Quy trình thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp nhằm đưa ra những nguyên tắc đảm bảo vật tư, hàng hóa mua vào đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty đã đề ra.
I. Thuật ngữ liên quan
1. “Hàng hóa” bao gồm sản phẩm phần cứng, sản phẩm phần mềm, vật liệu chế biến, dịch vụ, hay kết hợp các dạng trên. Sản phẩm có thể ở dạng vật chất (nguyên nhiên vật liệu, hóa chất, bao bì, giấy gói, máy móc, phương tiện vận chuyển, thiết bị, công cụ, dụng cụ, chi tiết, bộ phận, hệ thống công nghệ, hàng tiêu dùng…) hay phi vật chất (bản chất quyền sở hữu công nghiệp – công nghệ, phần mềm quản lý, dịch vụ kinh tế – tài chính, quảng cáo, truyền hình, nguyên cứu khoa học,…)
2. “Hợp đồng hay đơn đặt hàng” là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ rang quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình.
3. “Bộ phận cung ứng” là bộ phận chịu trách nhiệm toàn bộ về việc thu mua, giao nhận hàng hóa của công ty theo sự phân công của Ban lãnh đạo công ty đối với từng loại vật tư hàng hóa.
II. Nội dung quy trình
1. Đánh giá nhà cung ứng
1.1 Thu thập thông tin về nhà cung ứng
Bộ phận cung ứng chịu trách nhiệm thu thập và lựa chọn những thông tin cần thiết về nhà cung ứng để tiến hành thu mua hàng hóa. Các nguồn thông tin về nhà cung ứng, khảo sát thu thập tài liệu liên quan đến nhà cung ứng, báo cáo điều tra của cán bộ cung ứng. Thông tin về nhà cung ứng có thể tìm từ các nguồn: internet, báo, tạp chí, thông qua các cuộc điều tra, xin ý kiến chuyên gia,…
1.2 Đánh giá nhà cung ứng
Phân tích và đánh giá nhà cung ứng trên cơ sở những thông tin thu thập được giúp quá trình thu mua diễn ra nhất quán hơn.
Việc đánh giá nhà cung ứng được thực hiện như sau:
- Dựa vào các tiêu chí do công ty đặt ra: năng lực tài chính, uy tín trên thị trường, chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, mối quan hệ với công ty, chất lượng hệ thống quản lý,…
- Khảo sát trực tiếp nhà cung ứng (nếu cần thiết)
- Lưu lại hồ sơ liên quan đến nhà cung ứng: Giấy phép kin doanh, các chứng nhận, chứng chỉ,..
- Nếu không có nhà cung ứng nào đạt yêu cầu thì tiến hành lựa chọn và cùng đánh giá lại.
Xem thêm: Thuê ngoài (Outsourcing) logistics có phải là một quyết định tối ưu?
1.3 Cập nhật nhà cung ứng vào danh sách thu mua
Tất cả các nhà cung ứng đã được phê duyệt phải được cập nhật vào danh sách nhà cung ứng để làm căn cứ lựa chọn trong quá trình thực hiện hợp đồng cung ứng vật tư, nguyên vật liệu cho công ty.
Trưởng bộ phận cung ứng chịu trách nhiệm lưu trữ, cập nhật, theo dõi danh sách nhà cung ứng.
1.4 Theo dõi, đánh giá và phê duyệt lại
Trưởng bộ phận cung ứng phải theo dõi, kiểm tra và đánh giá thường xuyên các hoạt động của các nhà cung ứng trong quá trình cung ứng để đảm bảo rằng các nhà cung ứng đã được phê duyệt liên tục duy trì và đáp ứng được các yêu cầu của công ty.
Cơ sở của việc đánh giá là:
- Kết quả theo dõi kiểm tra sản phẩm của nhà cung ứng.
- Năng lực cung cấp: thời gian giao hàng, số lượng, xử lý các tình huống không phù hợp,..
- Tiến hành đánh giá lại các nhà cung cấp theo định kỳ.
2. Mua hàng
2.1 Quá trình phê duyệt để thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp
Lâp yêu cầu vật tư: các bộ phận trong doanh nghiệp có nhu cầu vật tư thì lập phiếu yêu cầu cung ứng vật tư chuyển cho bộ phận cung ứng xem xét và kiểm tra thực tế về mức độ cần thiết sử dụng.
Yêu cầu chào giá, lấy giá: căn cứ vào phiếu yêu cầu vật tư của bộ phận đã được xem xét, trưởng bộ phận cung ứng gửi thông tin mua vật tư cho các nhà cung ứng đã được phê duyệt để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp. Việc gửi thông tin có thể tiến hành bằng các hình thức: điện thoại, fax, e –mail, tiếp xúc trực tiếp.
Lãnh đạo công ty là người phê duyệt, ra quyết định cuối cùng để có tiến hành mua vật tư hay không.
Xem thêm: 7 bước cho chiến lược Procurement tối đa hóa chi phí doanh nghiệp
2.2 Đặt mua hàng và Ký kết hợp đồng
Sau khi hoàn tất việc phê duyệt, trưởng bộ phận cung ứng tiến hành tiếp xúc, thương thảo và soạn thảo hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng) với nhà cung ứng. Nội dung hợp đồng căn cứ vào nhu cầu và khả năng thực tế của hai bên.
Hợp đồng (đơn đặt hàng) phải được đại diện lãnh đạo của hai bên ký.
Hợp đồng (đơn đặt hàng) đã được ký phải được chuyển cho Phòng kế toán giữ 01 bản (bản gốc) để theo dõi việc thực hiện.
Trưởng bộ phận cung ứng phải có trách nhiệm giải quyết mọi vướng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng và báo cáo kịp thời cho lãnh đạo công ty để tìm biện pháp giải quyết.
Các thông tin cần có trong Đơn đặt hàng:
- Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng
- Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng
- Thời gian lập Đơn đặt hàng
- Tên và địa chỉ của nhà cung cấp
- Tên, chất lượng, quy cách của loại vật tư cần mua
- Số lượng vật tư cần mua
- Giá cả
- Thời gian, địa điểm giao hàng
- Thanh toán
- Ký tên
2.3 Giao nhận hàng hóa
Khi nhà cung cấp thông báo thời gian giao hàng, Trưởng bộ phận cung ứng có trách nhiệm thông báo cho các bộ phận có liên quan để có phương án chuẩn bị và tiếp nhận hàng hóa.
Yêu cầu nhà cung ứng cung cấp đầy đủ tài liệu kỹ thuật và pháp lý có liên quan được quy định trong hợp đồng (nếu có) trước khi nhận hàng để làm căn cứ kiểm tra khi nhận hàng.
2.4 Kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa khi giao nhận hàng hóa
Bộ phận cung ứng có trách nhiệm chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ quá trình mua hàng, chủ trì cùng các đơn vị liên quan nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ mua vào.
Tùy theo đối tượng hàng hóa, dịch vụ mua vào có nhiều hình thức nghiệm thu như: nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu trước khi nhập kho nghiệm thu trước khi lắp đặt, nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu tổng thể, nghiệm thu trong thời gian bảo hành. Việc nghiệm thu phải căn cư vào đơn hàng và hợp đồng đã ký. Việc nghiệm thu phải được ghi chép đầy đủ vào Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa vật tư thiết bị nhập kho.
Mọi sự không phù hợp trong quá trình nghiệm thu của vật tư hàng hóa mua vào đều phải được tiến hành xử lý theo TT.04- Thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp. Bộ phận cung ứng, bộ phận quản lý chất lượng có trách nhiệm theo dõi và xử lý sự không phù hợp này.
2.5 Nhập kho và thanh toán
Nếu hàng hóa đáp ứng đúng các yêu cầu nêu trong hợp đồng đã ký, thủ kho làm thủ tục nhập kho.
Phòng kế toán thực hiện kiểm tra hồ sơ, làm thủ tục thanh toán cho nhà cung ứng theo quy định.
Thủ kho có trách nhiệm vào sổ theo dõi và thẻ kho theo đúng thủ tục kho quy định.
Tham khảo: Khảo sát Giám đốc mua hàng (CPO) 2019 – Deloitte
Nâng cao vị thế chuỗi cung ứng gắn liền với chiến lược tài chính doanh nghiệp với Hội thảo SCSS_No.05/23 – Cost Management In Supply Chain: Strategies For Reducing Expenses And Maximizing Profitability
Chương trình đào tạo Quản trị mua hàng – Procurement Management trang bị cho người học kiến thức từ nền tảng đến chuyên sâu của nghiệp vụ thu mua hàng hóa. Trở thành chuyên gia Mua hàng chiến lược! 
