5 cost-driver trong Chuỗi cung ứng Chăm sóc sức khỏe

5 – 10 năm trước, cấu trúc chi phí cho Chuỗi cung ứng trong ngành Chăm sóc sức khỏe không được nhiều công ty nghiên cứu và đầu tư, mặc dù nó tiêu thụ đến 50% hoặc hơn tổng chi phí. Hệ quả là ngành Chăm sóc sức khỏe tăng trưởng chậm hơn so với các Chuỗi cung ứng của thuộc nhiều ngành công nghiệp khác. Gần đây khi nhận ra những tồn đọng và nhận thức được tác động lâu dài của chúng, các công ty bắt đầu tích cực tinh gọn hóa chi phí Chuỗi cung ứng của họ.

Bài viết sẽ do UPS nghiên cứu, sẽ tập trung vào 5 lĩnh vực tiêu tốn nhiều chi phí nhất:

1. CHI PHÍ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO VÀ ĐƠN HÀNG

Quản lý đơn hàng và hàng tồn kho phải là một chức năng hiệu quả, không được phép mắc lỗi của bất cứ Chuỗi cung ứng nào. Tuy nhiên, nhiều nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, nhà phân phối và nhà sản xuất đang phải vật lộn với tỷ lệ mắc lỗi lớn. Điều đó thường chuyển thành các vấn đề về chi phí. Trong khi các ngành công nghiệp khác đã thực hiện công nghệ scanning, đặt hàng điện tử, kiểm soát độ chính xác của đơn hàng và công nghệ khác, ngành Chăm sóc sức khỏe đang tụt lại phía sau.

Quản lý đơn hàng nói riêng là một trong những chi phí lớn nhất trong Chuỗi cung ứng chăm sóc sức khỏe với các quy trình thủ công. Quản lý đơn hàng không hoàn hảo luôn gây ra các vấn đề về độ chính xác của hàng tồn kho, dẫn đến thất bại trong việc cung cấp đúng sản phẩm tại đúng nơi, đúng thời điểm. Các công ty phản ứng với điều này trong thời gian ngắn: tăng lượng hàng tồn kho. Ngay cả trong số các công ty tốt nhất trong lĩnh vực này, vẫn có nhiều công ty tồn tại quá nhiều hàng tồn kho. Ví dụ, trong Top 25 Chuỗi cung ứng chăm sóc sức khỏe hàng năm của Gartner, một công ty trong top 5 đang quay vòng hàng tồn kho ít hơn 3 lần mỗi năm (nghĩa là giữ lại hơn 4 tháng cung cấp) và công ty xếp thứ 11 chỉ quay vòng hàng tồn kho 1,6 lần ( tức là, nó giữ lại hơn 7 tháng cung cấp).

Cái bẫy khiến bạn phải trả phí cho hàng tồn kho gấp 2 lần bình thường

Khi hàng tồn kho được thêm vào Chuỗi cung ứng chăm sóc sức khỏe để bù đắp cho các lỗi và sự thiếu hiệu quả, nó đòi hỏi chi phí tự trả để lưu trữ và quản lý nó. Những chi phí này bao gồm:

Tất cả các mục này ảnh hưởng tiêu cực đến báo cáo thu nhập. Hàng tồn kho làm tăng vốn lưu động và làm giảm dòng tiền (tức là, nó “hấp thụ” tiền). Thị trường chứng khoán tập trung nhiều vào tiền mặt – khía cạnh cho biết công ty quản lý tài chính tổng thể tốt đến mức nào.

Khắc phục

Tiêu chuẩn hóa

Một vấn đề được nhắc đi nhắc lại thường xuyên, nhưng thiếu tiêu chuẩn hóa dữ liệu là một trở ngại rất lớn Chuỗi cung ứng chăm sóc sức khỏe.

Các tiêu chuẩn GS1 toàn cầu (tiêu chuẩn dữ liệu được sử dụng trong mã vạch và các mã định danh sản phẩm khác) có thể mang lại toàn bộ ngành công nghiệp này về các định danh thống nhất. Chúng có thể tạo điều kiện cho tự động hóa của một loạt các hoạt động của Chuỗi cung ứng Nếu tiêu chuẩn GS1 được sử dụng bởi nhà sản xuất, nhà phân phối và khách hàng, thì:

Đơn đặt hàng có thể được quét khi nhận và đưa đi một cách hiệu quả
Độ chính xác tăng
Hệ thống hàng tồn kho có thể được tự động cập nhật khi quét
Quá trình bổ sung có thể được tự động

Chọn đúng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho

Trước tiên hãy phát triển một danh sách các yêu cầu. Sau đó mời các nhà cung cấp phần mềm nổi tiếng trình bày cách phần mềm của họ đáp ứng các yêu cầu đó. Sau đây là một danh sách kiểm tra hữu ích của các yếu tố đáng xem xét:

Tài liệu kiểm tra lý lịch (vesting references)
Khả năng tích hợp dễ dàng với các hệ thống doanh nghiệp hiện có
Chi phí cấp phép và hỗ trợ liên tục
Ước tính khả năng mở rộng ROI và tính linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu trong tương lai
Thân thiện với người dùng
Khả năng tài chính của nhà cung cấp
Chất lượng hỗ trợ sau giờ làm việc
Phân tích lợi ích chi phí
Ổn định hệ thống, trừ khi có sự cho phép trong công ty vận hành phiên bản beta
Mua vào từ tổ chức dây chuyền
Chi phí thực hiện

2. AN NINH VÀ TUÂN THỦ QUY ĐỊNH

Các quy định định hướng chăm sóc sức khỏe không thể hiện rõ ràng những tác động đến Chuỗi cung ứng và tệ hơn là chúng khác nhau giữa các quốc gia và khu vực. Nhiều cuộc bàn giao trong Chuỗi cung ứng toàn cầu thiếu tầm nhìn và kiểm soát. Trộm cắp là mối đe dọa thường trực, đặc biệt là với các lô hàng có giá trị rất cao. Thực thi pháp luật là không nhất quán và tham nhũng đang lan tràn ở một số nơi trên thế giới.

Ngày nay, những nhân viên chuyên môn đặc biệt về tuân thủ quy định và bảo mật trong Chuỗi cung ứng trở nên cần thiết trong ngành Chăm sóc sức khỏe. Ngày càng nhiều công ty tìm cách thuê đội ngũ in-house. Để có Chuỗi cung ứng an toàn, mỗi bước trong Chuỗi phải được thực hiện theo quy tắc và mang theo chi phí như Bảo hiểm.

Khắc phục

Đo lường chi phí, đo lường lợi ích và thực hiện với quy trình quản lý dự án bằng 1 danh sách kiểm tra cho các trung tâm phân phối an toàn hơn:

Hệ thống bảo mật, báo động điện tử hiện đại
Cần có một quy trình đăng nhập / đăng xuất nghiêm ngặt và chương trình gắn huy hiệu.
Máy ghi hình có độ phân giải cao, máy dò kim loại (đối với tất cả mọi người, ngay cả khách hàng và quản lý), và cửa quay.
Chỉ nên có một lối vào và ra trong một trung tâm phân phối (trừ các lối đi khẩn cấp) và được quản lý bởi nhân viên sử dụng máy dò thích hợp (ví dụ: máy dò kim loại).
Khu tập kết các xe chở hàng (trailer yard) luôn là điểm nóng của trộm cắp kể cả khi khu vực này có rào chắn an toàn.

3. CHI PHÍ PROCUREMENT

Trung bình có 60% chi phí dành cho việc mua hàng từ các nhà cung cấp. Và chi phí không phải là yếu tố duy nhất phải được quản lý. Các nhân viên procurement phải đảm bảo mức phí cao được cân bằng với việc giao hàng nhanh, đúng thời gian và hoàn chỉnh. Mua hàng chính là chức năng rất quan trọng đối với tất cả các công ty trong lĩnh vực Chăm sóc sức khỏe như cung cấp thiết bị y tế, hãng dược phẩm lớn, nhà bán lẻ hoặc nhà phân phối.

Khắc phục

Chi phí mua hàng tối ưu không nhất thiết là tìm sản phẩm có đơn giá thấp nhất. Để đạt được chi phí tối ưu cần tuân theo các nguyên tắc được nêu dưới đây:

Hợp tác với các nhà cung cấp chính: Mỗi bên đo lường hiệu suất bằng cách sử dụng cùng một số liệu, chia sẻ khoản tiết kiệm được theo 50:50, cùng cải tiến rõ ràng về chi phí, mức tồn kho và dịch vụ khách hàng
Hỗ trợ các nhà cung cấp và cung cấp cho họ thông tin để tạo ra tiết kiệm thông qua các đổi mới.
Quản lý có chọn lọc các nhà vận chuyển trong nước
Giảm leadtime của nhà cung cấp và đo lường tổng landed cost
Cân nhắc về Logistics khi thiết kế bao bì, phát triển các loại bao bì phù hợp để tránh lãng phí không gian và các vật liệu có nguồn gốc bền vững được thiết kế để hoàn tất quy trình vận chuyển sao cho việc gửi lại là không cần thiết có lợi ích về môi trường, chi phí.
Đánh giá các nhà cung cấp bằng cách sử dụng phiếu ghi điểm
Đào tạo nhân viên mua hàng về quy trình thực hành tốt nhất
Tăng sức mua

4. CHI PHÍ KHO HÀNG

50% các nhà quản lý trong Báo cáo Pain in the Chain của UPS đây là bộ phận tiêu tốn nhiều chi phí nhất, 78% họ đang đang sử dụng quan hệ đối tác Logistics để quản lý tối ưu chi phí. Nếu công ty đang sử dụng 3PL, hãy đảm bảo rằng công ty đang sử dụng giá trị 3PL để xác định phương pháp tiếp cận ngắn hạn và dài hạn có thể giảm chi phí.

Khắc phục

Để có một quan hệ đối tác hiệu quả, công ty nên nắm bắt và hiểu đầy đủ các chi tiết và những điều cơ bản về quản lý chi phí tốt nhất trong các trung tâm phân phối thông qua 6 bộ phận sau

Thao tác nhận hàng

Triển khai ASN (thông báo gửi hàng tự động cho hóa đơn gửi đến) để thông báo cho trung tâm phân phối về đơn hàng đang chờ xử lý. ASN cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho và giảm đáng kể chi phí (40 – 50%).
Put away nhanh chóng: Rút ngắn thời gian và thao tác put away để tránh tắc nghẽn luồng hàng và tăng cường bảo mật. Các công ty nên đo thời gian dock-to-stock để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình. Hàng hóa nên được đặt ở những vị trí tốt nhất để giảm thiểu khoảng cách di chuyển và thời gian của nhân viên.
Cải thiện hiệu quả của trung tâm phân phối tổng thể bằng cách chỉ sử dụng các nhà cung cấp đủ điều kiện giao hàng đúng thời gian, với chất lượng và độ tin cậy.

Lấy và hoàn hiện đơn hàng

Sử dụng ABC zoning để xác định vị trí SKU phù hợp.
Tự động hóa ở mức độ thích hợp, chẳng hạn như pick-to-light, voice-picking, v.v.
Xem xét mức độ tập trung cho omnichannel và phát triển một quy trình hiệu quả cho các đơn đặt hàng online.
Sử dụng mã vạch và tiêu chuẩn mã vạch (tiêu chuẩn GS1) đặc biệt là trong Chuỗi cung ứng thiết bị y tế để tăng khả năng hiển thị.

Quản lý kho Lean

Đơn giản hóa, tập trung vào tổng số nhân viên tham gia, hướng dẫn quản lý và quản lý trực quan.
Loại bỏ 20-50% quy trình dư thừa khỏi sơ đồ gia tăng giá trị.
Sử dụng các kỹ thuật Six Sigma để giảm các biến thay đổi quy trình và nâng cao hiệu quả.

Tối ưu hóa mạng lưới các khu hàng

Dùng phần mềm để ước lượng số lượng kho hàng, trung tâm xử lý cần có, nên được đặt ở đâu và dành cho những khách hàng nào.

5. CHI PHÍ VẬN TẢI

63% số người được khảo sát cho rằng đây là khu vực tốn chi phí nhất của họ và đang sử dụng các phương thức thuê ngoài vận tải. Bên cạnh đó 68% người đang quan ngại về những nhà phân phối của mình.

Khắc phục

Lựa chọn đối tác

56% công ty chăm sóc sức khỏe phân phối thông qua các nhà bán buôn hoặc nhà phân phối và 46% giao hàng trực tiếp cho khách hàng. Khoảng 1/3 tổng chi phí vận chuyển và lưu kho được thuê ngoài. Lựa chọn và ký hợp đồng với một nhà cung cấp bên thứ ba tốt sẽ đáp ứng nhu cầu của công ty và kiểm soát chi phí trong Chuỗi cung ứng chăm sóc sức khỏe.

Phát triển quy trình cold-chain hiệu quả

Cold-chain là quy trình đặc biệt quan trọng trong ngành dược phẩm. 69% các nhà hoạch định xem vấn đề môi trường thời tiết và nhiệt độ bất lợi là một thách thức hàng đầu đối với tính toàn vẹn của sản phẩm.

Tập trung sử dụng “cube utilization”

Cube utilization – Hợp nhất các đơn đặt hàng. Nếu công ty có thể tăng số lượng trung bình các khối hàng (hoặc trọng lượng) trên mỗi tải, sản phẩm bổ sung sẽ được miễn phí. Một nhà bán lẻ quản lý chặt chẽ việc sử dụng khối lập phương nhận được khoảng 3.000 feet khối sản phẩm trong một xe tải 53 feet (một khối lượng rất cao thực sự; một trailer tiêu chuẩn chứa 3.800 feet khối).

Tận dụng đường sắt, đường biển và intermodal

Sử dụng nhiều hơn đường sắt, đường biển và intermodal (vận tải kết hợp, nhiều bên cung cấp dịch vụ vận chuyển tham gia vào quá trình giao nhận lô hàng) sẽ vừa làm giảm chi phí, nhưng cũng làm tăng lead time, đòi hỏi phải có sự phân tích trade-off phù hợp giữa chi phí vận chuyển và chi phí lưu kho cho từng bộ máy cung ứng. Ngoài ra, chuyển đổi từ vận chuyển hàng không sang đường biển có thể tiết kiệm 70-80 % chi phí trong Chuỗi cung ứng chăm sóc sức khỏe.

Tối ưu hóa mạng lưới

Một nhà bán lẻ phục vụ khoảng 200 cửa hàng = từ mỗi trung tâm phân phối. Hàng năm, nó sẽ tiết kiệm 1-5 triệu USD chi phí vận chuyển bằng cách sử dụng hệ thống tối ưu hóa mạng lưới để định tuyến lại giữa cửa hàng và trung tâm phân phối tương ứng. Các nhà sản xuất có thể làm điều tương tự bằng cách đánh giá lại vị trí khách hàng nào được phục vụ bởi trung tâm phân phối.

Giảm backhauls / tạo doanh thu

*backhaul: còn được gọi là deadhead, là chuyến đi chiều về của các xe tải thương mại)

Nhiều công ty tích cực khắc phục tình trạng xe rỗng chiều về để tạo ra doanh thu bù đắp chi phí. Một nhà bán lẻ cung cấp cho các cửa hàng trên khắp Hoa Kỳ và có hệ thống các nhà cung cấp trải rộng trên toàn quốc. Công ty này tìm cách dỡ hàng tại các cửa hàng bán lẻ và nhận sản phẩm của nhà cung cấp cho chuyến trở về ngay trên cùng một phương tiện về những trung tâm phân phối của mình. Một công ty sản xuất khác tích cực “bán” công suất trống trên backhauls và tạo ra hàng triệu doanh thu mỗi năm nhờ những chuyến vận chuyển hàng hóa của mình.

Giảm thiểu các chuyến hàng express / hàng không

Thông thường, hệ thống lập kế hoạch không đầy đủ hoặc thiếu linh hoạt và đáp ứng cơ bản trong Chuỗi cung ứng dẫn đến nhu cầu vận chuyển khẩn cấp. Công ty cần theo dõi các lô hàng này, xác định nguyên nhân gốc rễ và phát triển một kế hoạch hành động để giải quyết chúng.

Quản lý an ninh sản phẩm hiệu quả

An ninh sản phẩm là mối quan tâm hàng đầu trong Báo cáo của UPS. Serialization đang là một trọng tâm cho các công ty dược và đòi hỏi một hệ thống toàn diện để theo dõi sự di chuyển của thuốc trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Mỗi sản phẩm nên được xác định bằng một số sê-ri duy nhất thể hiện nguồn gốc, hạn sử dụng và số lô. Hoạt động giả mạo có thể được giảm đáng kể bằng cách triển khai serialization và e-pedigree – phả hệ sản phẩm (tài liệu điện tử cung cấp dữ liệu về lịch sử của một lô thuốc cụ thể).

Theo UPS