Category Management – Chiến lược tối ưu chi phí và hiệu suất Mua hàng

Category management (quản lý danh mục) được hiểu là một cách tiếp cận của chiến lược Mua hàng (Procurement Strategy). Category management cho phép các nhà quản lý phân nhóm các khoản chi tiêu chính của doanh nghiệp thành các nhóm hàng hóa và dịch vụ riêng biệt dựa theo các đặc điểm, tính năng của chúng với mục tiêu xác định chiến lược quản lý và tập trung nguồn lực phù hợp cho từng nhóm.

Tùy vào từng tổ chức, ngành hàng, hàng hóa sẽ được chia thành các danh mục theo nhiều tiêu chí khác nhau, có thể được chia theo nhóm hàng có chi phí trực tiếp (Direct Costs) và gián tiếp (Indirect Costs), dựa trên giá trị hàng hóa, nhà cung cấp, loại hàng, khối lượng, hoặc chia theo các nhóm như: Product support items, Services, Raw material, Maintenance Repair Product (MRO), Components, Finished product,…

*Direct Costs và Indirect Costs được hiểu như sau:

• Direct Costs – Trực tiếp: bao gồm những nhóm chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm cuối cùng, ví dụ như nguyên vật liệu, các nhân sự tham gia vào việc làm ra sản phẩm,…
• Indirect – Gián tiếp: chi phí không liên quan trực tiếp đến sản phẩm cuối cùng, ví dụ như bảo hiểm công ty, điện, nước, mặt bằng kinh doanh,…nhiều chi phí chung của doanh nghiệp cũng được xem là chi phí gián tiếp.

5 Lợi ích của Category Management

Category Management chi tiết hóa các khoản chi phí một cách chuyên sâu. Đồng thời, chiến lược này hướng đến mục tiêu giúp các nhân sự mua hàng tập trung khả năng và hoàn thành các hoạt động mua hàng một cách hiệu quả nhất cho từng nhóm danh mục mà mình chịu trách nhiệm. Từ đó đảm bảo quy trình mua hàng diễn ra hiệu quả, ổn định hơn và có thể được cải thiện liên tục.

Áp dụng Category Management giúp phòng mua hàng giảm thiểu rủi ro từ việc xử lý đơn đặt hàng gấp, các tình huống bất thường từ các đối tác liên quan và tối ưu chi phí thông qua việc phát triển mạng lưới các nhà cung cấp và xây dựng các mối quan hệ thương mại vững chắc. Song với đó, các nhà cung cấp cũng có cơ hội xây dựng mạng lưới các đối tác thương mại lâu dài, tạo nguồn thu ổn định và cơ hội việc làm cho người lao động của họ. 

Quản lý danh mục (Category Management) giúp phòng Mua hàng và tổ chức của họ đạt được 5 lợi thế sau:

Nâng cao mối quan hệ và năng lực nhà cung cấp

Chiến lược quản lý hoạt động mua hàng theo danh mục (Category Management) cho phép các nhà quản lý mua hàng tập trung nâng cao mức dịch vụ (Service Level) và tăng sự kết nối với các nhà cung cấp (đặc biệt là với các nhà cung cấp chiến lược). Từ đó, nâng cao khả năng hợp tác lâu dài, tạo ra nhiều cơ hội phát triển chung cho cả bên bán và bên mua. 

 

Sự kết nối hiệu quả giúp nhân sự mua hàng khai thác được nhiều thông tin giá trị và đạt được sự hiểu biết chuyên sâu về các đối tác cung ứng của mình, từ đó tinh chỉnh hợp đồng, phát huy tối đa quyền lợi cho cả người bán và người mua. Hơn thế, một mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp giúp doanh nghiệp giao tiếp hiệu quả hơn trong việc đề xuất, đóng góp ý tưởng hướng đến việc cải tiến, nâng cao hiệu suất trong công việc của các đối tác cung ứng. 

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng 

Category Management cho phép tổ chức mua hàng hóa ở cấp danh mục, từ đó dồn mọi nỗ lực vào một nhóm các mặt hàng có cùng đặc điểm và chức năng riêng biệt 

Quản lý danh mục là trách nhiệm duy nhất của một người quản lý danh mục, người quản tất cả các yếu tố liên quan đến một hợp đồng hoặc dịch vụ cụ thể như nhu cầu nguồn cung, thu thập các đề xuất, và thương thảo hợp đồng với các nhà cung cấp. Điều này tạo cơ hội cho doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ đa dạng và dựa trên giá trị để đáp ứng mong muốn của khách hàng.

Ra quyết định tốt hơn

Category Management cung cấp cái nhìn chi tiết về các sản phẩm và dịch vụ trong danh mục. Điều này giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu một cách chắc chắn. Các nhà quản lý có thể so sánh các ưu và nhược điểm của từng lựa chọn, dựa trên tiêu chí như chất lượng, giá cả và nang lực cung ứng của các đối tác. Khi có dữ liệu cụ thể, các quyết định sẽ được thực hiện một cách hiệu quả hơn. 

 

Tăng hiệu quả đàm phán về giá 

Khi một danh mục không được quản lý tốt, các thông tin về giá, chi phí và số tiền đã chi tiêu sẽ khó có thể kiểm soát. Việc phân loại và quản lý chặt chẽ các danh mục hàng hóa không những giúp các nhà quản lý hiểu rõ tính chất và thị trường của từng nhóm hàng, mà còn nắm được tình hình chi tiêu hiện tại của doanh nghiệp. Từ đó điều chỉnh hoặc thiết lập những chiến lược đàm phán chặt chẽ hơn về giá, đặc biệt tập trung vào các nhóm hàng hóa chiến lược, mang lại nhiều lợi nhuận, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí Mua hàng.

Quản lý hiệu quả rủi ro

Lợi ích cuối cùng của quản lý danh mục là có thể quản lý rủi ro mua hàng một cách hiệu quả hơn. Việc phân nhóm các hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về cách mỗi danh mục tạo ra giá trị và rủi ro như thế nào, từ đó hiểu sâu hơn về từng nhà cung cấp và những rủi ro liên quan đến họ, chẳng hạn như môi trường, nhân viên và năng lực của nhà cung cấp đó. Điều này giúp các nhà quản lý thiết lập được ma trận quản lý rủi ro, ngăn chặn và giải quyết kịp thời những rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả cung ứng của doanh nghiệp.

 

5 Thách thức của quản lý danh mục

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích như đã đề cập ở trên, nhưng Category Management cũng sẽ đi kèm với những thách thức, dưới đây là 5 thách thức phổ biến nhất trong quản lý danh mục:

 

Khó khăn trong việc chọn danh mục

Trong Category Management, việc lựa chọn các danh mục sản phẩm hoặc dịch vụ cần quản lý đòi hỏi sự chính xác và khả năng đánh giá chi tiết. Việc xác định các nhóm danh mũ trở nên phức tạp và thiếu chính xác nếu các nhân sự không nắm rõ kiến thức chuyên môn hoặc có quá ít thông tin về ngành, nguyên tắc hoạt động và nhu cầu của khách hàng, cũng như thiếu các công cụ, phương pháp phân tích phù hợp.

 

Thu hút các bên liên quan

Việc kết nối và giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan ở các cấp khác nhau trong doanh nghiệp là điều tối quan trọng trong việc quản lý các danh mục mua hàng, từ các giám đốc điều hành cung cấp hỗ trợ và đầu tư, đến các nhà quản lý trực tiếp phê duyệt các danh mục, đến các chuyên gia kỹ thuật hoạt động trong các nhóm chức năng chéo (Cross Function).  

 

 

Trong một số doanh nghiệp, các phòng ban hay nhân sự thường sẽ không quá để tâm đến những dự án hay kế hoạch cụ thể nếu họ không phải là người trực tiếp quản lý và thực thi. Chính vì thế, các nhà quản lý mua hàng cần cho các bên liên quan thấy được đóng góp tích cực của việc quản lý danh mục trong việc cải thiện hiệu quả Mua hàng và sự phát triển của doanh nghiệp. Cần làm rõ vai trò và sự đóng của các bên liên quan trong việc thực hiện hiệu quả chiến lược quản lý danh mục trong mua hàng.

Đầu tư về thời gian và nguồn lực

Quản lý danh mục đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và sự cam kết, điều này dựa vào sự tham gia tích cực của nhiều cá nhân trong một tổ chức, đòi hỏi các nhân sự cần trau dồi và nâng cao năng lực của mình. 

 

Việc chuyển đổi một bộ phận thực thi sang một bộ phận chiến lược hơn sẽ dễ tạo ra những lỗ hổng trong khả năng của các nhân sự. Tình trạng này có thể khắc phục bằng cách cung cấp đào tạo và huấn luyện cụ thể về các kỹ năng và khả năng cần thiết cho lực lượng lao động của doanh nghiệp. Chính vì thế doanh nghiệp cần thiết lập ngân sách hỗ trợ chi phí đào tạo cho các nhân sự mua hàng.

Thu thập và phân tích dữ liệu

Để thực hiện phân tích chính xác và ra quyết định thông minh, cần phải có dữ liệu đáng tin cậy và đầy đủ. Điều này trở nên khó khăn vì mỗi danh mục bao gồm hàng trăm loại sản phẩm (SKUs – Stock Keeping Units) và được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp khác nhau. Ngoài ra, dữ liệu thị trường của mỗi SKU cũng chứa đa dạng các đặc điểm.

 

 

Xử lý và phân tích dữ liệu trong quản lý danh mục đòi hỏi kỹ năng phân tích mạnh mẽ. Việc hiểu rõ các mẫu, xu hướng và biến đổi trong dữ liệu có thể khó khăn nếu không có kiến thức chuyên môn hoặc công cụ phân tích thích hợp

5 Nguyên tắc trong quản lý danh mục

Để quản lý các danh mục một cách hiệu quả, các quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc. Các nguyên tắc trong Category Management cung cấp một khung làm việc để quản lý danh mục sản phẩm và dịch vụ một cách hiệu quả hơn, giúp các nhà quản lý tập trung vào những khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp, đảm bảo tính nhất quán, xây dựng mối quan hệ và tận dụng kiến thức từ các nguồn lực bên ngoài để tạo ra giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp. 

 

Phân loại (Categorisation)

Đây là việc nhóm các yêu cầu và sản phẩm của tổ chức vào các nhóm khác nhau dựa trên các đặc điểm chung. Khi thực hiện hoạt động này, các nhà quản lý sẽ có kiến thức sâu hơn về từng nhóm sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Việc phân loại giúp các nhà quản lý tổ chức danh mục một cách logic và có hệ thống, quản lý các sản phẩm hoặc dịch vụ trong từng danh mục riêng biệt, giúp theo dõi hiệu suất và tối ưu hóa việc quản lý chúng.

Khi đã phân loại các yêu cầu hoặc sản phẩm, các nhà quản lý có thể tập trung tìm kiếm cơ hội cải tiến, giảm giá hoặc tối ưu hóa từng danh mục một cách hiệu quả hơn.

Tổng hợp (Aggregation)

Nguyên tắc này tập trung các yêu cầu và nhu cầu kinh doanh của tổ chức vào một nhóm duy nhất hoặc một số ít nhóm, thay vì xử lý chúng riêng lẻ. Với cách làm như vậy, doanh nghiệp có khả năng tăng khối lượng mua từ một nhà cung cấp để đạt được giá mua ưu đãi hơn. Bên cạnh đó, điều này còn giúp tiết kiệm thời gian và công sức nhờ vào việc giảm được số lượng giao dịch. Không những thế việc theo dõi và kiểm soát một số lượng ít giao dịch lớn sẽ dễ dàng hơn so với việc quản lý nhiều giao dịch nhỏ, riêng lẻ.

Tiêu chuẩn hóa (Standardisation)

Nguyên tắc này đề cập đến việc thiết lập các quy tắc và quy trình chung cho các hoạt động liên quan đến các danh mục sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Điều này giúp đảm bảo mọi nhân sự làm việc một cách nhất quán và dễ dàng theo dõi lợi ích của việc thực hiện các quy trình này, đảm bảo rằng các kết quả đạt được đáng tin cậy. Bên cạnh đó, Standardisation còn giúp các nhà quản lý thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng cho các sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này đảm bảo rằng mọi thứ đáp ứng yêu cầu về chất lượng của tổ chức và khách hàng.

Quản lý mối quan hệ (Relationship Management)

Nguyên tắc quản lý mối quan hệ liên quan đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp và hiệu quả với các nhà cung cấp và các bên liên quan khác. Mối quan hệ này không chỉ dựa vào giao dịch mua bán, mà còn tập trung vào việc trao đổi thông tin, kiến thức, hỗ trợ để tạo thêm giá trị cho cả hai bên. Bằng cách trao đổi kiến thức và thông tin giá trị một cách liên tục, doanh nghiệp có thể thúc đẩy sự hợp tác và đạt được những lợi ích dài hạn.

Thuê ngoài (Outsourcing)

Nguyên tắc này cho phép doanh nghiệp tận dụng kiến thức và kỹ năng từ bên thứ ba. Thay vì tự thực hiện mọi thứ, doanh nghiệp có chuyển một phần trách nhiệm cho các chuyên gia hoặc tổ chức có kinh nghiệm để giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu của mình. Điều này giúp các nhân sự tập trung vào các hoạt động cốt lõi để tạo ra nhiều giá trị cho doanh nghiệp.

Tạm kết

Quản lý danh mục cho phép các chuyên gia mua hàng và cung ứng tập trung tạo giá trị cho các nhóm danh mục lớn thay vì từng sản phẩm riêng lẻ, như giảm chi phí và giá bán, rủi ro và thời gian không cần thiết trong chuỗi cung ứng. Từ đó nâng cao dịch vụ đối với khách hàng, chất lượng, thương hiệu, danh tiếng thông qua chuỗi cung ứng bền vững và tuân thủ quy định.

Category Management mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đối mặt với nhiều thách thức. Việc hiểu rõ những thách thức này có thể giúp tổ chức chuẩn bị và áp dụng chiến lược này một cách hiệu quả hơn. 

Bên cạnh đó, để quản lý mua hàng theo danh mục một cách hiệu quả, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc. Các nguyên tắc trong Category Management cung cấp một khung làm việc để quản lý danh mục sản phẩm và dịch vụ một cách hiệu quả hơn, giúp các nhà quản lý tập trung vào những khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp, đảm bảo tính nhất quán, xây dựng mối quan hệ và tận dụng kiến thức từ các nguồn bên ngoài để tạo ra giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp. 

Nguồn:

1. Category Management, CIPS;
2. Simfoni-handbook-category-management;
3. GEP Intelligence Drive Innovation.

Tham khảo bài viết: Category Management & Strategic Sourcing, đâu là sự khác biệt?