Các công cụ S&OP hiệu quả bao gồm các công cụ phân tích dữ liệu, trình bày thông tin và đưa ra quyết định. Nó cũng bao gồm khả năng tích hợp dữ liệu điều hành S&OP. Nếu không có các công cụ S&OP hiệu quả, quá trình triển khai có thể rất chậm và đồng thời lãng phí nhiều thời gian và công sức để thu thập dữ liệu và xây dựng công cụ. Sự lãng phí này đôi khi dẫn đến thất bại.
Hầu hết các công ty thường bắt đầu tiến hành S&OP trên công cụ thông dụng, quen thuộc nhất đó chính là Microsoft Excel. Excel thường được chọn vì sự linh hoạt và do các công ty thường không nắm bắt được chính xác quy trình S&OP của họ sẽ là gì. Tuy nhiên, sự linh hoạt và thuận tiện đó luôn phải có một cái giá đi kèm.
I. Các hạn chế của Excel trong việc xây dựng S&OP
Excel đơn giản là một phần mềm hỗ trợ cho việc tính toán và thống kê, nó hoàn toàn không có hướng dẫn cụ thể nào về cách thiết kế quy trình S&OP cũng như các công cụ trực quan để hỗ trợ xây dựng S&OP. Vì vậy, để có thể dùng Excel như một công cụ hiệu quả công ty cần viết các đoạn macro phức tạp để có thể xây dựng S&OP trên Excel cho một năm.
Khi làm việc với một số lượng lớn dữ liệu trong các sheet, Excel khá “mỏng manh” và đòi hỏi tính nhất quán cao. Nếu nhân sự liên quan không cập nhật các thông số cần thiết hoặc đưa thông số sai vị trí vào các sheet, quy trình có khả năng cao sẽ bị phá vỡ và mọi người sẽ làm việc trên các dữ liệu sai lệch.
Excel nổi tiếng là có nhiều phiên bản. Mọi người rất dễ dàng tạo các bản sao của bảng tính excel để xây dựng nên một mô hình của riêng họ. Nhưng vấn đề ở đây là các phiên bản khác nhau có thể có các tính năng và cách thức vận hành khác nhau, cùng một ‘file’ khi xử lý trên nhiều phiên bản có thể gây ra lỗi xung đột.
Các bảng tính phức tạp (hoặc bất kỳ giải pháp tùy chỉnh nào) thường được tạo và sở hữu bởi một người trong tổ chức. Nếu người đó rời công ty hoặc thay đổi công việc, rất khó để một người mới vào ví trí đó tìm hiểu cách hoạt động của bảng tính. Một cách thường xuyên, quá trình thực hiện S&OP sẽ gặp rắc rối khi quá trình chuyển giao đó xảy ra.
Rất khó để tăng tốc các quy trình dựa trên Excel. Trong môi trường thay đổi nhanh chóng như hiện nay, S&OP hàng tháng đơn giản là không đủ. Việc điều chỉnh giữa các chu kỳ sẽ ngày càng trở nên cần thiết hơn và những công ty không thể tận dụng toàn bộ chu trình S&OP sẽ thực hiện quyết định dựa trên dữ liệu không đầy đủ.
Điểm hạn chế cứng nhắc nhất của Excel là khả năng mở rộng. Khi một công ty trên đà phát triển, quy trình S&OP thường có thể rất khó theo kịp. Việc thêm thắt các bộ phận mới khiến cho công ty phải nỗ lực để thiết kế lại bảng tính Excel cho S&OP.
II. Những đặc điểm của một công cụ S&OP hiệu quả
1. Hiển thị:
Một công cụ S&OP hiệu quả tích hợp và lấy dữ liệu ERP từ tất cả các lĩnh vực thuộc kế hoạch S&OP. Nếu thực hiện kế hoạch S&OP cho bộ phận, thì kế hoạch S&OP sẽ cung cấp thông tin cho tất cả các khu vực của bộ phận đó. Nếu bạn thực hiện kế hoạch S&OP cho doanh nghiệp, thì công cụ cần chuyển dữ liệu cho tất cả các khu vực của doanh nghiệp. Kế hoạch S&OP không thể đại diện cho tất cả các sản phẩm không được xem là một kế hoạch hoàn chỉnh, nó dẫn đến nhóm điều hành của doanh nghiệp đang đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu không đầy đủ. Công cụ S&OP nên trình bày dữ liệu trực quan bằng các bảng biểu, sơ đồ để nhóm thực hiện có thể nhận thấy các xu hướng đang diễn ra và các giai đoạn mất cân bằng.
2. Dữ liệu thời gian thực:
Công cụ S&OP hiệu quả là công cụ được liên tục cập nhật các dữ liệu trực tiếp. Kế hoạch chính thức được giữ nguyên trừ khi có sự thay đổi được nhóm S&OP đồng ý; tuy nhiên, công cụ S&OP cũng phải có quyền truy cập vào dữ liệu trực tiếp hiện tại. Điều này rất quan trọng vì hai lý do.
- Có thể theo dõi hiệu suất của S&OP hiện tại và được cảnh báo nếu không thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra.
- Dữ liệu luôn hoạt động và sẵn sàng khi bạn cần thực hiện điều chỉnh. Việc chờ đợi để trích xuất dữ liệu và nhập dữ liệu đó vào một công cụ như Excel có thể mất nhiều ngày hoặc trong trường hợp tệ hơn là vài tuần.
3. Mô hình hóa:
Một mô hình công cụ S&OP hiệu quả không chỉ là cung và cầu ở family level. Nếu bạn điều chỉnh nguồn cung cho một family, tác động đến tính sẵn có của thành phần chính là gì? Tác động đến năng lực là gì? Tối thiểu, công cụ của bạn phải hỗ trợ lập Kế Hoạch năng lực tạm tính hoặc kế hoạch Yêu cầu tài nguyên. Mặc dù lý tưởng nhất là công cụ bán hàng và vận hành có thể mô hình hóa toàn bộ chuỗi cung ứng và loại bỏ các phỏng đoán vốn có trong cả kế hoạch năng lực tạm tính và kế hoạch yêu cầu tài nguyên.
4. Mô phỏng:
Một công cụ S&OP hiệu quả sẽ khuyến khích mô phỏng mô hình hóa các điều kiện mới và mô hình hóa các quyết định khác nhau để cung cấp các vấn đề sai lệch nhu cầu. Tuy nhiên ở đây chỉ là khuyến khích. Một số công cụ S&OP cung cấp mô phỏng nhưng khá khó khăn và tốn thời gian để tạo ra một kịch bản mới cho mô phỏng.
5. Hợp tác:
Ngoài mô phỏng, bạn cần có khả năng cộng tác. Phía cầu cần hợp tác với phía cung. Supply planner cần cộng tác với master scheduler, người mua, người lập kế hoạch,… để đảm bảo rằng một kế hoạch khả thi đã được tạo ra.
6. Giám sát và cảnh báo:
Doanh nghiệp cần có khả năng giám sát hiệu suất đối với kế hoạch S&OP hiện tại và cảnh báo các thành viên trong nhóm khi hiệu suất thực thi thực tế sẽ giảm xuống dưới hoặc dự kiến sẽ giảm xuống dưới các mục tiêu mà kế hoạch hiện tại đặt ra.
Theo blog.kinaxis.com
Xem thêm các chương trình đào tạo về Chuỗi cung ứng
