Mua hàng trong doanh nghiệp được thực hiện dưới những hình thức nào?

 

Ngày nay, “Mua hàng” được ghi nhận như yếu tố đầu tiên giúp giảm chi phí trên tổng thể chuỗi cung ứng, là mối liên kết giữa các phòng ban và mang lại giá trị cho người tiêu dùng. Vậy những hình thức mua hàng nào thường được sử dụng tại các doanh nghiệp?

 

Trước tiên, để không bị nhầm lẫn giữa 2 khái niệm mua hàng (purchasing) và thu mua (procurement), bạn đọc hãy xem qua bài viết này –  Đâu là sự khác biệt giữa Purchasing và Procurement? 

Hai hình thức chính thường thấy trong quy trình mua hàng bao gồm mua hàng tập trung (Centralised purchasing) và mua hàng phi tập trung (Decentralised purchasing). 

 

Mua hàng tập trung – Centralised purchasing:

Đối với hình thức mua hàng tập trung, các nguyên vật liệu cần thiết cho toàn bộ doanh nghiệp sẽ được mua tại cùng một thời điểm và sau đó được gửi đến cho các phòng ban hay các dây chuyền sản xuất khi cần sử dụng chúng. Hình thức mua hàng này sẽ rất phù hợp đối với các doanh nghiệp vận hành duy nhất một nhà máy và các nguyên vật liệu sử dụng cho sản phẩm không quá đa dạng. 

 

Ưu điểm

• Tối ưu hóa chi phí mua hàng.
• Khả năng tiếp cận các nhà cung ứng tầm cỡ.
• Các hoạt động của phòng ban thu mua được tiêu chuẩn hóa, bỏ qua các sự lặp lại trong nguồn lực và chi phí.
• Không cần tốn thời gian mua các đợt hàng bổ sung đặc biệt số lượng nhỏ. 
• Giao hàng số lượng lớn giúp cắt giảm chi phí giao hàng và chi phí nhân lực trong việc dỡ và xếp hàng vào các kho. 
• Tăng khả năng kiểm soát lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp.

 

Nhược điểm

• Quy trình vận chuyển và phân chia nguyên vật liệu đến các phòng ban hay các khâu sản xuất khác nhau tốn nhiều thời gian và thường bị trì hoãn. 
• Cấu trúc của phòng ban thu mua bị phức tạp hóa, trở nên cồng kềnh khó kiểm soát.
• Không phù hợp với các doanh nghiệp muốn đa dạng hóa các dòng sản phẩm.
• Không phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ vì chi phí quản lý và vận hành phòng ban purchasing lớn.
• Rủi ro chi phí lớn có thể đến từ việc dự báo sai nhu cầu hay mua nhầm sản phẩm, …
• Trong các tình huống khẩn cấp, các dây chuyền sản xuất tại địa phương sẽ bị trì hoãn vì khoảng thời gian nhận được nguyên vật liệu từ công ty mẹ.

 

 

Mua hàng phi tập trung (Decentralised purchasing)

Với hình thức mua hàng phi tập trung, thay vì toàn bộ trách nhiệm thuộc về phòng ban thu mua, quyền mua hàng được phân tán đến cho từng nhánh hay văn phòng tại các địa phương. Họ có quyền được mua hàng hóa bất cứ khi nào thấy cần thiết mà không đòi hỏi sự chấp thuận từ công ty mẹ. 

 

Ưu điểm

• Lượng hàng hóa mua vào được tối ưu hóa và địa phương hóa.
• Quy trình đặt hàng dễ dàng và nhanh chóng. Khi có các sự biến động về nhu cầu xảy ra, các chi nhánh có thể nhanh chóng thích nghi và làm thỏa mãn khách hàng.
• Các đơn hàng bị thiếu, lỗi hay hư hại có thể nhanh chóng được giải quyết mà không cần phải thông qua phòng ban thu mua.

 

Nhược điểm

• Mất đi ưu đãi về giá mua vì các đơn hàng nhỏ và rời rạc.
• Người ra quyết định đặt các đơn hàng thường là các quản lý khu vực thay vì các chuyên viên mua hàng từ công ty mẹ nên dẫn đến một vài bất lợi trong thỏa thuận với nhà cung ứng.
•  Các dữ liệu trở nên khó quản lý, không được tiêu chuẩn hóa và rời rạc. 
• Khó kiểm soát sự trung thực của quản lý khu vực dẫn đến các đơn hàng có thể mang lại nhiều lợi ích cho người quản lý hơn là cho chi nhanh, cho doanh nghiệp.

 

Tìm hiểu về một góc nhìn thú vị hơn về mua hàng phi tập trung tại đây.

 

Qua bài viết trên, VILAS mong đã có thể giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về khái niệm cũng như ưu và nhược điểm của các hình thức mua hàng trong doanh nghiệp. Chúc bạn thành công.