm phức tạp trong quản lý. Tuy nhiên, mối quan hệ độc quyền này có thể dẫn đến tình hình kiểm soát lớn hơn từ phía nhà cung cấp, tạo sự phụ thuộc mạnh mẽ và có thể không đảm bảo chi phí cạnh tranh. Nếu nhà cung cấp gặp vấn đề, tổ chức có thể gặp rủi ro lớn trong hoạt động kinh doanh của mình.

Thách thức trong quy trình Sourcing

Thách thức trong hợp tác và giao tiếp 

Sourcing không chỉ liên quan đến việc giao dịch với nhà cung cấp, mà còn liên quan đến việc hợp tác và giao tiếp với các nhóm bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các bên nội bộ có thể bao gồm các phòng ban khác trong doanh nghiệp, như kế toán, sản xuất, kỹ thuật, chất lượng, bán hàng, marketing, hoặc các nhà lãnh đạo của tổ chức. Các bên liên quan bên ngoài có thể bao gồm các khách hàng, đối tác, cơ quan chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận,… Các nhân sự chịu trách nhiệm chính cần phải có kỹ năng giao tiếp và thuyết phục để đảm bảo rằng các bên liên quan hiểu và ủng hộ các quyết định và hoạt động trong kế hoạch sourcing.

Thách thức về độ tin cậy của nhà cung cấp 

Việc chọn được một nhà cung cấp uy tín, chất lượng và ổn định là một thách thức lớn trong sourcing. Các nhà cung cấp có thể gặp các rủi ro về tài chính, sản xuất, vận chuyển, pháp lý hoặc đạo đức, ảnh hưởng đến khả năng cung ứng hàng hoá và dịch vụ cho doanh nghiệp. Điều này đặt ra thách thức trong việc tìm ra giải pháp giúp trực quan hóa hoạt động chuỗi cung ứng của nhà cung cấp. 

Bên cạnh đó ngay từ những bước đầu tiên trong quy trình sourcing, các nhà mua hàng cần phải có các phương pháp để kiểm tra và đánh giá độ tin cậy của nhà cung cấp, ví dụ như xem xét báo cáo tài chính, chứng chỉ chất lượng, danh tiếng trên thị trường, phản hồi của khách hàng, hoặc thực hiện các cuộc kiểm tra và thăm dò.

Thách thức trong quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp

Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp là một khía cạnh quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng. Một doanh nghiệp có thể phải hợp tác với nhiều nhà cung cấp khác nhau để đáp ứng nhu cầu sản xuất và cung ứng của họ. Điều này có thể tạo ra thách thức trong việc quản lý và duy trì mối quan hệ hiệu quả với từng nhà cung cấp riêng lẻ. Sự phụ thuộc vào một số lượng lớn nhà cung cấp có thể làm tăng rủi ro khi một hoặc một số nhà cung cấp gặp vấn đề hoặc thay đổi điều kiện cung cấp.

Để quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp một cách hiệu quả, cần có một đội ngũ có kỹ năng và kiến thức về quản lý chuỗi cung ứng, đàm phán, và kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ. Nếu doanh nghiệp không đầu tư đủ vào đội ngũ này hoặc không có đủ nguồn lực, họ có thể gặp khó khăn trong việc duy trì mối quan hệ tích cực và hiệu quả với nhà cung cấp.

Thách thức trong đàm phán

Đàm phán với nhà cung cấp là một phần quan trọng trong quá trình thiết lập và duy trì mối quan hệ với họ. Thách thức trong đàm phán có thể bao gồm khả năng đàm phán yếu kém Một số doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện đàm phán hiệu quả với nhà cung cấp.

Điều này có thể do thiếu kỹ năng đàm phán, thông tin thị trường không đầy đủ, hoặc không đủ tự tin trong quá trình đàm phán. Sự yếu kém trong đàm phán có thể dẫn đến việc không đạt được điều kiện tốt nhất cho doanh nghiệp hoặc thậm chí là mất cơ hội ký kết hợp đồng với nhà cung cấp tốt.

Trong một số trường hợp, đặc biệt là khi giao dịch liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ phức tạp, việc đàm phán về giá cũng như các điều kiện trong hợp đồng có thể trở nên rất phức tạp và khó khăn. Điều này đòi hỏi sự tập trung vào chi tiết, kiến thức về lĩnh vực sản phẩm/dịch vụ và khả năng đối phó với các vấn đề pháp lý và tài chính có thể phát sinh trong quá trình đàm phán.

Chiến lược sourcing linh hoạt

Thị trường cung ứng luôn không ngừng biến động do ảnh hưởng bởi những yếu tố kinh tế, chính trị, tiêu chuẩn chất lượng, nhu cầu của người tiêu dùng… Sự biến động này có thể ảnh hưởng đến giá cả của hàng hóa và dịch vụ, làm thay đổi sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp, và tạo ra tình huống mà doanh nghiệp cần phải điều chỉnh chiến lược sourcing của họ một cách nhanh chóng để đáp ứng đúng những tiêu chí của thị trường và luôn duy trì lợi thế cạnh tranh. 

 

Trong những bối cảnh này, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp cần phải có sự linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh chóng để đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn có thể duy trì sự ổn định và hiệu suất trong chuỗi cung ứng của họ. Điều này đòi hỏi sự theo dõi thường xuyên về thị trường và sự sẵn sàng thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.

Tactical sourcing and Strategic sourcing

Tactical sourcing (tìm nguồn cung ứng chiến thuật) and Strategic sourcing (tìm nguồn cung ứng chiến thuật) là 2 cách tiếp cận trong sourcing. Hai cách tiếp cận này có sự khác biệt lớn về mục tiêu, Tactical sourcing hướng đến việc đạt được chi phí thấp nhất có thể mà không xem xét các yếu tố khác như:

• Quản lý quan hệ nhà cung cấp
• Giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng
• Phân tích chuyên sâu về các đối tác cung ứng
• Chất liệu sử dụng trong sản phẩm
• …

Tactical sourcing: là cách tiếp cận mang tính phản ứng, bao gồm các yêu cầu kinh doanh ngoài kế hoạch và thường dựa trên các quyết định ngắn hạn. Đó là một cách tiếp cận bao gồm các quyết định không mang tính chiến lược. Cách tiếp cận này thường được ứng dụng cho các mặt hàng có lợi nhuận cao, rủi ro thấp và không quan trọng trong tổ chức.

Strategic sourcing: là cách tiếp cận mang tính chủ động và có kế hoạch. Cách tiếp cận này dựa trên việc phân tích thị trường cung ứng và lựa chọn nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu của tổ chức, thường được sử dụng cho các quyết định dài hạn liên quan đến các mặt hàng có lợi nhuận cao và rủi ro cao.

7 Bước trong quy trình Sourcing

Sourcing là hoạt động quan trọng trong việc chọn được nguồn cung ổn định và chất lượng cho doanh nghiệp, đảm bảo chuỗi cung ứng của doanh nghiệp không bị đứt gãy. Chính vì thế, hoạt động này cần tiến hành một cách chặt chẽ theo một quy trình nhất định. Dưới đây là 7 bước cơ bản nhất của một quy trình Sourcing:

Bước 1: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Bước 2: Xác định các yêu cầu chính về nguồn cung ứng

Bước 3: Xác định chiến lược tìm nguồn cung ứng

Bước 4: Xác định Nguồn cung cấp tiềm năng

Bước 5: Giới hạn nhà cung cấp trong nhóm lựa chọn

Bước 6: Xác thực và lựa chọn nhà cung cấp

Bước 7: Chọn nhà cung cấp và thỏa thuận hợp đồng

Tham khảo bài viết chi tiết về “7 Bước đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp”

Phân biệt Procurement và Sourcing

Procurement và Sourcing thường được sử dụng thay thế cho nhau và được hiểu theo nghĩa là mua hàng cho doanh nghiệp. Tuy cả 2 đều hướng đến mục tiêu cuối cùng là mua hàng, nhưng chúng lại khác nhau về ý nghĩa và cách thức hoạt động.

Hiểu đúng 2 thuật ngữ này giúp doanh nghiệp hiểu rõ vai trò và mục tiêu của từng khía cạnh, từ đó có thể tối ưu hóa quy trình, quản lý rủi ro, và đảm bảo chuỗi cung ứng diễn ra một cách mạch lạc và hiệu quả. 

Procurement

Phạm vi: Phạm vi của Procurement bao gồm toàn bộ quá trình từ khi xác định nhu cầu của tổ chức đến khi kết thúc hợp đồng dịch vụ hoặc kết thúc vòng đời của một loại hàng hóa cần mua

Nhiệm vụ: Procurement chịu trách nhiệm giám sát và quản lý các bước của chu trình mua hàng, bao gồm các hoạt động như phân tích thị trường, tìm kiếm nguồn cung ứng, thương lượng, ký kết hợp đồng và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp. Procurement cố gắng tạo ra giá trị và giảm rủi ro trong chuỗi cung ứng bằng cách thiết lập mối quan hệ làm việc đúng đắn phù hợp với các nhà cung cấp. Procurement đồng thời thực hiện việc đánh giá và ra quyết định quan trọng như việc mua hay tự sản xuất.

Sourcing

Phạm vi: Sourcing là một phần của quá trình procurement.

Nhiệm vụ: Sourcing tập trung vào việc đánh giá thị trường để xác định những nhà cung cấp tiềm năng có khả năng đáp ứng nhu cầu của tổ chức, bao gồm chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng cần mua và tốc độ giao hàng. Sourcing liên quan chặt chẽ đến việc xác định chiến lược tìm kiếm nguồn cung cấp (sourcing strategy) để tạo lợi thế bằng cách liên tục xem xét nhu cầu hiện tại so với cơ hội mua hàng.

Tạm kết:

 

Nói đến Sourcing là nói đến các hoạt động đầu tiên trong chuỗi Procurement, Sourcing đề cập đến những hoạt động đầu vào bao gồm tìm kiếm và đánh giá hiệu quả nhà cung ứng để tiến tới thỏa thuận. Sourcing quan tâm đến việc làm thế nào để chọn được đúng nguồn hàng với những tiêu chí mà doanh nghiệp đưa ra như chi phí, số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm và tính chiến lược trong việc hợp tác lâu dài với nhà cung ứng. 

 

Sourcing là hoạt động mang tính chiến lược cao, cần được lên kế hoạch và quản lý chặt chẽ theo từng bước trong quy trình. Song, chiến lược Sourcing cần đảm bảo sự linh hoạt để thích ứng với những thay đổi của thị trường.