Tìm kiếm nhà cung cấp là cốt lõi của quy trình thu mua. Nhìn chung, việc tìm kiếm nhà cung cấp gói gọn trong các nội dung sau:
– Thứ nhất là xác nhận xem liệu nhà cung cấp có đảm bảo được chất lượng ổn định và hiệu quả hay không, tiếp đó, xác minh liệu nhà cung cấp có đủ năng lực về máy móc và quy trình công nghệ để sản xuất sản phẩm mà chúng ta yêu cầu hay không.
– Thứ hai là chi phí và giá cả, cần phân tích được giá vốn của sản phẩm rồi thông qua đàm phán đạt được mức tiết kiệm hợp lý, đảm bảo đôi bên cùng có lợi, vì mình cần hợp tác lâu bền mà.
– Thứ ba là vấn đề giao hàng, cần xác định xem NCC có đủ năng lực, nguồn nhân lực để sản xuất đơn hàng kịp tiến độ hay không, có tiềm năng mở rộng năng lực sản xuất hay không.
– Điểm cuối cùng, cũng rất quan trọng, chính là cách NCC phục vụ, hỗ trợ trước và sau khi bán hàng.
XEM THÊM: QUY TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG
CÁC BƯỚC TÌM KIẾM NHÀ CUNG CẤP của bên mình như sau:
Bước 1: Phân tích tính cạnh tranh trong thị trường cung cấp
Xu hướng phát triển của thị trường hiện nay là gì? Định hướng của các NCC lớn trên thị trường là gì? Từ đó chúng ta có cái nhìn chung về các NCC tiềm năng. Sau đó dùng phương pháp phân loại theo cấp độ A, B, C… để phân loại nguồn nguyên vật liệu sản xuất thành các nhóm chất lượng cao, tầm trung hay loại bình dân. Từ đó tiếp tục phân loại cấp bậc, lựa chọn các NCC theo các tiêu chí phù hợp với mặt hàng định nhập.
Bước 2: Tìm kiếm nhà cung cấp có tiềm lực
Sau khi phân tích kỹ thị trường, bạn có thể tìm chọn NCC tiềm năng từ các thông tin ở bước 1. Trong số các NCC này, sau khi loại trừ các NCC hoàn toàn không phù hợp, bạn sẽ có một danh sách NCC có tiềm năng hợp tác.
Bước 3: Khảo sát thực tế, đến thẩm định nhà cung cấp
Mời đơn vị có chuyên môn đến công ty/xưởng NCC khảo sát thực tế và thẩm định. Thường bên mình sẽ tùy theo tình hình mà tiến hành thẩm định một trong hai loại sau, cũng có thể là cả hai: thẩm định xưởng và thẩm định sản phẩm. Họ không chỉ sắp xếp nhân sự có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm đến khảo sát, làm báo cáo chi tiết cho mình mà còn giúp mình trao đổi bước đầu với ban lãnh đạo của NCC để hiểu sâu hơn về tình hình công ty – xưởng – sản phẩm, nắm được ưu – nhược điểm, cơ cấu quản lý, định hướng phát triển của họ.
Đơn vị thẩm định này bên mình có đối tác ký hợp đồng dịch vụ thường xuyên chuyên phụ trách thẩm định.
Bước 4: Xin báo giá từ nhà cung cấp
Đối với các NCC bạn nhận thấy phù hợp, hãy yêu cầu NCC gửi báo giá với các nội dung tùy theo từng sản phẩm và nhu cầu của mình, ví dụ như: hình ảnh, thông số kỹ thuật, số lượng, quy cách đóng gói, thời gian sản xuất và yêu cầu về tiến độ thanh toán. Đồng thời ấn định thời gian cho họ gửi lại báo giá.
Sau khi nhận được báo giá, cần phân tích kĩ các nội dung, làm rõ những điểm bạn cảm thấy nghi vấn hoặc chưa rõ ràng. Từ đó so sánh và lựa chọn ra NCC phù hợp nhất.
Bước 5: Đàm phán hợp đồng
Đàm phán về giá cả, lượng sản phẩm theo lô, thời gian giao hàng, phương thức vận chuyển và thanh toán, chính sách bảo hành cũng như trách nhiệm bồi thường.
Mỗi nhà cung cấp đều là một chuyên gia trong lĩnh vực của họ, chủ động lắng nghe các ý kiến và đề xuất của họ sẽ mang lại khá nhiều ý tưởng hay ho và lợi ích bất ngờ đấy nhé. Chẳng hạn mình từng có nhà cung cấp, sau một hồi nói chuyện, họ chủ động kiến nghị thay đổi nguyên vật liệu, thay thép Thụy Sĩ bằng thép Hàn, chi phí có thể tiết kiệm tới 40% mà hiệu quả tính năng, chất lượng vẫn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu.
Bước 6: Chốt nhà cung cấp làm việc lâu dài
Thông qua quá trình liên kết chiến lược, tham vấn thiết kế, các NCC có thể giúp bạn cắt giảm chi phí một cách hiệu quả. Một khía cạnh rất quan trọng khác là các chi phí ẩn. Chu kỳ mua hàng, hàng tồn kho, chi phí vận chuyển,… đều là những chi phí vô hình, cần chọn lựa những NCC có đủ năng lực giao hàng kịp thời, giảm thiểu lượng hàng tồn kho, từ đó giảm chi phí cho công ty.
