Việc sở hữu tầm nhìn (visibility) tốt hơn cho phép các nhà quản lý chuỗi cung ứng nhìn thấy được những tiềm năng của chuỗi cung ứng về cả chiều rộng và chiều sâu. Với tầm nhìn đó, những nhà quản trị chuỗi cung ứng giỏi nhất sẽ có thể tận dụng lợi ích của “glass pipeline” để dự đoán nhu cầu và định vị các phân khúc sẽ phát sinh vấn đề, gây ảnh hưởng đến việc sử dụng các nguồn lực như lao động và giao thông vận tải.
The glass pipeline: Increasing supply chain synchronisation through information transparency
Nhà quản trị chuỗi cung ứng cần thực hiện theo 5 bước sau đây để có thể xây dựng được tầm nhìn của riêng mình trong hoạt động kiểm soát chuỗi cung ứng:
- Know your Current Performance (Biết được hiệu suất hoạt động hiện hành)
- Gain Demand Visibility (Có được tầm nhìn về nhu cầu)
- Gain Inbound Supply Visibility (Có được tầm nhìn về nguồn cung cho doanh nghiệp mình)
- Drive to Standard Internally (Tiêu chuẩn hóa hoạt động nội bộ doanh nghiệp)
- Drive to Standard Externally (Tiêu chuẩn hóa hoạt động ngoài doanh nghiệp)
# 1: Know your Current Performance (biết được hiệu suất hoạt động hiện hành)
Thứ nhất, phát triển các biện pháp về năng suất theo “quy tắc ngón tay cái” áp dụng cho khối lượng dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp. Càng đơn giản càng tốt. Man-hours per Inbound Case (hoặc USD), Man-hours per Outbound Case (hoặc Dollar) là hai ví dụ. Một khởi đầu tốt đẹp chính là các biện pháp phỏng chừng mà bất kỳ kiểm soát viên nào cũng có thể nhanh chóng áp dụng.
# 2: Gain Demand Visibility (có được tầm nhìn về nhu cầu)
Khởi đầu đơn giản. Phát triển các cách thức để thăm dò ý kiến tổng cầu. Các công ty hàng đầu thường thu thập dự báo dựa trên mức độ hàng tồn kho của cửa hàng và trù liệu số lượng đơn đặt hàng trong tương lai. Sử dụng các dữ liệu thu thập được từ mức độ hàng tồn kho, các nhà quản trị hàng đầu có thể áp dụng tỷ lệ năng suất quy ước chung cho lượng cầu trên dự kiến để phát triển các kế hoạch liên quan đến nhân sự.
# 3: Gain Inbound Supply Visibility (có được tầm nhìn về nguồn cung cho doanh nghiệp mình)
Một lần nữa, hãy khởi đầu thật đơn giản và phát triển những cách thức để lên kế hoạch các hoạt động tổng hợp nội bộ doanh nghiệp. Đơn giản nhất chính là một chương trình bổ nhiệm tiếp nhận nguồn cung cho doanh nghiệp (inbound receiving appointment program), các đại lý giao hàng phải đảm bảo các hoạt động chỉ định giao hàng. Trong khi thiết lập bổ nhiệm, các đại lý sẽ cung cấp pallet và các thùng chứa phục vụ cho hoạt động giao hàng.
Các chương trình cao cấp hơn sử dụng dữ liệu Advance Shipment Notices(ASN) và dữ liệu EDI cung cấp bởi các nhà chuyên chở để lập kế hoạch về nguồn cung cho doanh nghiệp. Sử dụng dữ liệu này, các nhà quản lý hàng đầu cũng có cơ hội áp dụng tỷ lệ phần trăm hiệu suất nguồn cung để dự đoán trước nhu cầu nguồn nhân lực.
# 4: Drive to Standard Internally (tiêu chuẩn hóa hoạt động nội bộ doanh nghiệp)
Các nhà điều hành giỏi thường thiết lập các tiêu chuẩn và sau đó lèo lái các hoạt động vận hành sao cho đạt đến hoặc vượt qua các tiêu chuẩn này. Đây không phải là các tiêu chuẩn về kỹ thuật, mà là tiêu chuẩn về số lượng vật liệu đưa vào một quá trình sản xuất/mỗi nhân viên. Họ theo dõi hiệu suất thực hiện xuyên suốt cả ngày, huấn luyện các cộng sự làm việc sao cho đạt đến các tiêu chuẩn đề ra.
Một số nhà điều hành sử dụng các chương trình thúc đẩy trên cơ sở đội nhóm (team-based incentive programs), xem xét quá trình thực hiện mỗi giờ và loại bỏ những cá nhân làm việc không đạt tiêu chuẩn. Điều này thúc đẩy những lao động có năng lực, họ có nhiều cơ hội thu được một phần lớn số tiền thưởng trên năng suất đơn vị sản phẩm khi họ làm việc nhiều giờ hơn. Những lao động yếu kém cũng được thúc đẩy để cải thiện hiệu suất làm việc.
# 5: Drive to Standard Externally (tiêu chuẩn hóa hoạt động ngoài doanh nghiệp)
Những chuỗi cung ứng tốt nhất thường có sự theo dõi và thúc đẩy quá trình thực hiện của các nhà cung cấp. Họ nêu rõ những kỳ vọng tới nhà cung cấp, giám sát quá trình thực hiện, và có những hành động cần thiết để thay đổi hành vi nhà cung cấp.
Một yếu tố quan trọng chính là hệ thống quản lý sự tuân thủ các tiêu chuẩn của nhà cung cấp bằng các biện pháp giám sát các sự kiện quan trọng trong chuỗi cung ứng thời gian thực. Các hệ thống này đo lường hiệu quả thực hiện một cách chi tiết, cảnh báo nhân sự chủ chốt khi có lỗi xảy ra và tiến hành hỗ trợ quá trình giải quyết.
Bàn tay kiểm soát
Quá trình thực hiện mang lại hiệu quả tốt nhất là kết quả của hoạt động giám sát không ngừng. Các nhà quản trị chuỗi cung ứng các cấp tại các công ty hàng đầu thường áp dụng 5 khái niệm đơn giản trên. Họ sử dụng các biểu thức đơn giản của hiệu suất tổng hợp để vạch ra các kế hoạch sử dụng tài nguyên doanh nghiệp. Họ theo dõi hiệu suất hoạt động hiện hành và loại bỏ các yếu tố không cần thiết hoặc ít được sử dụng. Họ thúc đẩy các nhà cung cấp thực hiện theo các tiêu chuẩn đề ra để đạt được mục tiêu.
Các nhà quản trị chuỗi cung ứng hàng đầu luôn nắm giữ mọi thứ trong tầm kiểm soát, tận dụng toàn lực hệ thống Glass Ppeline.
Nguồn: Bởi David Schneider (wearethepractitioners.com)
