Bộ nguyên tắc vàng trong thiết kế Kho hàng

Theo phân tích của Won và Olafsson vào năm 2015, “Trong quá trình tối ưu hóa Chuỗi cung ứng, kho hàng là điểm nút quan trọng có thể cải thiện đáng kể hiệu suất”.

Năng suất của toàn bộ Chuỗi cung ứng được liên kết trực tiếp với thiết kế và bố trí của Kho hàng. Một thiết kế hoàn hảo có thể tối ưu hóa các hoạt động kho bãi và giúp Chuỗi cung ứng đạt được hiệu quả tối đa. Do đó, chúng ta cần tìm hiểu về những nguyên tắc vàng cho một thiết kế kho hàng tối ưu.

1. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA KHO HÀNG

Để xác định được đúng mục tiêu, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi sau:

• Tại sao kho hàng đó tồn tại?
• Nó phục vụ thị trường nào?
• Nó có phải là một phần của mạng lưới kho hay không?
• Những loại hàng hóa sẽ được lưu trữ trong kho?
• Dòng đời dự kiến của kho là gì?
• Nó sẽ là khu đất xanh hay một kho hàng hiện có?

Mục đích sử dụng sẽ chi phối hiệu quả, chi phí vận hành, môi trường làm việc của kho hàng. Điều này càng trở nên càng quan trọng hơn khi các quy trình phân phối và thực hiện thay đổi phù hợp với hướng bán hàng đa kênh.

Các mục tiêu doanh nghiệp đặt ra cho kho hàng của mình sẽ ảnh hưởng đến kích thước, thiết kế, tỷ lệ kho trong nhà so với không gian sân bên ngoài, vị trí, kích thước và thành phần cấu trúc, cùng với các quy định được thực hiện cho việc lắp đặt và phân chia thiết bị chuyên dụng giữa kho và không gian làm việc.

2. LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM

Khi lựa chọn vị trí kho hàng, ta nên dựa vào Outbound Logistics – Dòng logistics đầu ra liên quan đến việc dịch chuyển hàng từ hóa điểm cuối cùng của dây chuyền sản xuất đến khách hàng. Một trong những yếu tố quan trọng và cạnh tranh cao chính là dịch vụ khách hàng, mà đặc trưng nhất là thời gian giao hàng. Theo nhu cầu hiện nay, doanh nghiệp thường áp dụng chiến lược dịch vụ giao hàng nhanh nên việc xác định vị trí kho hàng của mình gần khách hàng hoặc gần các hãng vận chuyển đối tác là một quyết định hoàn hảo. Tuy nhiên, điều đó cũng sẽ ảnh hưởng đến các quyết định khác về số lượng kho cần thiết và kích thước của các kho.

Ngoài việc xem xét các khía cạnh dịch vụ khách hàng cũng là một khía cạnh đáng quan tâm. Chẳng hạn như thời gian thực hiện và tốc độ chuỗi cung ứng, tầm quan trọng của Inbound Logistic (Logistic đầu vào) khi bắt đầu công việc lựa chọn vị trí kho. Doanh nghiệp cần tìm hiểu về vị trí của nhà cung cấp đồng thời đặt một hạn mức thời gian với họ khi đặt hàng đồng thời tìm hiểu mức độ uy tín của nhà cung cấp vì đây là những thông tin quan trọng trong việc lập kế hoạch kích thước và đặt vị trí của kho.

Tóm lại, vị trí kho hàng tối ưu nhất là khi doanh nghiệp mặc dù nhấn mạnh hơn vào việc định vị kho đủ gần khách hàng để giúp nâng cao chất lượng dịch vụ nhưng đồng thời không gây khó khăn cho phía cung ứng.

3. KẾ HOẠCH THIẾT KẾ CHO TỪNG KHO RIÊNG BIỆT

Nếu như đã quyết định về số lượng kho cần thiết và xác định được các vị trí kho phù hợp, điều tiếp theo mà doanh nghiệp phải nghĩ đến đó chính là thiết kế về kết cấu và quy mô của từng kho. Có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc lên kế hoạch này, vì vậy ta cần phải liệt kê một số câu hỏi trước khi bắt tay vào thiết kế. Dưới đây là một số câu hỏi gợi ý có thể xác định được nhu cầu của doanh nghiệp.

• Những hoạt động sẽ diễn ra trong kho? Hoạt động trong kho sẽ bao gồm việc tiếp nhận, lưu trữ, lựa chọn, đóng gói và gửi đi, hoặc cần các khu vực dành riêng để thực hiện các dịch vụ giá trị gia tăng?

• Các đặc tính của sản phẩm? Yếu tố này sẽ có tác động đáng kể đến thiết kế kho, điều này có nghĩa là cần phải xác định nhu cầu của bản thân một cách kỹ lưỡng. Hãy chú ý những câu hỏi sau:
  • Trong kho sẽ lưu trữ những loại sản phẩm nào?
  • Việc lưu trữ hàng hóa trên sàn hoặc trên kệ có dễ dàng hay không?
  • Ngoài các sản phẩm độc hại, dễ vỡ, có bất kỳ lý do nào khác cần xử lý đặc biệt không?
  • Các hàng hóa sẽ được lưu trữ như thế nào? Đặt trên các pallet (kệ hàng), trong thùng giấy hoặc để độc lập?
  • Ngoài lưu trữ thì hàng hóa còn cần trải qua quá trình nào nữa?
  • Hàng hóa có cần được lưu trữ tuân thủ bất kỳ quy tắc hoặc quy định đặc biệt nào không?
  • Hàng hóa có cần bất kỳ hình thức kiểm soát nào trong môi trường lưu trữ (hàng đông lạnh, kiểm soát nhiệt độ) không?

• Hàng hóa có tuân theo mùa vụ không? Khối lượng hàng tồn kho sẽ dao động nhiều do tính thời vụ, hoặc chỉ một ít? Cố gắng cho phép đủ dung lượng để lưu trữ cao nhất trong thời gian cao điểm đồng thời tránh quá dư thừa trong những tháng yên tĩnh hơn.

• Kho sẽ phải xử lý hàng trả lại? Khi ngày càng có nhiều công ty xuất hiện, đặc biệt là những công ty thương mại điện tử, việc quản lý Logistics ngược như một quy trình riêng biệt sẽ hiệu quả hơn là cố gắng tích hợp xử lý trả lại với dòng chuyển tiếp thông thường. Nếu kho cần xử lý nhiều hàng trả lại từ khách hàng, doanh nghiệp cần thiết kế thêm không gian dành riêng cho việc lưu trữ và xử lý các đơn hàng đó.

4. ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP FAST KHI THIẾT KẾ MẶT BẰNG

Sau khi tuân thủ các nguyên tắc vàng trên tiếp theo ta sẽ hướng đến việc thiết kế mặt bằng kho. Bốn yếu tố quan trọng luôn xuất hiện khi thiết kế hoặc bố trí bất kỳ cơ sở lưu trữ hoặc phân phối nào chính là FAST – một từ viết tắt thay mặt cho bốn yếu tố sau:

• F – Flow (Dòng chảy)
• A – Accessibility (Khả năng tiếp cận)
• S – Space (Không gian)
• T – Throughput (Thông lượng)

Tầm quan trọng của bốn yếu tố trên là như nhau và chúng có liên hệ mật thiết với nhau. Nhằm mục đích đạt được sự cân bằng, khi một yếu tố được xem xét và thay đổi, những yếu tố khác cần được xem xét và đánh giá lại về tác động tổng thể của sự thay đổi đó.

F – Flow (Dòng chảy)

Dòng chảy là một chuỗi các hoạt động được hoạch định một cách logic trong kho. Mỗi hoạt động cần được đặt càng gần với hoạt động trước nó càng tốt và cũng tương tự cho các chức năng. Flow đòi hỏi việc di chuyển có kiểm soát và không bị gián đoạn của dòng nguyên vật liệu, con người và hàng hóa.

Điều quan trọng là phải nắm bắt được vị trí của vật liệu trong hệ thống, trạng thái và vị trí trong kho. Mục đích chính ở đây là đặt ra các hoạt động kho khác nhau để mỗi hoạt động đóng góp cho Dòng chảy điều hành chung với số lượng chuyển động và gián đoạn tối thiểu.

A – Accessibility (Khả năng tiếp cận)

Accessibility không chỉ có nghĩa là việc tiếp cận được sản phẩm hay không mà còn là tiếp cận như thế nào. Từ hàng hóa đến các công cụ cần thiết mọi thứ cần được tiếp cận một cách nhanh nhất để có thể tối ưu hiệu quả. Ngoài ra, chúng ta cần biết được liệu được mức độ yêu cầu của đơn vị đóng gói để có phương pháp tiếp cận phù hợp.

Ví dụ, trường hợp nước đóng chai. Từ trung tâm phân phối FMC khu vực hoặc quốc gia, doanh nghiệp có thể cân nhắc giữa khả năng tiếp nhận và phân phối sản phẩm bằng các Pallet hoặc thậm chí có thể bằng xe tải. Khi cần phải tiếp cận bằng pallet, vì nước đóng chai di chuyển rất nhanh gọn và có thời hạn sử dụng dài nên không cần tuân thủ chính sách nghiêm ngặt về nhập trước xuất trước (FIFO) cho từng cấp pallet. Do đó ở cấp độ nhà bán buôn hoặc nhà phân phối doanh nghiệp có thể tiếp cận hàng tồn kho thấp dần đến từng kiện hàng và đến các kho nhỏ tại cửa hàng, từng chai nước riêng lẻ.

Đối với dược phẩm, cách tiếp cận cần mở rộng hơn cấp độ từng sản phẩm riêng lẻ lên số lượng và số lô cụ thể. Những yêu cầu về mức độ tiếp cận là điều cần thiết phải đạt được, đặc biệt là ở khuôn viên chọn (Pick face) và khu vực giữ hàng di chuyển nhanh (fast moving stock holding areas), tuy nhiên nó không ảnh hưởng đến yếu tố tiếp theo trong mô hình FAST, đó là việc tận dụng không gian (Space).

S – Space (Không gian)

Đây là một yếu tố trực quan nhất. Vì khi không gian được khai thác một cách khôn ngoan, sẽ tạo tiền đề cho các hoạt động diễn ra trong kho được thông suốt và hiệu quả. Sử dụng không gian kho tối đa cho mục đích lưu trữ, vận hành và xử lý kho. Đồng thời không gian tối thiểu cần thiết cho các chức năng liên quan như văn phòng, khu vực làm việc, … Nhờ có nhiều phương tiện lưu trữ có sẵn trên thị trường ngày nay (kệ hàng, pallet, gác lửng, …), doanh nghiệp có thể sử dụng tối ưu không gian kho, không chỉ sử dụng khu vực sàn mà còn mở rộng lên phần không gian phía trên của kho hàng.

 

 

Hầu hết các thiết bị lưu trữ hiện đại đều tự đứng. Và không cần sự hỗ trợ cấu trúc từ chính kho hàng. Vì vậy, kho hàng có thể được thiết kế như một “Chiếc hộp lớn”. Với cấu trúc đơn giản và chi phí thấp nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có được tính linh hoạt trong hoạt động bằng cách chọn thiết bị lưu trữ đáp ứng tốt nhất với các hàng hóa hiện tại và sau đó thay đổi nó khi doanh nghiệp phát triển để đáp ứng các nhu cầu mới trong tương lai. Ví dụ, sử dụng gác lửng để gia tăng lượng không gian hữu ích trong cơ sở và xem xét các văn phòng mô-đun nếu bạn cần sử dụng một số không gian của mình cho mục đích quản trị.

Việc tối ưu hóa không gian có thể được thực hiện một cách dễ dàng mà không cần sửa chữa và nâng cấp kho hàng một cách tốn kém. Tuy nhiên vẫn phải xem xét các yếu tố phía trên như Flow (dòng chảy), Accessibility (khả năng tiếp cận) và cả yếu tố cuối cùng là Throughput (thông lượng).

T – Throughput (Thông lượng)

Thông lượng là quá trình hàng hóa tương tác với không gian kho. Khi thiết kế một kho hàng, doanh nghiệp phải luôn luôn tính đến những khoảng thời gian có nhu cầu cao nhất để việc sản xuất luôn có thể được tăng cường đến mức tối đa.

 

 

Trong việc khám phá thông lượng kho, ta không chỉ xem xét các loại hàng hóa đi qua kho mà còn xem xét về bản chất của hàng hóa đó và vận tốc của nó thông qua dòng chảy. Về bản chất, đó chính là các đặc điểm xử lý, kích thước và bất kỳ yếu tố nào khác sẽ ảnh hưởng đến cách nó di chuyển qua, chẳng hạn như tính nguy hiểm, số lượng lớn, dễ vỡ, yêu cầu bảo mật và khả năng tương thích với các sản phẩm khác.

Vận tốc của hàng hóa sẽ thể hiện khối lượng di chuyển qua kho mỗi ngày. Tính sẵn có cao của dữ liệu thông lượng chính xác sẽ giúp ích rất nhiều cho kết quả của thiết kế hoặc bố trí kho hàng. Thời gian thu thập và phân tích dữ liệu càng lâu thì dữ liệu đó càng giá trị và rủi ro càng ít. Tuy nhiên, nếu như không có những dữ liệu giá trị đó ta vẫn có thể đưa ra một giải pháp chấp nhận đó chính là làm việc với những gì đang có.

5. KHO HÀNG “XANH”

Kho hàng “xanh” là nơi không chỉ tối ưu về mặt hiệu suất mà còn là nơi góp phần cho việc bảo vệ môi trường và tiết kiệm tối đa tài nguyên của doanh nghiệp. Các kho hàng này thường sử dụng các vật liệu cách nhiệt giúp tiết kiệm năng lượng và các vật liệu có đặc tính gây ô nhiễm thấp hơn như sơn chuyên dụng, chất kết dính, sản phẩm gỗ, chất trám và thảm, … điều này có thể cải thiện chất lượng không khí của kho hàng. Ngoài ra, kho hàng còn được trang bị hệ thống đèn LED tiết kiệm và các cảm biến giám sát. Không chỉ đáp ứng nhu cầu chiếu sáng và điều chỉnh công suất kho hàng mà còn có thể được sử dụng cho các loại quản lý tài nguyên khác, như gas và nước.

Về mặt cấu trúc, kho hàng “xanh” cũng đảm bảo về mặt tiết kiệm tài nguyên cho doanh nghiệp. Nhờ vào mái nhà có khả năng giảm nhiệt độ kho và sử dụng các vật liệu phản chiếu màu sáng, hoặc thậm chí chỉ sơn trắng khiến phản chiếu ánh sáng mặt trời trở lại. Ngoài ra, mái nhà còn tích hợp các tấm năng lượng pin mặt trời sản xuất 186 megawatt công suất. Đồng thời, việc thiết kế hệ thống thu hoạch nước mưa, hệ thống ống nước để giảm lượng nước sử dụng trong kho hàng và cảm biến để theo dõi việc sử dụng nước giúp giảm thiểu tối đa chi phí cho doanh nghiệp trong vận hành kho hàng.

KẾT LUẬN

Tóm lại, khi xem xét bố trí hoặc thiết kế kho ta cần xem xét về mục đích của kho. Cũng như dựa trên các yếu tố logistics trong và ngoài của doanh nghiệp để có thể đưa ra quyết định về số lượng và vị trí của kho.

Ngoài ra, liên quan đến các yêu cầu thiết kế về cấu trúc và quy mô của từng kho riêng lẻ, một số điều quan trọng nhất cần lưu ý là chiến lược cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, đặc điểm của sản phẩm và các loại hoạt động dự kiến sẽ tiến hành trong kho.

Tiếp đến, khi thiết kế mặt bằng kho, các yếu tố về Flow (dòng chảy), Accessibility (khả năng tiếp cận) và Space (không gian) phải được cân bằng để cho phép nhu cầu Throughput (thông lượng), nghĩa là khối lượng hàng hóa đi qua và các tham số thời gian phải được đáp ứng. Cuối cùng đó chính là hướng đến việc thiết kế một kho hàng “xanh” thân thiện với môi trường và đồng thời đáp ứng đầy đủ việc tối ưu hóa hiệu suất cho chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Theo logisticsbureau.com, supplychaindive.com, swbetz.com