Trong hoạt động phân phối việc quản lý đơn hàng là rất quan trọng, để quản lý đơn hàng hiệu quả phải đảm bảo thông tin xuyên suốt, kịp thời, nhanh chóng, chính xác giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng.
1. Quản lý đơn hàng là gì?
Trong chuỗi cung ứng, quản lý đơn hàng là quá trình duyệt thông tin của khách hàng từ nhà bán lẻ đến nhà phân phối nhằm mục đích phục vụ cho nhà cung cấp và nhà sản xuất. Quá trình này cũng đồng thời duyệt thông tin về ngày giao hàng, sản phẩm thay thế và những đơn hàng thực hiện trước đó của khách hàng. Quá trình này dựa vào điện thọai và các chứng từ có liên quan như đơn hàng, đơn hàng thay đổi, bảng báo giá, hóa đơn bán hàng.
Chuỗi cung ứng ngày càng trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Các công ty bây giờ luôn giải quyết các vấn đề chọn lựa, xếp hạng cùng lúc nhiều nhà cung cấp, thuê các nhà cung cấp bên ngoài và những đối tác phân phối. Tính phức tạp này cũng làm thay đổi cách phản ứng với những sản phẩm được bán ra, gia tăng kỳ vọng phục vụ khách hàng và thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng nhu cầu ở thị trường mới.
Quá trình quản lý đơn hàng theo truyền thống tốn nhiều thời gian và hoạt động chồng chéo. Đó là do sự di chuyển dòng dữ liệu trong chuỗi cung ứng diễn ra chậm. Sự di chuyển chậm này có thể đảm bảo tốt cho chuỗi cung ứng đơn giản, nhưng với chuỗi cung ứng phức tạp thì cần phải yêu cầu mục tiêu hiệu quả và nhanh chóng. Quản lý đơn hàng hiện đại tập trung vào những kỹ thuật có thể giúp dòng dữ liệu liên quan đến đơn hàng diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn.
2. Nguyên tắc quản lý đơn hàng trong phân phối
a. Nhập dữ liệu cho một đơn hàng: nhập một và chỉ một lần.
Sao chép dữ liệu bằng các thiết bị điện tử có liên quan đến nguồn dữ liệu nếu có thể, và tránh nhập lại dữ liệu bằng tay vì dữ liệu này cần chuẩn xác để lưu thông suốt chuỗi cung ứng. Thông thường, cách hữu ích nhất là để khách hàng tự nhập các đơn hàng vào hệ thống của công ty, sau đó hệ thống này sẽ truyền dữ liệu đến các hệ thống khác có liên quan của các đối tượng tham gia vào chuỗi cung ứng như nhân viên quản lý kho hàng, nhà cung ứng,…
b. Tự động hóa trong xử lý đơn hàng.
Thực tế cho thấy, quá trình quản lý đơn hàng hàng ngày tại doanh nghiệp cần được tự động hóa để trở nên tối ưu nhưng vẫn phải đảm bảo tính linh hoạt để đối phó với các trường hợp xảy ra lỗi đơn hàng, tránh chồng chéo chức năng và trách nhiệm giữa các bộ phận có vai trò tiếp thị và bán hàng khi xử lý sự cố bất ngờ.
Quá trình xử lý bằng tay nên được tối thiểu hóa. Bên cạnh đó hệ thống phải có khả năng gửi dữ liệu cần thiết cho những người ở những bộ phận thích hợp do việc xử lý trường hợp ngoại lệ (lỗi đơn hàng, khách hàng hủy đơn đặt hàng…) sẽ yêu cầu xác định những đơn hàng có vấn đề để giúp những người có liên quan cùng tham gia để giải quyết.
c. Đơn hàng luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ khách hàng.
Hãy để khách hàng theo dõi đơn hàng trong suốt giai đoạn từ đặt đơn hàng cho đến khi sản phẩm được chuyển đến cho họ. Sẽ rất tốt nếu doanh nghiệp có thể giúp khách hàng theo dõi tình trạnh giao hàng của chính món hàng mình đã đặt mà không cần mất nhiều công sức mò mẫn trên các công cụ phức tạp khác nhau. Ngoài ra, các bên liên quan như doanh nghiệp và nhà cung ứng cũng là những bên cần sát sau với thông tin về tình trạng đơn hàng này. Khi một đơn hàng gặp vấn đề thì doanh nghiệp có thể lấy thông tin đơn hàng đó để làm việc trực tiếp với các nhà cung ứng liên quan.
d. Tích hợp hệ thống đặt hàng với các hệ thống liên quan khác để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu.
Hệ thống tiếp nhận đơn đặt hàng phải có dữ liệu mô tả về sản phẩm, giá cả và các đợt giảm giá (Ví dụ như trên Website) để hỗ trợ khách hàng ra quyết định lựa chọn phù hợp. Hệ thống này cần đảm bảo các thông tin trên về sản phẩm được tích hợp và đồng nhất với các hệ thống đặt hàng, qua đó hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật và kiểm soát được dữ liệu đặt hàng trong hệ thống, doanh thu, thông tin trạng thái tồn kho, kế hoạch phân phối,… Khi khách hàng tiến hành đặt hàng, dữ liệu này phải được tự động cập nhật vào hệ thống kịp thời và chính xác.
