Mô hình phòng ngừa, chuẩn bị, ứng phó và phục hồi PPRR (Prevention – Preparedness – Response – Recovery) là một cách tiếp cận toàn diện để quản lý rủi ro. Mô hình này đã được các cơ quan quản lý khẩn cấp của Úc sử dụng trong nhiều thập kỷ, vì nó có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí khi ứng phó với các rủi ro sự cố, đặc biệt là với các rủi ro xảy ra trong chuỗi cung ứng.
Mô hình PPRR sẽ giúp hỗ trợ việc dự đoán các tác động trực tiếp không những đối với chuỗi cung ứng của doanh nghiệp mà còn với nhà cung cấp và khách hàng của bạn. Từ đó đưa ra các kế hoạch nhằm giảm thiểu tổn thất trong trường hợp xảy ra sự cố.
Các bước thực hiện mô hình PPRR
Prevention (Phòng ngừa):
Bao gồm việc lên kế hoạch để giảm thiểu hoặc loại bỏ khả năng xảy ra hoặc ảnh hưởng của một rủi ro. Kế hoạch quản lý rủi ro và phân tích tác động kinh doanh là những phần quan trọng trong chiến lược của chuỗi cung ứng. Bằng cách hiểu các rủi ro tiềm ẩn đối với chuỗi cung ứng và tìm cách giảm thiểu tác động của chúng, bạn sẽ giúp doanh nghiệp của mình phục hồi nhanh chóng nếu có rủi ro xảy ra.
Bạn không thể chuẩn bị kế hoạch ứng phó với tất cả rủi ro, vì những rủi ro sẽ khác nhau giữa các doanh nghiệp. Không những thế có những loại rủi ro tiềm ẩn mà doanh nghiệp thậm chí chưa đối mặt. Vì thế kế hoạch quản trị rủi ro sẽ bao gồm quy trình chung để dựa vào đó, doanh nghiệp sẽ phát triển thành kế hoạch ứng phó chi tiết, phù hợp với bối cảnh thực tế với các trường hợp cụ thể.
Preparedness (Chuẩn bị):
Quá trình bao gồm các bước thực hiện trước khi xảy ra sự cố để đảm bảo phản ứng và phục hồi hiệu quả.
Khi bạn đã xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro, bạn có thể tiến hành phân tích tác động kinh doanh để đánh giá tác động có thể xảy ra của những rủi ro này đối với hoạt động của toàn chuỗi cung ứng. Đây là bước chuẩn bị trong mô hình phòng ngừa, chuẩn bị, ứng phó và phục hồi (PPRR) để phát triển một kế hoạch kinh doanh liên tục.
Đây được coi là các hoạt động quan trọng. Bạn nên xem xét những điều như:
- Hồ sơ và tài liệu ghi chép lại tất cả các hoạt động trong chuỗi
- Tài nguyên hay nguồn lực doanh nghiệp cần để vận hành
- Các kỹ năng và kiến thức mà các nhân sự cần để điều hành doanh nghiệp của mình
- Các bên liên quan bên ngoài mà doanh nghiệp phụ thuộc vào họ và ngược lại.
- Các nghĩa vụ pháp lý mà doanh nghiệp bắt buộc phải đáp ứng
- Phân tích tác động của việc ngừng thực hiện các hoạt động trong chuỗi cung ứng
- Chuỗi cung ứng của bạn có thể tồn tại bao lâu nếu không thực hiện các hoạt động này.
Khi rủi ro đối với chuỗi cung ứng của bạn thay đổi sẽ kéo theo tác động tiềm ẩn phía sau. Phân tích tác động đối với chuỗi cung ứng sẽ giúp doanh nghiệp phát triển kế hoạch khôi phục, giúp chuỗi cung ứng của bạn hoạt động trở lại nếu có sự cố xảy ra.
THAM KHẢO BÀI VIẾT: RỦI RO CHUỖI CUNG ỨNG – NGUYÊN NHÂN VÀ CÁCH PHÂN LOẠI
Response (Ứng phó)
Kế hoạch ứng phó sự cố là một kế hoạch chung để đối phó với bất kỳ sự cố khủng hoảng nào có thể tác động tiêu cực đến hoạt động của chuỗi cung ứng. Kế hoạch ứng phó rủi ro nên mô tả các loại sự cố hoặc tình huống khủng hoảng có khả năng xảy ra cao. Cần vạch ra những hành động cần thực hiện để hạn chế thiệt hại về người và tài sản trong thời gian trước khi xảy ra khủng hoảng (nếu có thể) cũng như trong và ngay sau đó.
Một kế hoạch ứng phó sự cố nên bao gồm:
- Chi tiết việc triển khai kế hoạch, bao gồm phân tích rõ ràng về các trường hợp khi kế hoạch sẽ được triển khai và ai là người chịu trách nhiệm cho kế hoạch này.
- Chi tiết về nhóm ứng phó rủi ro, bao gồm các vai trò và trách nhiệm chính.
- Danh sách liên hệ cho tất cả những người bạn sẽ cần liên lạc trong một cuộc khủng hoảng, bao gồm cả nhân viên và các dịch vụ khẩn cấp.
- Nhật ký sự kiện để ghi lại thông tin, quyết định và hành động mà bạn thực hiện trong thời kỳ khủng hoảng.
THAM GIA: CỘNG ĐỒNG LOGISTICS VÀ SUPPLY CHAIN VIỆT NAM
Recovery (Phục hồi)
Thực hiện các bước để giảm thiểu sự gián đoạn. Một kế hoạch phục hồi sẽ giúp bạn ứng phó hiệu quả nếu một sự cố hoặc khủng hoảng ảnh hưởng đến hoạt động chuỗi cung ứng của bạn, với mục đích rút ngắn thời gian phục hồi và giảm thiểu tổn thất.
Kế hoạch phục hồi chứa thông tin liên quan đến việc lập kế hoạch khôi phục cũng như việc nối lại các hoạt động chuỗi cung ứng sau khi khủng hoảng xảy ra. Việc phát triển một kế hoạch phục hồi giúp bạn có cơ hội xem xét cách thức bạn sẽ đưa doanh nghiệp của mình đi đúng hướng nếu bạn gặp khủng hoảng. Kế hoạch phục hồi nên bao gồm:
- Chiến lược để phục hồi các hoạt động chuỗi cung ứng trong thời gian nhanh nhất có thể.
- Mô tả về các nguồn lực, thiết bị và nhân sự chủ chốt để khôi phục hoạt động chuỗi cung ứng.
- Mục tiêu thời gian phục hồi của bạn.
Tạm kết:
Tùy thuộc vào quy mô của từng doanh nghiệp, bạn có thể phát triển các kế hoạch quản lý rủi ro, phân tích tác động, ứng phó và khắc phục sự cố hoặc một tích hợp các yếu tố trên thành một bản kế hoạch duy nhất.
Việc thiết lập các bước trong mô hình PPRR sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện một bản kế hoạch chi tiết, thực tế về cách chuỗi cung ứng của bạn sẽ phục hồi sau một cuộc khủng hoảng. Nó bao gồm các khung thời gian được xác định trước để giảm thiểu tổn thất. Kế hoạch quản trị rủi ro nên được kiểm tra và cập nhật thường xuyên, điều này giúp doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ đáng tin cậy của nó nếu phải ứng phó với một sự cố hoặc khủng hoảng.
