Procurement trong thời điểm hiện nay là chức năng chiến lược quan trọng. Procurement được phát triển chiến lược và vận hành với quy mô toàn cầu với tốc độ nhanh hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, hoạt động Procurement cũng tiềm tàng những rủi ro có thể gây nên những trì hoãn và làm giảm hiệu quả chuỗi cung ứng. Nghiêm trọng hơn có thể ảnh hưởng uy tín của doanh nghiệp.
Nhận thức được vấn đề trên, VILAS giới thiệu đến các bạn 6 rủi ro trong Procurement mà doanh nghiệp cần nắm bắt và xây dựng kế hoạch cải thiện, phát triển.
1. Phân tích nhu cầu nội bộ kém
Rủi ro:
Khi một bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh xác định nhu cầu về một sản phẩm hoặc dịch vụ điều đó sẽ bắt đầu quá trình procurement. Những rủi ro có thể xảy đến ở đây khá rõ ràng bao gồm các yếu tố sau:
- Xác định quá mức về nhu cầu
- Xác định thiếu hụt nhu cầu
- Lịch trình không thực tế
- Ngân sách không đầy đủ
- Yêu cầu thiết kế kém
Rõ ràng, bất kỳ tình huống nào trong số này đều dẫn đến những lãng phí. Điều này sẽ dẫn đến những trì hoãn trong việc triển khai sản xuất sản phẩm. Những sự chậm trễ này sẽ làm nản lòng những khách hàng thiếu kiên nhẫn. Đưa họ đến các quyết định lựa chọn sản phẩm của đối thủ.
Giảm thiểu rủi ro:
Việc phân tích nhu cầu nội bộ kém có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả chuỗi cung ứng. Vì vậy, các nhà quản lý cần nhận thức được procurement là một chức năng kinh doanh chiến lược. Nó vượt ra ngoài sự kiểm soát chi phí và quản lý chuỗi cung ứng. Từ đó, doanh nghiệp cần dựa vào những số liệu & phân tích cho việc đưa ra nhu cầu phù hợp. Tránh các tình trạng sai sót dẫn đến những rủi ro trong procurement.
Xem thêm: 7 bước cho chiến lược Procurement tối đa hóa chi phí doanh nghiệp
2. Lựa chọn và quản lý nhà cung cấp của procurement
Rủi ro:
Nhiệm vụ đầu tiên procurement là đảm bảo nguồn cung cấp đáng tin cậy và ổn định của các sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cần. Việc nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp chắc chắn sẽ dẫn đến các kế hoạch sản xuất và dự án bị trì hoãn. Đây là một trong những tác động có sức ảnh hưởng lớn đến chuỗi cung ứng.
Việc toàn cầu hóa đã gia tăng khoảng cách và thời gian của việc phân phối các sản phẩm trong chuỗi cung ứng. Điều đó dẫn đến việc một trong những ưu tiên quan trọng nhất của procurement phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp giúp doanh nghiệp có nguồn cung ổn định và chất lượng. Các doanh nghiệp thành công nhất là những doanh nghiệp coi các nhà cung cấp là đối tác và hiểu được lợi ích của việc hợp tác với họ.
Theo một khảo sát gần đây, gần 60% các công ty đã thực hiện các biện pháp để tăng cường chất lượng mối quan hệ nhà cung cấp.
Giảm thiểu rủi ro:
Như chúng ta đã thấy, toàn cầu hóa đã mang lại rủi ro nội tại. Tuy nhiên, những lợi ích mà toàn cầu hóa mang lại khá đáng kể so với những hạn chế và rủi ro có thể kiểm soát được. Để hạn chế rủi ra đòi hỏi sự thay đổi về tư duy của cấp quản lý và tất cả bộ phận của doanh nghiệp – xem nhà cung cấp là đối tác chứ không đơn thuần là nhà cung cấp.
Điều này đồng nghĩa với việc khi có sự cố xảy ra doanh nghiệp và nhà cung cấp cần cùng nhau tìm phương hướng giải quyết chứ không phải chỉ quy trách nhiệm và đổ lỗi qua lại. Thúc đẩy các mối quan hệ hợp tác thực sự với họ để cả hai thực sự có thể làm việc cùng nhau khi các nút thắt không thể tránh khỏi xuất hiện và giảm thiểu gián đoạn.
3. Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp
Rủi ro:
Trong thời điểm hiện nay, khách hàng thường lựa chọn mua hàng từ các công ty mà họ cho là đáp ứng được các tiêu chuẩn môi trường, đạo đức và có trách nhiệm xã hội. Những chi phí phải đầu tư cho những cam kết về đạo đức môi trường và trách nhiệm xã hội là một chi phí đáng kể tuy nhiên các công ty thực hiện được điều đó sẽ nhận được sự hưởng ứng từ khách hàng và xã hội từ đó đạt được những lợi ích về mặt uy tín cũng như tài chính.
Khi các công ty nhận ra rằng họ sẽ chịu trách nhiệm cho chất lượng của các sản phẩm của mình từ tìm nguồn cung ứng đến phân phối, procurement đóng một vai trò quan trọng. Nó phải đảm bảo rằng các nhà cung cấp tuân thủ các tiêu chuẩn xã hội, đạo đức, môi trường và công bằng mà chính doanh nghiệp thúc đẩy. Nó phải kiểm tra và giám sát các nhà cung cấp và làm việc với những nhà cung cấp sự đa dạng và hòa nhập, cam kết bền vững.
Giảm thiểu rủi ro:
Để giảm thiểu những rủi ro không đáng có, cấp quản trị nên triển khai các chương trình Corporate Social Responsibility – CSR và để procurement dẫn dắt chiến lược. Trong thời điểm hiện nay, khách hàng đang chú ý nhiều hơn đến chuỗi cung ứng và tác động của chúng đến môi trường, đó cũng là một trong những yếu tố tiên quyết khi chọn sản phẩm.
Các doanh nghiệp không thể đổ lỗi cho nhà cung cấp khi nguồn cung ứng không đáp ứng các nhu cầu môi trường hoặc các vụ bê bối tham nhũng được đưa ra ánh sáng. Các mục tiêu của procurement không chỉ bao gồm công ty và khách hàng mà còn là môi trường và xã hội nói chung.
4. Quản lý hợp đồng không hiệu quả
Rủi ro:
Các nhân sự procurement hiện nay thường xem xét hợp đồng quan trọng hơn một thỏa thuận đơn giản để mua hàng. Hợp đồng là một cơ hội chiến lược để hình thành mối quan hệ đối tác cùng có lợi với các nhà cung cấp chia sẻ lý tưởng và mục tiêu của tổ chức của bạn và không có cách quản lý hiệu quả, doanh nghiệp đang hi sinh việc tiết kiệm chi phí và chấp nhận những điều khoản cần tuân thủ để đôi bên cùng có lợi và xây dựng mối quan hệ lâu dài.
Giảm thiểu rủi ro:
Thư viện tài liệu tập trung, với các điều khoản được liên kết tự động với các nhà cung cấp được phê duyệt và dữ liệu giao dịch có thể được chuyển thành báo cáo cho tài chính, marketing và quản lý cấp cao giúp việc đàm phán đơn giản hơn. Đánh giá và phê duyệt bởi các nhóm chuyên viên pháp lý của doanh nghiệp sẽ giúp những thông tin hợp đồng luôn chính xác, cập nhật và nhân viên procurement có thể tạo hợp đồng mới từ các mẫu được phê duyệt trước để dễ dàng xem xét và phê duyệt.
Phân tích dữ liệu có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về các cơ hội mới để tìm nguồn cung ứng và giúp đảm bảo cả doanh nghiệp và nhà cung cấp của bạn tuân thủ các điều khoản và điều kiện của hợp đồng hiện tại đồng thời giúp bạn lập kế hoạch cho các điều khoản và điều kiện thuận lợi hơn khi đến lúc phải gia hạn.
5. Gian lận và tham nhũng
Trong khi một số rủi ro được tạo ra do thiếu dữ liệu hoặc thiếu hiệu quả không chủ ý. Doanh nghiệp vẫn tồn tại những rủi ro khác do cố ý và vì lợi ích cá nhân. Những rủi ro cụ thể bao gồm gian lận hóa đơn, tham ô và trộm cắp hồ sơ.
Giảm thiểu rủi ro:
Chức năng procurement rõ ràng và tự động, danh mục giới hạn từ các nhà cung cấp được chấp thuận và thông tin giao dịch đầy đủ. Với việc kiểm tra chéo tài liệu, những rủi ro gian lận bằng việc gửi hóa đơn giả hoặc che giấu tham nhũng trở nên khó khăn hơn. Ngoài ra, quy trình kiểm toán đầy đủ cho mọi giao dịch và quy trình phê duyệt được ghi chép đầy đủ sẽ tăng khả năng bảo vệ doanh nghiệp và khi giúp dễ dàng xử lý những hành vi bất hợp pháp.
6. Thiếu hụt tài năng
Rủi ro:
Để thành công, một doanh nghiệp phải thu hút và giữ chân được những nhân tài chất lượng cao. Bộ phận procurement cũng không ngoại lệ. Trên thực tế, một bản tóm tắt gần đây của DHL Research dự đoán sự thiếu hụt tài năng chuỗi cung ứng nghiêm trọng . Đây là một rủi ro procurement cần được lưu ý hơn hết. Tuy nhiên, phần lớn các công ty chưa nhận thức được những chiến lược dài hạn để nâng cao trình độ chuyên môn và chất lượng nguồn nhân lực. Kết quả là, các doanh nghiệp hiện nay hầu hết đều không đủ nguồn nhân lực chất lượng cao để hoàn thành những chiến lược hoàn hảo của mình.
Xem thêm: Muốn trở thành một nhân viên mua hàng
Hơn nữa, khi các ưu tiên của procurement phát triển, công việc cốt lõi đã thay đổi. Thật khó để tìm thấy những người có sự pha trộn đúng đắn của các kỹ năng chiến thuật và chiến lược. Các công ty không có rủi ro kế hoạch dài hạn phải đối phó với khoảng cách kỹ năng đáng kể.
Giảm thiểu rủi ro:
Khi nhận thức được vấn đề nhân sự của doanh nghiệp, các cấp quản trị cần có những chiến lược đào tạo phù hợp cho những nhân sự tiềm năng giúp phát triển kỹ năng và kiến thức của họ với mục tiêu đóng góp cho doanh nghiệp.
Tham khảo: Khảo sát Giám đốc mua hàng (CPO) 2019 – Deloitte
Nâng cao vị thế chuỗi cung ứng gắn liền với chiến lược tài chính doanh nghiệp với Hội thảo SCSS_No.05/23 – Cost Management In Supply Chain: Strategies For Reducing Expenses And Maximizing Profitability
