Vice President of Sales trong The Fresh Connection có vai trò gì?

Trong The Fresh Connection hay ở bất kỳ tổ chức nào, phòng Sale luôn đóng vai trò là người đại diện để mang sản phẩm của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng. Trong mô hình The Fresh Connection của Inchainge, phòng Sales có 3 nhiệm vụ chính bao gồm:

Đàm phán, thương lượng với khách hàng (Negotiating)
Quản lý danh mục hàng hóa (Category Management)
Quản lý đơn hàng (Order Management)

Đàm phán, thương lượng với khách hàng (Negotiating)

VP Sales có thể thương lượng các điều khoản giao hàng với khách hàng của The Fresh Connection. Các cuộc đàm phán có thể liên quan đến đơn vị đặt hàng (Unit); Mức dịch vụ (Service Level); Thời hạn sử dụng của hàng hóa (Shelf life); Điều khoản thanh toán và nhiều yếu tố khác. Đồng thời, VP Sales cũng phải đánh giá tầm quan trọng giữa các khách hàng, những cam kết với khách hàng và khả năng đáp ứng của công ty để có thể đạt được lợi nhuận tối ưu nhất với chi phí bỏ ra.

Quản lý danh mục hàng hóa (Category Management)

Doanh nghiệp The Fresh Connection có 6 sản phẩm chính:

Fressie Orange 1 liter
Fressie Orange/Mango 1 liter
Fressie Orange/C-power 1 liter
Fressie Orange PET
Fressie Orange/Mango PET
Fressie Orange/C-power PET

Khi công ty gặp hạn chế về mặt cung ứng, VP sales cần cân đối giữa demand và supply bằng cách đưa ra quyết định sẽ giao hoặc không giao những mặt hàng nào cho từng khách hàng cụ thể, dựa vào việc đánh giá các chỉ số bán hàng của các sản phẩm này với từng khách hàng.

VD: Chỉ số hợp đồng đối với khách hàng A và B ở quý 1 đều thấp dưới 90%. Song nhu cầu đối của khách hàng A đối với sản phẩm Fressie Orange 1 liter thấp gấp đôi khách hàng B, VP. Sale có thể cân nhắc cắt hẳn lượng sản phẩm của khách hàng A cho khách hàng B để tăng chỉ số hợp đồng đối với khách hàng B.

Quản lý đơn hàng (Order Management)

Với vai trò quản lý các đơn đặt hàng, VP. Sales sẽ dựa vào chiến lược đối với mỗi khách hàng để đưa ra quyết định giao hàng phù hợp. Một số nguyên tắc giao hàng như:

First come, first serve – Đến trước được phục vụ trước
Customer priority – Giao hàng theo mức độ ưu tiên của khách hàng
Proportional – Phân đều hàng hóa cho các khách hàng

Ví dụ trong trường hợp lượng tồn kho của The Fresh Connection có khả năng không thể giao cho đủ số lượng cho khách hàng, VP. Sales sẽ sẽ dựa vào Shortage rule (quy tắc thiếu hụt) để đưa ra quyết định. Nếu nguyên tắc “Proportional được chọn”, sự thiếu hụt thành phẩm sau đó sẽ được chia đều cho tất cả các đơn đặt hàng trong ngày. Nghĩa là mỗi khách hàng sau đó nhận hàng được ít hơn một chút. Nếu nguyên tắc “First come, first serve” được áp dụng, khách hàng đặt hàng trước sẽ được giao hàng trước và khách hàng tiếp theo sẽ nhận được hàng theo thứ tự đặt hàng kế tiếp.

Trong trường hợp không có đủ hàng để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, nguyên tắc Customer priority sẽ được áp dụng, nghĩa là Vp. Sales sẽ phải xác định nhu cầu của khách hàng nào cần được thỏa mãn trước. Nếu sau khi đáp ứng nhu cầu của khách hàng thứ nhất mà vẫn còn hàng, thì nhu cầu của khách hàng ưu tiên thứ hai sẽ được đáp ứng, v.v.

Tùy vào từng chiến lược mà mỗi phòng ban sẽ đưa ra những KPI thích hợp, Ví dụ, chiến lược của phòng Sales trong năm 2022 là tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, họ sẽ chú trọng vào 3 KPI chính:

Lợi nhuận (Revenue)
Mức độ cam kết dịch vụ (Service Level)
Tỷ lệ hàng hóa quá hạn (Obsolete)

Để đạt được mức KPI như mong muốn, thậm chí là vượt chỉ tiêu, Vp. Sales sẽ phải thương lượng với các khách hàng về những chỉ số quan trọng liên quan đến việc giao dịch hàng hóa như:

Chỉ số hợp đồng là kết quả của các cuộc đàm phán này. Chỉ số này thể hiện liệu khách hàng có sẵn sàng trả cao hơn giá bán cơ bản cho thành phẩm hay không, hay liệu họ có yêu cầu giảm giá hay không. Nếu việc bạn không thực hiện được các thỏa thuận với khách hàng, thì khách hàng sẽ yêu cầu chiết khấu trên chỉ số hợp đồng. Mặt khác, nếu dịch vụ cung cấp tốt hơn mức cam kết ban đầu, khách hàng sẽ sẵn sàng cung cấp phí bảo hiểm trên chỉ số hợp đồng.

Ví dụ: chỉ số hợp đồng là 0,95 có nghĩa là khách hàng yêu cầu giảm giá 5%, trong khi đối với chỉ số hợp đồng là 1,05, khách hàng sẽ đề nghị thanh toán phí bảo hiểm là 5%.

Mức độ dịch vụ (Service Level)

Mức độ cam kết dịch vụ là yếu tố quan trọng nhất trong các thỏa thuận đạt được với khách hàng. Một điều hiển nhiên là khách hàng luôn trông đợi vào một chất lượng dịch vụ tốt và họ sẵn sàng tăng giá trị hợp đồng với những điều khoản có lợi cho đối tác của mình. Tuy nhiên việc đặt Service Level cao cung mang lại nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Nếu không đáp ứng được mức mức độ dịch vụ đã cam kết, có thể doanh nghiệp sẽ phải chịu mức phạt theo hợp đồng hoặc chấp nhận lời đề nghị giảm giá của khách hàng. Điều này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến giá bán cuối cùng.

Ngược lại, nếu đáp ứng bằng hoặc hơn mức độ dịch vụ đã được cam kết, doanh nghiệp có thể sẽ nhận được khoản tiền thưởng tương ứng. VP. Sales sẽ phải cần cân nhắc nhiều yếu tố để đưa ra quyết định khả thi nhất.

Thời gian hàng hóa đặt trên kệ hàng (Shelf life)

Shelf life được hiểu là hạn sử dụng còn lại từ khi sản phẩm được trưng bày trên kệ hàng. Và tất nhiên là khách hàng luôn mong muốn sản phẩm mà họ được nhận sẽ có tỷ lệ Shelf life cao nhất có thể. Vì điều này đồng nghĩa với việc hàng hóa sẽ được ở trên kệ lâu hơn, và cung cấp cho người tiêu dùng thời hạn sử dụng cao hơn, hạn chế việc xử lý hàng hóa quá hạn.

Tuy nhiên, nếu yêu cầu shelf life của khách hàng càng dài, điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp TFC sẽ có ít thời gian hơn để cung ứng từ lúc hàng thành phẩm được sản xuất xong. Do đó, xác suất của hàng hóa hết hạn sử dụng tăng tương ứng với tỷ lệ phần trăm thời hạn sử dụng đã cam kết với khách hàng.

Thời hạn đặt hàng (Order Deadline)

Thời gian cuối cùng trong ngày mà khách hàng có thể đặt hàng là thời hạn đặt hàng. Khách hàng đương nhiên muốn thời gian càng muộn càng tốt và ở mức độ đó đưa ra chỉ số hợp đồng cao hơn. Tuy nhiên, Order Deadline quá muộn, các nhân viên trong kho thành phẩm có thể sẽ không đáp ứng đơn hàng đúng thời gian,

Điều khoản thanh toán (Payment terms)

Các điều khoản thanh toán liên quan đến khoảng thời gian mà khách hàng phải trả tiền cho các sản phẩm đã nhận. Khách hàng đương nhiên muốn có các điều khoản thanh toán có nhiều lợi ích cho mình.

…

Để đưa ra quyết định phù hợp và hoàn thành tốt các vai trò của mình, VP. Sale sẽ phải so sánh và đánh giá các báo cáo bán hàng lịch sử, bao gồm:

Báo cáo về khách hàng

Với báo cáo này, Vp. Sales sẽ biết được chỉ số hợp đồng và mức độ dịch vụ đã cam kết với mỗi khách hàng, để xem xét việc có thương lượng để tăng các chỉ số này lên hay không. Bên cạnh đó là những số liệu về lợi nhuận thu và lợi nhuận có được ở mỗi khách hàng.

Báo cáo về sản phẩm

Báo cáo này cung cấp những chỉ số liên quan đến 6 sản phẩm mà nhà máy The Fresh Connection cung cấp, bao gồm tổng nhu cầu của khách hàng đối với từng sản phẩm, giá bán, lợi nhuận, tỷ lệ hàng quá hạn…

Báo cáo về sản phẩm theo từng khách hàng:

Báo cáo về khách hàng theo từng sản phẩm

Báo cáo tài chính:

Báo cáo về những chỉ số tài chính của nhà máy như chi phí đầu tư, chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, lợi nhuận,…

Một số chỉ số thường gặp trong các báo cáo:

Service level (unit)

Mức dịch vụ được tính dựa trên phần trăm số lượng hàng hóa sẽ được giao theo đúng cam kết với khách hàng đó về số lượng và thời gian giao hàng. Lượng hàng hóa này sẽ được theo dõi dựa vào mức tồn kho và hàng hóa đang được nhà máy sản xuất.

Service level (orders): Tỷ lệ phần trăm các đơn đặt hàng được hoàn thành theo thỏa thuận với khách hàng
Revenue/per Week: Doanh thu hàng tuần đạt được với khách hàng này. Có nghĩa là, tổng số mặt hàng đã bán nhân với giá bán. Và điều đó, tất nhiên, cho tổng tất cả các thành phẩm.
Shipments: Số lượng lô hàng giao hàng tuần cho khách hàng.
Order lines: Số lượng dòng đặt hàng mỗi tuần được giao cho khách hàng.
Days in warehouse: Số ngày trung bình mà thành phẩm ở trong kho thành phẩm trước khi được giao.
Attained shelf life: Tỷ lệ phần trăm trung bình của tổng thời hạn sử dụng mà khách hàng nhận được.
Distribution Cost: Chi phí vận chuyển
Obsoletes (%): Tỷ lệ hàng hóa quá hạn

…..

Có rất nhiều chỉ số phục vụ cho việc ra quyết định của VP. Sales. Các chỉ số sẽ được giải thích rõ ràng hơn khi bạn tham gia môn hình The Fresh Connection.

Tạm kết:

Tại mỗi vòng, Vp. Sales sẽ chú trọng vào những yếu tố khác nhau, ví dụ nếu ở vòng trước, tỷ lệ hàng quá hạn (Obsolete) cao, thì ở vòng hiện tại, Vp. Sales sẽ tập trung vào việc giảm chỉ số này. Và từ đó thiết lập chiến lược và đưa ra quyết định phù hợp.

Để đưa ra quyết định giải quyết được vấn đề hiện tại, Vp. Sale sẽ dựa trên các chỉ số từ các bản báo cáo tương ứng, báo cáo về khách hàng, sản phẩm hay báo cáo tài chính,…