Quản trị rủi ro Chuỗi cung ứng với 4 bước cơ bản

Những tác động rủi ro đáng kể đối với nhiều chuỗi cung ứng là một lời nhắc nhở về tầm quan trọng của việc có một chiến lược quản lý rủi ro chuỗi cung ứng phù hợp. Các doanh nghiệp nhận thấy mình không thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cuối cùng do các vấn đề phát sinh bên trong và bên ngoài chuỗi·giá trị. Chính vì thế, họ đã và đang không ngừng tìm kiếm những chiến lược giảm thiểu và cải thiện quy trình giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng của mình. Quản trị rủi ro chuỗi cung ứng là một chiến lược dài hơi, để phát triển một kế hoạch quản trị rủi ro hoàn chỉnh, doanh nghiệp thường dựa trên 4 bước cơ bản: Xác định, Đánh giá, Xử lý và Giám sát rủi ro.

Bước 1: Xác định rủi ro

Mặc dù các rủi ro xuất phát từ rất nhiều nguyên nhân khác nhau, thậm chí là đến từ những điều mà doanh nghiệp không thể lường trước. Tuy nhiên, phần lớn rủi ro đến từ những nguyên do có thể tránh được. Vì thế, việc xác định rủi ro là bước đầu tiên và không thể bỏ qua của chiến lược quản trị rủi ro chuỗi cung ứng. Đây là bước cần phải được theo sát và cập nhật liên tục để đảm bảo các rủi ro sẽ được giải quyết kịp thời.

Ở bước này, doanh nghiệp cần thiết lập một danh mục các rủi ro có thể xảy ra đối với tình hình hiện tại của chuỗi cung ứng. Sau đó là xếp chúng vào các nhóm rủi ro tương ứng để đưa ra những phương pháp tiếp cận và giải quyết rủi ro phù hợp. Có nhiều cách phân loại rủi ro như: phân loại theo mức độ ảnh hưởng, phân loại theo tính chất rủi ro, hay phân loại rủi ro trong từng chức năng trong chuỗi cung ứng,…

THAM KHẢO: 3 CÁCH PHÂN LOẠI RỦI RO TRONG CHUỖI CUNG ỨNG

Để lập được một danh mục rủi ro toàn diện, các nhà quản lý cần nắm bắt thông tin từ các bộ phận trong chuỗi cung ứng. Hay nói cách khác là thu thập ý kiến, đánh giá, báo cáo từ các nhân sự hay bộ phận chịu trách nhiệm vận hành một mảng chức năng cụ thể trong chuỗi như: dự báo nhu cầu, thu mua, sản xuất, kho vận, vận tải,… Từ những thông tin của các bên tham gia, doanh nghiệp có thể xác định được danh sách những vấn đề có thể ảnh hưởng đến các hoạt động trong chuỗi cung ứng.

Bước 2: Đánh giá và phân tích rủi ro

Sau khi liệt kê và phân loại, bước tiếp theo doanh nghiệp cần thực hiện là đưa ra đánh giá cho từng nhóm rủi ro, để thiết lập phương án giải quyết phù hợp. Mục tiêu của đánh giá rủi ro là để chỉ ra những hoạt động nào trong chuỗi cung ứng có nguy cơ xảy ra vấn đề nhiều nhất. Không những thế bằng cách đánh giá rủi ro, doanh nghiệp có thể biết được bản chất và nguyên nhân dẫn đến rủi ro, thậm chí là tần suất xảy ra rủi ro và những tác động tiềm tàng của chúng đối với chuỗi cung ứng. Từ đó đưa ra thứ tự ưu tiên và phân bổ nguồn lực hợp lý trong việc tiếp cận và giải quyết rủi ro.

Việc đánh giá rủi ro thường dựa trên 2 yếu tố chính: mức độ tác động của rủi ro đối với chuỗi cung ứng và xác suất có thể xảy ra của rủi ro đó. Có thể xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro bằng cách mô phỏng những điều có thể xảy ra và đo lường hậu quả của chúng đối với các nhóm như mô hình tài chính của doanh nghiệp. Trái lại, tần suất xảy ra các rủi ro lại là yếu tố khó xác định hơn trừ khi doanh nghiệp có đủ dữ liệu lịch sử để tính được tần suất của rủi ro có thể xảy ra.

Trong bài viết này, VILAS đề cập đến 3 phương pháp đánh giá rủi ro bằng cách ứng dụng các mô hình phân tích: phương pháp Failure Mode Effect Analysis (FMEA), Fault tree analysis và Event tree analysis (ETA)

Failure Mode Effect Analysis (FMEA):

FMEA là một trong những phương pháp được biết đến nhiều nhất trong việc đánh giá mức độ quan trọng một cách tương đối các rủi ro. Mục tiêu của phương pháp này là xếp hạng thứ tự ưu tiên cho các rủi ro đã được phân loại. Để thực hiện, doanh nghiệp cần trả lời 3 câu hỏi: Khả năng rủi ro có thể xảy ra? (Occurrence score), Hệ quả mà rủi ro mang lại là gì? (Severity score) Liệu rủi ro có thể được phát hiện trước khi gây ảnh hưởng cho chuỗi cung ứng hay không? (Detection score)

Sau khi có câu trả lời, kết quả của 3 câu hỏi trên sẽ được nhân với nhau để được số rủi ro ưu tiên gọi là RPN (Risk Priority Number)

RPN = Occurrence score * Severity score * Detection score

Dựa trên kết quả RPN, các nhà quản lý có thể sắp xếp các rủi ro cần được giải quyết theo thứ tự ưu tiên

Fault tree analysis

Đây là kỹ thuật cung cấp một mô tả có hệ thống các nguyên nhân có thể dẫn đến một rủi ro cụ thể. Mục đích của FTA là xác định hệ quả các nguyên nhân gây ra lỗi cho toàn hệ thống chuỗi cung ứng và giảm thiểu rủi ro trước khi nó xảy ra. FTA sử dụng cách tiếp cận từ trên xuống bằng cách bắt đầu với một rủi ro, sau đó xác định tất cả các nguyên nhân có thể dẫn đến rủi ro. Các nguyên nhân sẽ phân nhánh theo mức độ ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng. Sơ đồ Fault tree giúp các nhà quản lý hiểu rằng bất kỳ lỗi nhỏ nào đều có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho toàn bộ hệ thống trong chuỗi cung ứng.

Event tree analysis (ETA)

Event tree analysis là kỹ thuật phân tích để xác định và đánh giá chuỗi các sự kiện trong một kịch bản rủi ro tiềm ẩn. Mục tiêu của ETA là xác định xem liệu rủi ro ban đầu có phát triển thành một sự cố nghiêm trọng hơn hay không, hoặc rủi ro đã được kiểm soát bởi các hệ thống và quy trình an toàn hay chưa. Một ETA có thể dẫn đến nhiều kết quả khác nhau từ một sự kiện khởi tạo duy nhất và nó cung cấp khả năng để có được xác suất cho mỗi kết quả.

THAM GIA: CỘNG ĐỒNG LOGISTICS VÀ SUPPLY CHAIN VIỆT NAM

Bước 3: Xử lý rủi ro

Xử lý rủi ro bao gồm 4 giải pháp hữu dụng

Tránh rủi ro:

Là những hoạt động nhằm né tránh những khả năng có thể mang lại rủi ro cho chuỗi cung ứng. Ví dụ: Nếu nhận thấy một sản phẩm không mang lại lợi ích về mặt lợi nhuận, ngược lại còn tiềm ẩn nhiều khả năng mang lại rủi ro cho doanh nghiệp trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể chọn phương án ngừng sản xuất sản phẩm đó. Hay khi nhận thấy nhà cung ứng có khả năng không đảm bảo được nguồn nguyên liệu cho chuỗi cung ứng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay thế bằng một nhà cung cấp khác. Đây là những hành động giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro về sau cho chuỗi cung ứng của mình.

Phòng ngừa rủi ro:

Phòng ngừa rủi ro bao gồm những nỗ lực hạn chế khả năng rủi ro trở thành hiện thực, hoặc giảm mức độ ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng của rủi ro. Doanh nghiệp thường sẽ áp dụng phương án này cho những rủi ro đã từng xảy ra đối với chuỗi cung ứng. Vì những rủi ro chưa từng xuất hiện sẽ khó hoặc không thể dự đoán hay phòng ngừa.

Một trong những cách phòng ngừa rủi ro là xây dựng phương án dự phòng. Ví dụ: để đề phòng những rủi ro về nguồn cung, doanh nghiệp có thể hợp tác với nhiều nhà cung cấp để giảm nguy cơ thiếu hàng, vì xác suất tất cả các nhà cung cấp bị gián đoạn tại một thời điểm là rất thấp.

Chia sẻ rủi ro:

Chia sẻ rủi ro được hiểu là doanh nghiệp sẽ chuyển nhượng một phần rủi ro cho các bên liên quan bên ngoài chuỗi cung ứng. Chia sẻ chi phí phát triển sản phẩm hay mua bảo hiểm cho hàng hóa là một trong những phương thức chia sẻ rủi ro. Doanh nghiệp có thể thiết lập chính sách với nhà cung cấp để phân rõ trách nhiệm khi có rủi ro xảy ra, Ví dụ: Trong quá trình vận chuyển, nếu hàng hóa bị đánh cấp thì trách nhiệm sẽ thuộc về nhà cung ứng. Hoặc doanh nghiệp có thể mua bảo hiểm cho một số loại rủi ro có thể xảy ra trong chuỗi cung ứng như rủi ro về thiên tai, dịch bệnh,…

Chấp nhận rủi ro:

Trong một số trường hợp nếu nhận thấy rủi ro không gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chuỗi cung ứng, và chi phí giải quyết rủi ro lớn hơn tác động mà rủi ro đó gây ra. Hoặc đối mặt với những rủi ro chưa có giải pháp nào tồn tại để giảm thiểu và chia sẻ rủi ro. Nên trong ngắn hạn, việc chấp nhận sống chung với rủi ro sẽ là quyết định khả thi nhất.

Giải pháp cuối cùng là chấp nhận rủi ro,

Bước 4: Giám sát rủi ro

Như đã đề cập trước đó, chuỗi cung ứng luôn không ngừng biến đổi, các rủi ro cũng vì thế mà trở nên phức tạp và ngày càng xuất hiện nhiều hơn. Vì thế, ngoài việc lập kế hoạch quản lý và giải quyết rủi ro, các doanh nghiệp phải liên tục giám sát các rủi ro, liên tục cập nhật tình hình về những thay đổi của tổ chức, xã hội, môi trường,… để kịp thời đưa ra nhận định và phỏng đoán về các rủi ro có khả năng xảy ra, cũng như mức độ ảnh hưởng của chúng đối với chuỗi cung ứng như thế nào.

Quan trọng hơn hết, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ, các giải pháp giải quyết rủi ro hiện tại có thể lỗi thời, không còn phù hợp với bối cảnh của chuỗi cung ứng đương thời. Vì thế, cần phải hiểu rõ kịch bản rủi ro, bất kỳ những thay đổi nào đều phải được cập nhật vào khung quản lý rủi ro để đưa ra chiến lược ứng phó một cách phù hợp nhất.

Tạm kết:

Quản trị rủi ro là một phần không thể thiếu trong hoạt động chuỗi cung ứng, và cần được thực hiện theo từng bước, tùy vào mô hình của từng doanh nghiệp sẽ có những cách tiếp cận rủi ro khác nhau. Thông qua bài viết trên, VILAS mong rằng bạn có thể nắm bắt được 4 bước tiếp cận cơ bản nhất của một quy trình quản lý rủi ro chuỗi cung ứng bao gồm: Xác định, Đánh giá, Phân tích, Xử lý và Giám sát rủi ro. Ở mỗi bước của quy trình này sẽ phân nhánh thành các phương án và mô hình giải quyết phù hợp với từng loại rủi ro và bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra quyết định đối mặt, né tránh hay sống chung với rủi ro.

Doanh nghiệp luôn phải đặt những rủi ro trong nhiều tình huống khác nhau để đảm bảo kiểm soát tối đa những rủi ro có thể xảy ra và điều chỉnh cũng như đưa ra phương án giải quyết phù hợp trong thời gian sớm nhất.