Đánh giá hiệu suất thực hiện hợp đồng với 10 KPIs tiêu biểu nhất

Ví dụ thực tế về thất bại trong quản lý hợp đồng

Đây là ví dụ cho thấy những gì thậm chí thất bại nhỏ trong hợp đồng cũng gây tổn thất chi phí lớn, giữa Công ty A mua dịch vụ chuyên nghiệp trả trước hàng tháng từ Công ty B:

• Công ty A ký hợp đồng với Công ty B để đổi mới các dịch vụ chuyên nghiệp với số tiền ứng trước $ 10,000/ tháng ($ 120,000/ năm).
• Trong khi đó, Công ty A không còn yêu cầu 25%  lượng dịch vụ do Công ty B cung cấp.
• Công ty A bỏ lỡ ngày gia hạn Hợp đồng và tiếp tục ký hợp đồng thêm một năm dịch vụ với Công ty B.
• Việc bỏ lỡ hạn mức làm mới hợp đồng của Công ty A khiến họ phải tiếp tục chi $ 30,000 / năm cho các dịch vụ mà công ty không cần.
• Công ty A quản lý 500 hợp đồng mỗi năm. Với tỷ lệ thất bại trung bình là 10%, điều này có nghĩa là 50 hợp đồng thất bại mỗi năm.

Với 50 hợp đồng gặp vấn đề mỗi năm, và mức phí $ 30,000 / năm, Công ty A đang phải chi đến $ 150,000 / năm. Đây mới chỉ là một trong những thất bại thông thường trong công việc quản lý hợp đồng gây tác động lớn có thể xảy ra đối với tổ chức. 

Vậy làm thế nào để các nhà quản lý hợp đồng có thể cân bằng việc soạn thảo hợp đồng, quản lý hợp đồng và nâng cao hiệu quả trong kinh doanh? Chìa khóa để kiểm soát và đo lường hệ thống quản lý hợp đồng chính là xác định KPIs quản lý hợp đồng rõ ràng. KPIs luôn là công cụ hiệu quả để giám sát tiến độ thực hiện quy trình Hợp đồng. Các mốc thời gian, số liệu chỉ tiêu về công việc và các điểm dữ liệu trong Hợp đồng đều có thể được sử dụng để tạo các KPIs và thiết lập benchmark, giúp Hợp đồng tuân theo đúng vòng đời của nó.

1. Độ dài vòng đời hợp đồng

Số ngày cần thiết để hoàn chỉnh một vòng đời hợp đồng có thể khác nhau giữa các ngành, loại hợp đồng và tình huống. Tuy nhiên, tổ chức cần xác định thời gian chu kỳ có thể chấp nhận được từ khi bắt đầu hợp đồng đến có đầy đủ chữ ký trên các bộ phận khác nhau. Sử dụng hệ thống tổng hợp quản lý hợp đồng để tìm ra số ngày qua để hoàn thành vòng đời hợp đồng, các nhà quản lý hợp đồng có thể theo dõi xem họ có đúng tiến độ không và cần làm những quy trình nào để tăng tốc hoặc loại bỏ các yếu tố thừa.

Đây là 1 KPIs rộng bao hàm nhiều chỉ tiêu nhỏ, có thể kể đến như:

Số ngày phê duyệt trễ hạn

Vì sự chậm trễ trong phê duyệt có thể đến từ hai bên tham gia, nên cần phải phân biệt lỗi chậm trễ từ phía khách hàng hay tổ chức. Giữ số ngày trì hoãn phê duyệt và sửa đổi nội bộ ở mức tối thiểu là điều cần thiết để các hợp đồng có thể giữ trong phạm vi và ngân sách.

KPI này cho người quản lý hợp đồng biết bộ phận nào đang sử dụng thời gian không phù hợp với bản nháp và chỉnh sửa. Giám đốc bán hàng đặc biệt quan tâm đến bất kỳ sự chậm trễ nào trong thời gian chu kỳ vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh tổng thể.

2. Số lượng hợp đồng trên từng khách hàng, đối tác, chương trình, loại hoặc địa lý

Giám sát số lượng này cho phép tổ chức đánh giá hiệu suất hợp đồng nhanh chóng. Khả năng đi sâu và phân tích các loại hợp đồng cụ thể làm hiểu biết về tăng trưởng kinh doanh và các yếu tố đem lại giá trị, hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh tổng thể.

Phân tích dữ liệu lịch sử sẽ dự đoán được xu hướng và bối cảnh cho tương lai bằng cách đo lường và theo dõi kết quả sau thực hiện, đảm bảo đáp ứng các mục tiêu hiện tại, xác định chính xác các điểm cần cải thiện và đặt kế hoạch tăng trưởng thực tế.

Với dữ liệu này, tổ chức nhanh chóng xác định và theo dõi có bao nhiêu hợp đồng đang diễn ra, cách các đối tác thực hiện theo các điều khoản hợp đồng. Chi tiết liên quan đến hợp đồng, ngoài khối lượng trên mỗi đối tác thương mại, có thể bao gồm tỷ lệ doanh thu hợp đồng, lợi nhuận và các số liệu hiệu suất khác có thể được khoan nhanh chóng và dễ dàng từ bảng điều khiển.

3. Tỷ lệ hợp đồng không được gia hạn

Tỷ lệ hợp đồng không gia hạn là một benchmark hữu ích để tìm ra những giá trị tiềm năng bị mất đi từ các khách hàng hiện tại. Để tận dụng tối đa ngân sách tiếp thị và giảm chi phí mua lại khách hàng, tổ chức phải giữ được càng nhiều khách hàng càng tốt.

Trong một số ngành, có thể chấp nhận cho một tỷ lệ hợp đồng nhất định hết hạn mà không cần gia hạn. Một cách để giữ tỷ lệ đó trong một phạm vi chấp nhận được là chủ động tiếp cận với khách hàng. Thay vì chờ đợi một vài ngày trước khi hợp đồng hết hạn, người quản lý hợp đồng có thể được thông báo trước một vài tuần về ngày gia hạn và đầu tư thời gian để chuẩn bị một hợp đồng mở rộng hợp đồng và thêm các dịch vụ khác.

4. Các trường hợp không tuân thủ hợp đồng

Đây là KPI quan trọng nhất cần theo dõi. Mỗi giai đoạn của quá trình hợp đồng phải có ý nghĩa về mặt tài chính. Độ dài của chu kỳ hợp đồng ảnh hưởng đến chi phí, hiệu suất hoặc thiếu chi phí tác động và chất lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ mang lại chi phí tác động. Theo IndustryWeek, các tổ chức có quy trình tuân thủ hợp đồng rõ ràng sẽ tiết kiệm được hơn 80% khi so sánh với các tổ chức khác. KPI này cung cấp insight về thời gian và số tiền mà nó đang chi tiêu cho mỗi hợp đồng để đảm bảo nó có được giá trị tối đa.

5. Giá trị hợp đồng hàng năm (ACV)

ACV sẽ rất hữu ích khi tỷ lệ gia hạn cao vì nó tổng hợp giá trị của tất cả các hợp đồng định kỳ. KPI cũng được sử dụng khi cần so sánh tỷ lệ và doanh thu từ hợp động định kỳ, hợp đồng mới ký và so với doanh thu bị mất do các hợp đồng không được gia hạn.

6. Giá trị còn lại sau khi chấm dứt hợp đồng (TRV)

Đặc biệt được dùng trong các hợp đồng dịch vụ, TRV giúp tổ chức bảo vệ doanh thu bằng cách làm nổi bật các hóa đơn chưa thanh toán, số tiền chưa thanh toán và số tiền tín dụng.  KPI này cũng là một chỉ số làm nổi bật hiệu suất hợp đồng khi tính ra được tỷ lệ hợp đồng bị chấm dứt so với hợp đồng hiện tại.

7. Phương sai giá trị đơn hàng từ giá trị hợp đồng gốc (OVV)

OVV có thể chỉ ra các hạng mục cần cải thiện, chẳng hạn như giao tiếp khách hàng và đánh giá mục tiêu hợp đồng. Nó bao gồm những biến đổi do lỗi, phạm vi và điều khoản hiện có được phát hiện. OVV dưới 5% là chấp nhận được, trong khi giá trị lớn hơn 10% được coi là nghiêm trụng.

8. Gian lận từ nhà cung cấp

KPI này rất quan trọng trong việc nâng cao nhận thức, phát hiện các chi phí không cần thiết và đo lường hiệu quả của quản lý rủi ro. Một cuộc khảo sát năm 2010 của Association of Certified Fraud Examiners chỉ ra, gian lận sẽ không bị phát hiện trong vòng 18 tháng và 24% các gian lận được báo cáo liên quan đến hoạt động thanh toán. KPI này cho phép tổ chức phân biệt các phương pháp tốt nhất để phát hiện và ngăn chặn các hoạt động gian lận tiềm ẩn.

9. Chất lượng / Khiếu nại đã được giải quyết

Chất lượng là KPI thường dùng trong hợp đồng liên quan đến sản xuất, trong đó biện pháp đo lường thường là các khiếm khuyết trên phần triệu và xu hướng theo thời gian sẽ làm nổi bật sự cải thiện, hoặc sự thiếu hụt.

KPI này khó được sử dụng trong hợp đồng dịch vụ. Một cách tiếp cận là sử dụng tỷ lệ phần trăm các khiếu nại hợp lệ được giải quyết và thời gian giải quyết triệt để.

10. Ủy quyền và phê duyệt chữ ký không phù hợp

Khi các hợp đồng di chuyển dọc theo quy trình phê duyệt, người quản lý bắt buộc phải biết liệu có sự bất thường hoặc vi phạm về an ninh xảy ra liên quan đến quyền hành và phê duyệt theo suốt quy trình làm việc hay không. Ủy quyền là việc cần thiết cần thiết để duy trì sự tuân thủ, và khả năng có bản kiểm toán, với chữ ký số hoặc chữ ký thông thường là điều rất quan trọng để đảm bảo rằng phê duyệt chính xác và quy trình đang theo đúng quy định.

Rủi ro đối với những sai lầm như vậy bao gồm các vi phạm an ninh có thể dẫn đến mất tài sản trí tuệ, các vụ kiện và mất danh tiếng với đối tác.

Theo journal.iaccm.com, contractworks.com

---